Odzyskanie podatku VAT zapłaconego w innym kraju UE

Podatek VAT zapłacony przez polskiego podatnika VAT w innym niż Polska kraju UE nie podlega odliczeniu na terenie Polski. Jednak polski podatnik może ubiegać się o jego zwrot. Podatnik, który zamierza ubiegać się o zwrot tego podatku, musi kierować się nie tylko polskimi przepisami o VAT, ale również wziąć pod uwagę przepisy dyrektywy Rady 2008/9/WE.

Kto jest uprawniony do ubiegania się o zwrot podatku VAT?

O zwrot podatku VAT zapłaconego w innym państwie unijnym może ubiegać się podatnik VAT, który nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), a jednocześnie nie dokonuje wyłącznie czynności zwolnionych od podatku (z pewnymi wyjątkami wymienionymi w art. 86 ust. 9 ustawy o VAT). Generalnie są to takie podmioty, które mają prawo do odliczania VAT na terenie Polski. Podatek, o zwrot którego może on wystąpić, zawarty jest w cenie nabywanych przez niego towarów i usług lub zapłacony w związku z zaimportowaniem przez niego towarów w innym niż Polska państwie Unii Europejskiej, wykorzystywanych do wykonywania czynności dających prawo do odliczenia VAT na terytorium Polski. Państwem członkowskim zwrotu dla polskich podatników jest państwo członkowskie UE, w którym podatnik ubiega się o zwrot podatku od wartości dodanej.

Podatnik może ubiegać się o zwrot podatku VAT zapłaconego w innym państwie UE, jeżeli:

• nie ma siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonał zakupu,
• jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

O zwrot podatku można się starać w przypadku m.in.:

• nabycia paliwa,
• wynajmu środków transportu,
• innych wydatków związanych ze środkami transportu,
• opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg,
• kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny),
• kosztów zakwaterowania,
• kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych,
• opłat za wstęp na targi i wystawy.

Szczegółowe informacje o zasadach zwrotu VAT w pozostałych krajach UE, w tym towary i usługi objęte zwrotem VAT, można odnaleźć na portalu Komisji Europejskiej lub na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.podatki.gov.pl).

Wniosek o zwrot - VAT-REF

Aby odzyskać podatek VAT zapłacony na terytorium innego państwa członkowskiego, podatnicy muszą złożyć stosowny wniosek. Zakres danych, jaki powinien się w tym wniosku znaleźć, określono w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim UE.

Ponadto na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.podatki.gov.pl zamieszczono interaktywny formularz o nazwie VAT-REF, za pomocą którego można składać drogą elektroniczną poprzez system e-Deklaracje wnioski o zwrot podatku VAT.

Zgodnie z wytycznymi rozporządzenia druk VAT-REF zawiera m.in. następujące dane:

• urząd skarbowy, za pośrednictwem którego przekazywany jest wniosek - powinien być on skierowany do naczelnika urzędu skarbowego, który jest właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług,
• państwo członkowskie, do którego kierowany jest wniosek (adresatem wniosku jest państwo członkowskie zwrotu),
• cel złożenia wniosku - przez zaznaczenie właściwego kwadratu w poz. 5 wnioskodawca informuje o tym, czy jest to nowy wniosek czy korekta złożonego wcześniej formularza,
• rodzaj składanego wniosku - przez zaznaczenie, czy jest to wniosek o zwrot, wniosek o zwrot i zmianę proporcji czy też tylko o zmianę proporcji; zmiana proporcji za dany okres może być złożona przez podatnika tylko raz (nie może być korygowana) i jest ona rozsyłana do wszystkich krajów członkowskich zwrotu,
• dotyczące wniosku, do którego odnosi się korekta (numer i data wniosku) - w przypadku korekty pierwotnego wniosku należy wypełnić poz. 41, wpisując numer wniosku, który jest generowany automatycznie przez system VAT-REFUND i który wnioskodawca otrzyma na adres e-mail; korekta nie może różnić się w stosunku do wniosku korygowanego w zakresie: NIP wnioskodawcy (poz. 1), państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wniosek (poz. 39), okresu zwrotu (poz. 40), dodatkowych pozycji dotyczących importowanych lub nabytych towarów lub usług (bloki E i F); korekta, która nie zawiera żadnych pozycji w zakresie informacji dotyczących importowanych lub nabytych towarów lub usług (bloki E i F), jest uważana za żądanie anulowania wskazanego wniosku w państwie członkowskim, do którego kierowany jest wniosek; w poz. 42 należy podać datę wygenerowaną automatycznie przez system VAT-REFUND dla pierwotnego wniosku (w żadnym wypadku nie należy podawać daty z poz. 6 wniosku o zwrot, tj. daty wypełnienia wniosku),
• dotyczące podatnika (nazwisko, imię, pełna nazwa firmy, określenie rodzaju podatnika, dokładny adres zamieszkania/siedziby, NIP, adres e-mail),
• dotyczące pełnomocnika (gdy podatnik ubiega się o zwrot za jego pośrednictwem) - pełnomocnictwo musi być złożone w tym samym urzędzie skarbowym, do którego składany jest wniosek o zwrot podatku; w przypadku braku numeru NIP po zaznaczeniu pola "typ" w poz. 26 rozwija się lista innych niż NIP rodzajów identyfikatorów reprezentanta, na której należy zaznaczyć właściwy typ, który go identyfikuje:
• NVAT - numer rejestracyjny VAT (VAT Identification Number),
• TIN - numer identyfikacji podatkowej (Tax Identifier Number),
• Other - identyfikator inny niż NVAT i TIN,
• rodzaj prowadzonej działalności - należy podać kod, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady i zmieniającym rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych; w przypadku gdy państwo członkowskie zwrotu na to zezwala, można wprowadzić opis tekstowy działalności; trzeba także podać kod języka państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wniosek (każda administracja podatkowa państwa zwrotu określa, w jakim języku przyjmuje i przekazuje korespondencję związaną z wnioskiem o zwrot),
• okres, do którego odnosi się wniosek (okres zwrotu nie może być dłuższy niż rok kalendarzowy ani krótszy niż 3 miesiące kalendarzowe),
• dane dotyczące rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot podatku - należy podać nazwę właściciela rachunku, przy czym nie można używać polskich znaków diakrytycznych ani znaków specjalnych; konieczne jest również zaznaczenie właściwego kodu waluty rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot podatku,
• informacje dotyczące importowanych towarów - podatnik musi wskazać kod towaru (patrz ramka); należy również podać podkod towaru, które wymienia rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 79/2012; w pozycji 61 wpisuje się dodatkowy opis w przypadku kodu 10, jeśli nie wybrano podkodu określającego rodzaj towaru,
• informacje dotyczące nabytych towarów i usług - trzeba podać dane podobne do tych, które dotyczą importowanych towarów,
• zmiana proporcji, o której mowa w art. 89 ust. 1l ustawy - zmiana za dany okres może być złożona przez podatnika tylko raz (nie może być korygowana) i jest ona rozsyłana do wszystkich krajów członkowskich zwrotu,
• informacja o załącznikach, jeśli są wymagane - typ i nazwa pliku oraz opis zawartości (dokumenty należy umieścić w jednym załączniku, który ma postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 MB i zawiera pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych, zeskanowanych w formacie pdf, TIFF lub JPEG; poszczególne pliki powinny być zeskanowane w jakości 200 dpi, nieszyfrowane i niezabezpieczone hasłem),
• informacja o wyrażeniu zgody przez podatnika/pełnomocnika podatnika na otrzymywanie pism (informacji) w sprawie wniosku, za pomocą środków komunikacji elektronicznej na podany we wniosku adres poczty elektronicznej,
• oświadczenie podatnika, że w państwie członkowskim, do którego kierowany jest wniosek, w okresie, do którego się odnosi, podatnik nie dokonywał dostaw towarów lub świadczenia usług, z pewnymi wyjątkami,
• data wypełnienia wniosku.

