Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 9 (579) z dnia 1.05.2023

Zamierzamy wprowadzić ryczałt za pracę zdalną. Ma on objąć koszty energii elektrycznej, internetu, zużycia wody oraz używania biurka, krzesła i szafki. W jaki sposób obliczać ryczałt za dniówkę roboczą?

Wdrożenie pracy zdalnej wiąże się z obowiązkiem pracodawcy, określonym w art. 6724 § 1 pkt 2-3 K.p., do pokrywania kosztów:

  • instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  • innych niż wymienione w poprzednim myślniku, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, wskazanych w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (porozumienie ze stroną związkową, regulamin pracy zdalnej, porozumienie z pracownikiem, polecenie pracodawcy).
`
Stanowisko GIP cytowane w  UiPP nr 6/2023, str. 9, a wyjaśnienia MRiPS w  UiPP nr 7/2023, str. 66.

Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 9 lutego 2023 r. (znak GIP-GBI.0701.24.2023.4) zaliczył biurko i krzesło do wyposażenia stanowiska pracy, a nie do narzędzi pracy, o jakich mowa w myślniku pierwszym.

Stanowisko to koresponduje z poglądem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej o konieczności pokrycia kosztów ich zakupu jedynie w sytuacji takiego postanowienia w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną. Zostało ono opublikowane na stronie internetowej pod adresem https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi (dalej zwane wyjaśnieniami MRiPS).

MRiPSResort zaznaczył w nim także, że: "(...) Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu). (...)". Skoro Czytelnik pisze o pokrywaniu kosztów zużycia wody oraz używania biurka, krzesła i szafki, to oznacza, że planuje zobowiązać się do tego w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną.

Ryczałt jest najprostszym sposobem rozliczania kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej. Pracodawca może zastosować ryczałt zamiast pokrywać wymienione wyżej koszty lub wypłacać ekwiwalent pieniężny przysługujący pracownikowi, który do pracy zdalnej używa należących do niego materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), dalej zwanych narzędziami pracy zdalnej. Musi określić jego wysokość w taki sposób, żeby:

  • odpowiadała przewidywanym kosztom pracy zdalnej ponoszonym przez pracownika (art. 6724 § 4 K.p.),
  • nie była za wysoka, ponieważ organy podatkowe mogą ją podważyć jako sprzeczną z wymaganiami ustawowymi i w konsekwencji zaliczyć do przychodów pracownika w rozumieniu ustawy o pdof, mimo wyłączenia na podstawie art. 6725 K.p.
Ważne: Zasady ustalania ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej należy zawrzeć w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (art. 6720 § 6 pkt 3 i § 7 K.p.).

Przy ustalaniu ryczałtu trzeba uwzględnić przede wszystkim normy zużycia narzędzi pracy zdalnej, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 K.p.). Kwestie techniczne powinny rozstrzygać strony oraz regulacje na poziomie zakładowym (por. wyjaśnienia MRiPS). W tym zakresie znajduje się konkretny sposób obliczania ryczałtu za wybrany okres pracy zdalnej (dzienny, tygodniowy lub miesięczny). Do jego sformułowania mogą być przyjęte np.:

  • liczba dni lub godzin pracy zdalnej w miesiącu albo/i liczba godzin pracy zdalnej w danym dniu danego miesiąca; dostępne na rynku aplikacje pozwalają określić współczynnik pracy zdalnej do obliczania stawki dziennej ryczałtu na podstawie wskazanych liczb,
  • średnia stawka rynkowa za 1 kWh, obliczona na podstawie cen energii elektrycznej, np. w całym kraju lub w województwie, w którym praca zdalna będzie wykonywana; na rynku są dostępne kalkulatory zużycia i kosztu energii elektrycznej w ujęciu dobowym, miesięcznym i rocznym,
  • średnia stawka rynkowa za dostawę usług internetowych,
  • normy zużycia narzędzi pracy zdalnej oraz wyposażenia (u Czytelnika biurko, krzesło, szafka) stanowiące wynik pomnożenia ceny zapłaconej przez pracownika i stawki amortyzacji środka trwałego, zamieszczonej w "Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych" (załącznik nr 1 do ustawy o pdof); w poz. 08 tego wykazu zostały zapisane "Maszyny biurowe piszące, liczące i licząco-piszące" ze stawką amortyzacyjną 14% (w tej grupie znajdą się m.in. komputer i laptop, które należą do pracownika i są przez niego wykorzystywane do pracy zdalnej) oraz "Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie" ze stawką amortyzacyjną 20% (do tej grupy zalicza się biurko, krzesło, szafka),
  • przeciętna dobowa/miesięczna norma zużycia wody na osobę, wskazana w tabeli 1 z załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U. nr 8, poz. 70) oraz średnia cena za 1 m3 wody; średnia norma zużycia wody w gospodarstwie domowym na osobę to 140-160 dm3 (0,14-0,16 m3), przy czym niższa wartość odnosi się do budynków nieprzyłączonych, a wyższa do przyłączonych do sieci kanalizacyjnej.
Przykład

