Zasady wystawiania faktur przez nabywców

Podstawowym dokumentem wystawianym przez podatników VAT jest faktura. Co do zasady, zobowiązanym do wystawienia faktury dokumentującej transakcję podlegającą opodatkowaniu jest podmiot, który dokonał dostawy towaru lub wykonał usługę. Istnieje także możliwość wystawienia faktury w imieniu i na rzecz dostawcy towaru (usługodawcy) przez nabywcę danego towaru lub usługi. Czynność taka jest powszechnie nazywana samofakturowaniem.

Regulacje ustawowe

Instytucja samofakturowania została uregulowana w art. 106d ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że podmiot (podatnik) nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:

1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,

2) o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (dokumentujące otrzymanie np. zaliczki),

3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b) ustawy o VAT (np. dla unijnych kontrahentów),

- jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT.

Ważna umowa

Warunkiem korzystania z procedury samofakturowania jest zawarcie przez strony transakcji stosownej umowy, z której powinna wynikać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności (dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi). Ponadto z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT wynika, że umowę tę należy zawrzeć jeszcze przed rozpoczęciem tej formy rozliczeń transakcji pomiędzy podatnikami.

Ustawodawca w przepisach ustawy o VAT nie wskazał, w jaki sposób procedura ta ma być określona. Zdaniem organów podatkowych to w interesie podatnika (dostawcy towarów/świadczącego usługę) jest, aby procedura ta była przestrzegana, z uwagi na to, że wystawienie faktury przez nabywcę towaru/usługi wiąże się z określeniem kwoty podatku należnego w imieniu i na rzecz dostawcy/usługodawcy.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 19 lipca 2021 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.325.2021.1.KP, wyjaśnił, że przepisy w zakresie podatku VAT nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika - sprzedawcy towarów lub usług. Jednakże w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów (świadczącego usługę) jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, albowiem wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wykonał usługę. W sytuacji gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy.

W sprawie rozpatrywanej przez Dyrektora KIS podatnik zamierzał przesłać jednostronne oświadczenie o podjęciu samofakturowania dla konkretnego kontrahenta, zaś brak sprzeciwu w tym zakresie adresata oświadczenia uznać za akceptację oraz wiążącą umowę. Zdaniem organu podatkowego taki sposób postępowania będzie skutkował tym, że podatnik z kontrahentem nie zawrze tej umowy w sposób wiążący dla obu stron. W konsekwencji podatnik nie będzie mógł zastosować procedury samofakturowania z kontrahentami za zrealizowane na zlecenie podatnika usługi.

Wzory faktur dostępne w dziale Podatek VAT w serwisie www.druki.gofin.pl

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 28 czerwca 2021 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.182.2021.2.NF, wskazał, że zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, ważne jest, aby strony transakcji potrafiły udowodnić, że porozumienie takie zostało zawarte i że sprzedawca zatwierdza poszczególne faktury według określonej przez strony zasady. Istotne jest także określenie właściwej procedury akceptacji faktur przez sprzedawcę. Bowiem w sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy.

We wspomnianej interpretacji organ potwierdził ponadto, że nabywca będzie mógł zastosować procedurę samofakturowania z zastosowaniem tzw. milczącego akceptu jako formy zatwierdzania faktur przez sprzedawcę.

Dokumentowanie sprzedaży

W świetle obowiązujących przepisów faktury mogą być wystawiane przez nabywcę w formie papierowej, elektronicznej oraz w formie ustrukturyzowanej wystawianej przy użyciu KSeF.

Do faktur sporządzanych przez nabywców towarów i usług mają zastosowanie ogólne zasady określone w art. 106e ustawy o VAT, a zatem faktury te powinny zawierać elementy jak "zwykła" faktura. Przy czym na fakturze tej należy zamieścić dodatkowe oznaczenie w postaci wyrazu "samofakturowanie".

Prawo do odliczenia VAT

Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o VAT podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabyte towary lub usługi, jeżeli zakup jest wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych. Natomiast prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje - co do zasady - w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Zasada ta ma również zastosowanie w przypadku zapłaty zaliczek, zadatków czy rat. Przy czym odliczenia można dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę. Na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego we wcześniej określonym terminie (w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy od danej czynności i podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup), to może odliczyć VAT naliczony w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatników rozliczających VAT kwartalnie - w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Przy odliczaniu podatku naliczonego trzeba mieć na uwadze art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że nie stanowią podstawy do odliczenia VAT faktury, w przypadku gdy faktury i faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego. W świetle powołanych przepisów VAT naliczony wynikający z faktury wystawionej w ramach samofakturowania najwcześniej można odliczyć w miesiącu akceptacji faktury przez nabywcę.

Także Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 8 września 2021 r., nr 0112-KDIL3.4012.59.2021.2.LS, potwierdził, że w przypadku faktur wystawianych przez nabywcę w ramach tzw. samofakturowania warunkiem obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur jest zaakceptowanie danej faktury przez podmiot, w imieniu i na rzecz którego faktura ta została wystawiona.

Powyższe dotyczy również przypadków tzw. milczącego akceptu, co potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 4 września 2020 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.249.2020.2.MMA. W sprawie rozpatrywanej przez organ podatnik zamierzał zawrzeć umowy, w jakich zostanie określona procedura, na podstawie której jako nabywający towary od podatnika będzie wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury (samofakturowanie). W przypadku wygenerowania przez system e-maila oraz niezgłoszenia uwag lub niezatwierdzenia zestawienia lub faktury przez podatnika w terminie 2 dni roboczych od wygenerowania e-maila procedura będzie przewidywać tzw. "milczącą zgodę", co będzie równoznaczne z akceptacją faktury przez podatnika. Upływ 3 dni roboczych spowoduje wygenerowanie już ostatecznej faktury, która zostanie uznana za zaakceptowaną przez podatnika.

Zdaniem organu takie działanie będzie oznaczać spełnienie warunku istnienia określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez kontrahenta, o którym mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. W konsekwencji podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych przez spółkę w imieniu i na rzecz dostawcy (podatnika), w sytuacji gdy zatwierdzenie faktury nastąpi przez tego podatnika w sposób milczący, tj. gdy w terminie określonym w umowie nie zgłosi on sprzeciwu lub uwag w stosunku do faktur wystawionych przez spółkę.

Podatnik będzie miał prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach (sporządzonych w ramach samofakturowania) przez niego wystawionych, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy o VAT. Taki pogląd potwierdził m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 11 lutego 2020 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.486.2019.2.EB.

Należy wskazać, na co zwrócił uwagę Dyrektor KIS w ww. interpretacji indywidualnej z dnia 8 września 2021 r., nr 0112-KDIL3.4012.59.2021.2.LS, że jeśli sprzedawca nie dokona akceptacji faktur wystawianych na zasadzie samofakturowania, uznając że są one w jakimś zakresie nieprawidłowe, nabywcy nie może przysługiwać prawo do odliczenia VAT wykazanego na takiej fakturze.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.)