Wystawienie faktury do paragonu fiskalnego

W kasie fiskalnej powinna być ewidencjonowana sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jednak przepisy o VAT nie zabraniają ewidencjonowania w kasie także sprzedaży dokonywanej na rzecz przedsiębiorców. Ponadto sprzedawca na żądanie nabywcy - osoby prywatnej ma obowiązek sporządzenia w określonym terminie faktury, pomimo że sprzedaż ta została zaewidencjonowana w kasie. Natomiast na rzecz przedsiębiorców sprzedaż powinna być dokumentowana fakturą.

Zasady wystawiania faktur

Transakcje dokonywane pomiędzy podatnikami powinny być, co do zasady, dokumentowane fakturami. Przy czym fakturę do paragonu na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą można wystawić tylko w przypadku, gdy na paragonie tym zostanie wykazany NIP nabywcy. W przeciwnym wypadku sprzedawca nie ma prawa do sporządzenia faktury do paragonu bez NIP nabywcy (podatnika), uzupełniając ją o brakujący na paragonie NIP nabywcy. Jak wynika bowiem z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika VAT wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Także w wyroku z dnia 20 grudnia 2022 r., sygn. akt I SA/Gd 1109/22 (orzeczenie nieprawomocne), Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku uznał, że jeśli sprzedaż dokumentowana jest paragonem fiskalnym, na którym nie zamieszczono NIP podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, podatnik nie ma prawa do wystawienia faktury do paragonu na dane tego podmiotu (z jego NIP). WSA dodatkowo podkreślił, że jeżeli sprzedawca wystawi do paragonu fakturę bez NIP nabywcy (jak dla konsumenta), zaś nabywca wystawi do takiej faktury notę korygującą, którą uzupełni o NIP, to wówczas akceptacja takiej noty korygującej przez wystawcę faktury będzie równoznaczna z naruszeniem zakazu, o którym mowa w art. 106b ust. 5 ustawy o VAT. WSA wyjaśnił, że naruszenie obowiązku wynikającego z przepisów jest zagrożone sankcjami podatkowymi i ewentualnie karnymi skarbowymi. W razie stwierdzenia tego faktu właściwy organ nakłada na podatnika sankcję.

Także WSA w Białymstoku w wyroku z dnia 11 października 2023 r., sygn. akt I SA/Bk 264/23 (orzeczenie nieprawomocne), uznał, że oświadczenie przedsiębiorcy, iż dokonuje on zakupu jako podatnik VAT, jest czynnością jednokrotną i nieodwoływalną, o charakterze wiążącym dla późniejszych skutków podatkowych wynikających z wystawienia faktury. Złożenie takiej deklaracji po wystawieniu paragonu z kasy fiskalnej jest bezskuteczne, niezależnie od powodu zmiany charakteru podmiotowego, w jakim podatnik miał zamiar dokonać nabycia. Zdaniem WSA przepisy o VAT w żaden sposób nie dopuszczają zaistnienia sytuacji, w której możliwe byłoby dokonanie nabycia jako konsument, udokumentowanego paragonem fiskalnym, a następnie wystawienia do tego paragonu faktury zawierającej NIP podatnika na potrzeby tego podatku. Udokumentowanie sprzedaży na rzecz przedsiębiorcy będącego podatnikiem VAT, umożliwiające mu skorzystanie z prawa do odliczenia, może być dokonane na dwa sposoby: fakturą (w tym fakturą uproszczoną) albo paragonem z NIP, do którego następnie zostanie wystawiona faktura. Jak podkreślił WSA, status podatnika VAT wiąże się zarówno ze szczególnymi prawami, jak i specyficznymi dla konstrukcji tego obciążenia obowiązkami. Nie jest zatem tak, że dany podmiot dowolnie wybiera, kiedy dokonuje zakupu jako podatnik VAT, a kiedy jako konsument. W istocie bowiem jego status w danej transakcji determinowany jest przez charakter dokonywanego zakupu, m.in. przez to, czy ma on związek z prowadzoną przez nabywcę działalnością opodatkowaną VAT (podatnik VAT) czy nie (konsument).

Tak więc sporządzenie faktury do paragonu fiskalnego na rzecz innego podatnika jest możliwe tylko w sytuacji, gdy na paragonie widnieje NIP nabywcy. Oznacza to, że sprzedawca w momencie dokonania sprzedaży musi wiedzieć, czy kupujący występuje w roli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej dokonującej zakupu na potrzeby osobiste czy też dokonuje zakupu jako przedsiębiorca na potrzeby prowadzonej firmy.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, organ podatkowy ustala temu podatnikowi sankcję w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Ustawodawca przewidział także sankcję dla nabywcy w przypadku ujęcia w ewidencji VAT wystawionej dla niego faktury dotyczącej sprzedaży potwierdzonej paragonem, który nie zawiera jego NIP. Sankcja ta jest ustalana w wysokości odpowiadającej 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, wystawionej do paragonu niezawierającego NIP nabywcy. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, sankcje te nie są ustalane.

Faktura uproszczona

Jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto (o ile kwota ta określona jest w euro) dokumentowanej paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą o VAT, to nie może on z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy kolejnej faktury. W takim bowiem przypadku sprzedaż została udokumentowana fakturą uproszczoną. Wówczas sprzedawca musi odmówić nabywcy wystawienia zwykłej faktury. Jedna sprzedaż nie może być bowiem dokumentowana dwoma fakturami, tj. fakturą uproszczoną - paragonem z NIP oraz fakturą zwykłą.

Faktura dla konsumenta

W większości przypadków sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest dokumentowana paragonem fiskalnym. W praktyce dość często osoby te występują do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. W takiej sytuacji sprzedawca zobowiązany jest do jej wystawienia:

• w terminie do 15. dnia kolejnego miesiąca, jeśli zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
• nie później niż do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Przy czym sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na rzecz osoby prywatnej, jeśli takie żądanie wpłynęło do niego w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miało miejsce wykonanie usługi lub dostawa towarów. Po upływie tego terminu sprzedawca może, ale nie musi sporządzić faktury.

Faktura do paragonu w pliku JPK_VAT

Faktury wystawiane do paragonów muszą być wykazane w części ewidencyjnej pliku JPK i być oznaczone FP. W związku z tym sprzedawca, wystawiając fakturę do paragonu, niezależnie od tego, czy jest to faktura na rzecz podatnika czy na rzecz osoby prywatnej, musi ją wykazać w pliku JPK_VAT w części ewidencyjnej z oznaczeniem FP. Uwidocznienie tej faktury w pliku JPK_VAT ma tylko charakter ewidencyjny, faktura ta (z oznaczeniem FP) nie jest bowiem uwzględniana wartościowo. Zaś wartość sprzedaży z tytułu transakcji zaewidencjonowanych w kasie fiskalnej i dodatkowo udokumentowanych fakturą zostanie wykazana na podstawie raportu okresowego z kasy fiskalnej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775)