W regulaminie pracy zdalnej pracodawca przyjął następujący wzór do obliczania ryczałtu za jeden dzień pracy zdalnej dla stanowisk pracy z monitorem ekranowym (komputerem stacjonarnym i laptopem): "dobowy koszt zużycia energii elektrycznej + dobowa stawka rynkowa za dostawę usług internetowych + dobowy koszt zużycia wody + dobowy koszt używania wyposażenia biurowego, w którym:

  • dobowy koszt zużycia energii elektrycznej: 0,10 zł (z uwzględnieniem laptopa) lub 0,32 zł (z uwzględnieniem komputera stacjonarnego) za 1 godzinę pracy x liczba godzin pracy zdalnej w dniu roboczym; wzór uwzględnia średnią cenę 0,94 zł za 1 kWh oraz używanie 2 żarówek energooszczędnych o mocy 23W oraz laptopa o średniej mocy 70W lub komputera stacjonarnego o średniej mocy 300W; w razie używania do pracy zdalnej dodatkowych urządzeń koszt należy przeliczyć;
  • dobowa stawka rynkowa za usługi internetowe: 0,086 zł (61,80 zł : 30 dni = 2,06 zł; 2,06 zł : 24 godz.) x liczba godzin pracy zdalnej w dniu roboczym; liczbę 30 dni stosuje się bez względu na faktyczną liczbę dni w miesiącu kalendarzowym; cena 61,80 zł to średnia miesięczna stawka rynkowa za usługi internetowe;
  • dobowy koszt zużycia wody: 0,08 zł (12 zł x 0,16 m3 wody : 24 godz.) x liczba godzin pracy zdalnej w dniu roboczym; 0,16 m3 przyjmuje się niezależnie od tego, czy budynek, w którym jest wykonywana praca zdalna jest/nie jest podłączony do sieci kanalizacyjnej;
  • dobowy koszt używania wyposażenia biurowego: (cena biurka + cena krzesła + cena szafki) x 20% : 30 dni : 24 godziny x liczba godzin pracy zdalnej w dniu roboczym; liczbę 30 dni stosuje się bez względu na faktyczną liczbę dni w miesiącu; poszczególne ceny nie mogą przekraczać maksymalnych cen ustalonych w regulaminie pracy zdalnej.

Przez liczbę godzin pracy zdalnej w dniu roboczym należy rozumieć liczbę godzin, zgodnie z wymiarem czasu pracy i z rozkładem czasu pracy, obowiązującym pracownika w dniu wykonywania pracy zdalnej. (...)".

Ponadto regulamin pracy zdalnej wskazuje, że: "maksymalne ceny, o których mowa w ostatnim myślniku to: 700 zł za biurko, 1.000 zł za krzesło, 700 zł za szafkę. (...)".

W związku z takimi zapisami, dla pracownika pełnoetatowego, który do pracy zdalnej wykorzystuje laptop służbowy oraz wyposażenie biurowe w maksymalnych cenach, ryczałt za ośmiogodzinną dniówkę pracy zdalnej wynosi 7,49 zł, zgodnie z wyliczeniem: 0,80 zł (energia elektryczna: 8 godz. x 0,10 zł) + 0,69 zł (usługi internetowe: 0,086 zł x 8 godz.) + 0,64 zł (zużycie wody: 0,08 zł x 8 godz.) + 5,36 zł (używanie wyposażenia biurowego: 2.400 zł x 20% = 480 zł; 480 zł : 30 dni = 16 zł; 16 zł : 24 godz. = 0,67 zł; 0,67 zł x 8 godz.).

Ważne: Ryczałt nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, a tym samym nie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu (art. 6725 K.p.).

W przypadku gdy ryczałt jest wypłacany pracownikowi niepełnosprawnemu wykonującemu pracę zdalnie, to jego kwotę uwzględnia się w kosztach płacy. Zgodnie bowiem z art. 21 ustawy o rehabilitacji , dla celów określonych w tej ustawie świadczenia określone w art. 6724 § 3 i 4 K.p. wlicza się do wynagrodzenia brutto, o którym mowa w art. 2 pkt 4a ustawy o rehabilitacji, czyli do wynagrodzenia wchodzącego w skład kosztów płacy.

Zwracamy uwagę! Przepisy nie wykluczają pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z okazjonalną pracą zdalną, a jedynie nie przewidują takiego obowiązku i wynikającego z niego regulowania zasad tego zwrotu, w tym ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, w porozumieniu lub regulaminie. Jeżeli pomimo to pracodawca zdecyduje się je pokrywać, może kierować się istniejącymi regulacjami wewnętrznymi. Pisaliśmy na ten temat w UiPP nr 7/2023, str. 63.

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.