Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Opatrzenie podpisem kwalifikowanym dokumentów włączanych do e-teczki
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Opatrzenie podpisem kwalifikowanym dokumentów włączanych do e-teczki

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 20 (542) z dnia 10.10.2021

Czy dokumenty zeskanowane z akt osobowych muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym przed ich eksportem do e-teczki, czy dopiero przy ich wgrywaniu powinno następować ich podpisywanie? Jak udostępniać dokumenty z e-teczki w przypadku kontroli np. Państwowej Inspekcji Pracy?

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w postaci elektronicznej. Jest to możliwe od początku zatrudnienia w przypadku nowych pracowników albo od ustalonej przez pracodawcę daty, jeśli elektronizacja ma objąć pracowników, dla których wcześniej prowadzono akta w postaci tradycyjnej. Zgodnie z art. 948 § 2 K.p. zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, które służą potwierdzeniu zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Przepis nie rozstrzyga w jakim momencie taki dokument powinien zostać opatrzony podpisem kwalifikowanym (pieczęcią kwalifikowaną), a więc w praktyce możliwe są dwa rozwiązania:

  • dokumenty zeskanowane z akt osobowych są od razu podpisywane podpisem kwalifikowanym, a potem następuje tylko ich eksport do systemu kadrowo-płacowego,
  • dokumenty zeskanowane są przenoszone do systemu kadrowo-płacowego i przy ich wgrywaniu do systemu są opatrywane podpisem kwalifikowanym.

Najważniejsze jest, aby mieć na uwadze, że podpis kwalifikowany (pieczęć kwalifikowana) potwierdzają zgodność dokumentu elektronicznego z pierwowzorem papierowym. Zatem na tym etapie powinna następować weryfikacja, np. czy skan ma odpowiednią jakość, czy zeskanowano wszystkie strony z dokumentu itp. Podpis kwalifikowany pełni podobną funkcję jak poświadczenie przez pracownika kadr za zgodność z przedłożonym dokumentem w przypadku tradycyjnych akt. W związku z tym, podejmując decyzję w powyższym zakresie należy zastanowić się, na którym etapie taka weryfikacja ma następować i od tego uzależnić moment opatrywania dokumentów podpisem kwalifikowanym.

W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy możliwe jest zażądanie przez inspektora wglądu do e-teczek, na co pracodawca wdrażający takie rozwiązanie powinien być przygotowany posiadając np. dodatkowe stanowisko komputerowe w dziale kadr z opcją udostępnienia e-teczki do wglądu.

Ważne: Państwowa Inspekcja Pracy ma uprawnienie do kontroli prawidłowości prowadzenia akt osobowych, pod kątem zasad podziału na części, przechowywania odpowiednich dokumentów oraz chronologii dokumentów i te uprawnienia nie ulegają zmianie po przejściu pracodawcy na e-teczkę.

Prawo do wglądu do akt osobowych ma również pracownik w trakcie trwającego stosunku pracy, a więc takie stanowisko komputerowe może być wykorzystywane do spełnienia obowiązku udostępnienia akt pracownikom, jeśli nie są one dostępne w jakimś portalu pracowniczym.

W przypadku kontroli inspektor pracy może także zażądać kopii poszczególnych dokumentów, które będą stanowiły załączniki do protokołu z kontroli. Wówczas obowiązkiem pracodawcy byłoby udostępnienie tych kopii z systemu kadrowo-płacowego przy spełnieniu wymagań technicznych z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369). W tym zakresie należałoby zastosować przepis § 18 ust. 2 ww. rozporządzenia, a więc kopia może być albo wydrukiem z systemu albo plikiem elektronicznym, z tym że w tym drugim przypadku należy wygenerować również plik XML z metadanymi, spełniający narzucone wymienionym rozporządzeniem wymagania techniczne.

Zwracamy uwagę! Wdrażając e-teczki pracodawcy powinni zwrócić uwagę na wybór oprogramowania służącego do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, gdyż od 2019 r. konieczne jest spełnianie przez takie programy wielu wymagań technicznych narzuconych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wymaganiem, którego niestety nie spełnia część systemów jest generowanie plików XML z metadanymi według struktury narzuconej w specyfikacji technicznej, o której mowa w § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.