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.podatki.gov.pl zamieściło również instrukcję wypełniania tego wniosku, w której szczegółowo wyjaśnia, jakie informacje należy podać w poszczególnych polach formularza.

Termin złożenia wniosku

VAT-REF należy złożyć do administracji podatkowej państwa członkowskiego zwrotu, za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż do 30 września roku następującego po okresie zwrotu. Potwierdzeniem przyjęcia dokumentu przez system e-Deklaracje jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) z komunikatem 200 - "Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie".

Po przekazaniu wniosku do polskiego systemu VAT-REFUND z systemu e-Deklaracje zostanie automatycznie wysłana wiadomość z informacją o nadaniu numeru referencyjnego wniosku w systemie VAT-REFUND z konta funkcyjnego urzędu, do którego skierowano wniosek.

Jeżeli wniosek o zwrot dotyczy okresu zwrotu krótszego niż rok kalendarzowy, ale nie krótszego niż 3 miesiące, kwota zwrotu VAT nie może być mniejsza niż 400 euro lub jej równowartość w walucie krajowej. Natomiast jeśli wniosek o zwrot dotyczy okresu zwrotu wynoszącego rok kalendarzowy lub pozostałą część roku kalendarzowego, kwota VAT nie może być mniejsza niż 50 euro lub jej równowartość w walucie krajowej. Wynika to z art. 17 dyrektywy Rady 2008/9/WE.

Należy pamiętać, że termin na złożenie wniosku jest nieprzekraczalny - wniosek musi być złożony nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Zatem w dniu 30 września 2025 r. upłynie termin złożenia wniosku o zwrot podatku zapłaconego w innym państwie Unii Europejskiej za 2024 r. Dotrzymanie terminu złożenia wniosku o zwrot podatku VAT jest niezwykle ważne. Termin ten, określony w art. 15 dyrektywy 2008/9/WE, jest bowiem terminem zawitym (zgodnie z wyrokiem TSUE w sprawie C-294/11).

Ponadto, jak wynika z art. 10 dyrektywy 2008/9/WE, jeżeli podana na fakturze wartość wynosi 1.000 euro lub więcej, lub równowartość tej kwoty w walucie krajowej, państwo członkowskie zwrotu może wymagać, aby wraz z wnioskiem o zwrot wnioskodawca przedłożył drogą elektroniczną kopię faktury. W przypadku gdy faktura dotyczy paliwa, próg wynosi 250 euro lub równowartość tej kwoty w walucie krajowej.

Oprócz tego obecnie wniosek VAT-REF można także składać przez e-Urząd Skarbowy. Formularz VAT-REF złożony za pomocą e-US opatrzony jest pieczęcią Szefa KAS.

Państwo członkowskie Unii Europejskiej zwrotu zawiadamia wnioskodawcę o decyzji co do przyjęcia lub odrzucenia wniosku w terminie 4 miesięcy od dnia jego otrzymania. Jeżeli administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu zażąda dodatkowych informacji, a następnie dalszych dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana w terminie do:

• 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dodatkowych informacji,
• 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4.12.2014 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej (Dz. U. z 2022 r. poz. 1954)

Dyrektywa Rady 2008/9/WE z dnia 12.02.2008 r. określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz. U. UE L 44 z 20.02.2008, str. 23)