Korekta sprzedaży w kasie rejestrującej

W praktyce występują sytuacje, kiedy podatnik jest zmuszony do skorygowania sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej, np. w związku ze zwrotem towaru czy błędnym zaewidencjonowaniem sprzedaży. Błędy te musi poprawić. W tym celu powinien zaprowadzić ewidencję korekt.

Ewidencja zwrotów

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wówczas dokumentem potwierdzającym fakt dokonania sprzedaży na rzecz tych osób jest paragon fiskalny.

Jak wynika z § 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej z VAT, przy użyciu kas rejestrujących. Nie ewidencjonuje się w niej zwrotów towarów i uznanych reklamacji.

Zwroty towarów i uznane reklamacje, które skutkują zwrotem całości albo części należności, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

• datę sprzedaży,
   
• nazwę towaru/usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru/usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
   
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi,
   
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru/usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku VAT - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
   
• zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość VAT - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
   
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
   
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru/usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Warto tutaj wskazać, że zdaniem organów podatkowych, paragon nie jest jedynym dokumentem umożliwiającym dokonanie korekty obrotu zaewidencjonowanego w kasie rejestrującej. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 28 lutego 2017 r., nr 2461-IBPP3.4512.79.2017.1.EJ, wskazał, że dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych) czy też otrzymanym od klienta dowodem zapłaty kartą kredytową, dokumentem potwierdzającym przelew na konto sprzedawcy bądź kartą gwarancyjną.

Natomiast w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

• błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego),
   
• krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W tej sytuacji podatnik sprzedaż w prawidłowej wysokości ewidencjonuje przy użyciu kasy.

Korekta zawyżonej stawki VAT

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych uznają, że w przypadku zaewidencjonowania w kasie sprzedaży towaru z zawyżoną stawką VAT udokumentowanej paragonem, korekta VAT w ogóle nie może być dokonana. Ich zdaniem podatnicy nie mogą skorygować zawyżonej stawki VAT, jeśli nie zamierzają zwracać nienależnie pobranego podatku nabywcom.

Inne stanowisko prezentują zaś sądy administracyjne. Przykładowo WSA w Bydgoszczy w wyroku z dnia 7 lutego 2018 r., sygn. akt I SA/Bd 1057/17 (orzeczenie nieprawomocne), orzekł, że w przypadku zaewidencjonowania w kasie sprzedaży z zawyżoną stawką VAT, podatnikowi przysługuje prawo do korekty obrotu i podatku należnego w deklaracji VAT, pod warunkiem zarejestrowania powyższego zdarzenia w ewidencji korekt oraz posiadania dowodów potwierdzających zdarzenie będące przyczyną korekty.

Podobne stanowisko zaprezentował także NSA w wyroku z dnia 27 września 2018 r., sygn. akt I FSK 1753/16. NSA zwrócił uwagę na brak przepisów określających sposób udokumentowania oraz termin rozliczenia korekt sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy, w przypadku zawyżenia stawki VAT. Podkreślił, że w kasie tej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Czynności te ujmuje się w odrębnej ewidencji. Jeżeli wystąpi oczywista pomyłka w ewidencjonowaniu w kasie, podatnik dokonuje niezwłocznie korekty poprzez jej ujęcie w odrębnej ewidencji i jednocześnie ewidencjonuje sprzedaż przy zastosowaniu kasy w prawidłowej wysokości.

Zdaniem NSA wymienione sytuacje nie wyczerpują wszystkich zdarzeń mogących stanowić przyczynę korekty. Nie oznacza to więc, że korekta w innych sytuacjach nie powinna mieć miejsca. Możliwość, a wręcz konieczność jej dokonania wynika bowiem bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT, określających podstawę opodatkowania oraz wysokość opodatkowania. W związku z tym, że konstrukcja kasy fiskalnej nie stwarza żadnych technicznych możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci, korekta taka wymaga innego sposobu udokumentowania, tj. zaprowadzenia odrębnej ewidencji oraz posiadania dowodów potwierdzających zdarzenie będące przyczyną korekty i wskazujących kwotę korekty. Według NSA, zaprowadzenie takiej ewidencji jest możliwe i gwarantuje sprawdzalność dokonywanych korekt przez administrację podatkową.

NSA dodatkowo podkreślił, że przeszkodą nie jest brak oryginału paragonu wydanego nabywcy, który jest wymagany przy korektach powodowanych oczywistymi pomyłkami. W przypadku błędów i pomyłek, dla przeprowadzenia uzasadnionej korekty (przywrócenia prawidłowości rozliczeń) nie jest konieczne posiadanie dowodu w postaci oryginału paragonu. Dowodzenie istnienia błędu na podstawie innych dokumentów niż oryginał paragonu nie jest więc sprzeczne z przepisami prawa. Jeśli chodzi o termin korekty sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej, przy stosowaniu zawyżonej stawki VAT, NSA uznał, że istnieją podstawy do uwzględnienia korekty w okresie, w którym nieprawidłowość zostanie udokumentowana i ujęta w ewidencji korekt.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816)