Dokumenty dla pracownika na koniec zatrudnienia

Zarówno nawiązanie, jak i ustanie stosunku pracy, wiąże się z wieloma obowiązkami formalnymi po stronie pracodawcy. Na pracodawcy spoczywa m.in. wymóg wydania odchodzącemu pracownikowi określonych dokumentów. Niektóre z nich powinny być przekazane "z urzędu", inne zaś wtedy, gdy zawnioskuje o to zainteresowany pracownik.

Świadectwo pracy przy definitywnym rozstaniu

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Co do zasady powinno to nastąpić w dniu, w którym ustanie stosunek pracy, chyba że strony zamierzają nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. W takiej sytuacji pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia tylko wtedy, gdy zawnioskuje o to pracownik (art. 97 § 1¹ K.p.).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe wydanie świadectwa w dniu ustania zatrudnienia, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe albo doręcza w inny sposób.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego. Szczegółowy zakres tych informacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289 ze zm.). Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Należy podkreślić, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem.

Informacja w komplecie ze świadectwem

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, na podstawie art. 94⁶ K.p., w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy wydaje pracownikowi informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
   
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
   
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie.

Wprowadzenie tej regulacji było konsekwencją zmian w przepisach dotyczących skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p. (obowiązującym od 1 stycznia 2019 r.), pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

Należy mieć na uwadze, że wskazany przepis znajduje bezpośrednie zastosowanie do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (patrz: Przykładowa informacja...). Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., dla których okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat (z 50 lat) na mocy raportu informacyjnego do ZUS, podstawą prawną przekazania informacji o okresie przechowywania jest art. 41c lub art. 41d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.). W zależności od sytuacji przekazującym informację jest wówczas pracodawca lub ZUS.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru może mieć postać papierową lub elektroniczną.

Kopia dokumentów na wniosek

Pracownik ma prawo złożyć - zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i przy jego zakończeniu - wniosek o wydanie kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej (art. 94¹² K.p.). W razie przechowywania tej dokumentacji w wersji papierowej, wydanie jej kopii na wniosek pracownika powinno nastąpić w postaci:

• papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,
   
• elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Jeżeli natomiast dokumentacja przechowywana jest w postaci elektronicznej, wydanie jej kopii następuje w postaci:

• elektronicznej, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów rozdziału 4 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369),
   
• papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca jest zobligowany wydać pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie upoważnionej (wskazanej w art. 94⁹ § 3 K.p.), kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)