W Kodeksie pracy zostały zdefiniowane okoliczności, w jakich pracodawca uprawniony jest do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Jeżeli do takiego odwołania dochodzi, to jest on m.in. zobowiązany do zwrotu pracownikowi kosztów poniesionych bezpośrednio w związku z odwołaniem. Część pracodawców decyduje się również na zapewnienie pracownikom, których urlop zostaje przerwany, także innych, pozakodeksowych świadczeń. Niezależnie od podstawy prawnej wszystkie należy prawidłowo rozliczyć na gruncie podatku dochodowego.
W Kodeksie pracy ustawodawca wskazał, że pracodawca ma możliwość odwołania z urlopu pracownika, jeżeli jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania tego urlopu. W praktyce do takich okoliczności należy: potrzeba zastąpienia innego pracownika, który np. z powodów zdrowotnych nagle trafił do szpitala, konieczność realizacji w krótkim czasie dodatkowego zamówienia kontrahenta czy też konieczność usunięcia nagłej awarii.
Pracodawcę odwołującego z urlopu Kodeks zobowiązuje do pokrycia kosztów poniesionych przez odwołanego pracownika w bezpośrednim związku z tym odwołaniem. Zakres tych wydatków nie został kodeksowo określony. W praktyce natomiast przyjmuje się, że pojęcie to obejmuje wszystkie udokumentowane wydatki poniesione na:
Gdy pracowniczym świadczeniem uzyskanym w tytułu odwołania z urlopu przez pracodawcę jest jedynie zwrot kosztów bezpośrednio związanych z tym odwołaniem, czyli obejmuje ono wyłącznie tzw. należności kodeksowe, wówczas ich wartość nie stanowi pracowniczego przychodu. Nie stanowią one bowiem przysporzenia majątkowego - są one wyłącznie zwrotem wcześniej poniesionych wydatków.
Kodeks pracy zezwala również pracodawcy na przesunięcie pracownikowi zaplanowanego wcześniej urlopu z przyczyn szczególnie ważnych z jego punktu widzenia. Takie sytuacje nie należą do rzadkości. W praktyce występują m.in. wówczas, gdy nieobecność pracownika w danym momencie spowodowałaby poważne problemy z realizacją strategicznego dla firmy projektu. Co prawda w takich okolicznościach Kodeks nie wymaga od pracodawcy zwrotu pracownikowi kosztów bezpośrednio związanych z przesunięciem urlopu. Jeśli jednak zapewni mu zwrot takich wydatków, to na gruncie pdof po stronie pracownika należy przyjąć, że są to koszty bezpośrednio związane z odwołaniem z urlopu.
Jeżeli pracodawca pozakodeksowo z własnej inicjatywy postanowi zrefundować pracownikowi koszty, które nie mają bezpośredniego związku z odwołaniem z urlopu (np. koszty zakupionej odzieży, sprzętu sportowego czy rekreacyjnego), czy wypłacić dodatkową kwotę będącą rekompensatą za przerwanie wypoczynku, to dla pracownika wartość otrzymanych z tego tytułu należności będzie przychodem ze stosunku pracy. Przychód ten podlega opodatkowaniu na zasadach przewidzianych dla pracowniczych wynagrodzeń w miesiącu wypłaty (postawienia do dyspozycji) tego świadczenia.
Z uwagi na to, że pracodawca odwołujący pracownika z urlopu w warunkach wskazanych w Kodeksie pracy jest ustawowo zobowiązany do dokonania mu zwrotu określonych kosztów, to wartość związanych z tym wydatków podlega rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych jako tzw. koszty pracownicze. Przerywając w takich okolicznościach pracowniczy urlop, pracodawca zakłada bowiem, że zrealizowane przez niego zadania przyczynią się do powstania lub zwiększenia firmowych przychodów. W ten sam sposób w rachunku podatkowym podlegają zakwalifikowaniu wydatki pozostające w bezpośrednim związku z przesunięciem pracowniczego urlopu.
Jednak zarówno w przypadku odwołania pracownika z urlopu, jak i przesunięcia jego terminu, kosztów podatkowych u pracodawcy nie stanowi wartość dokonanego zwrotu kwot niepozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem (przesunięciem) z urlopu, czyli tych będących wynikiem wyłącznie jego inicjatywy.
|
Przykład Na początku lipca 2023 r. jeden z dwóch pracowników zatrudnionych w firmie na stanowisku kierowcy na podstawie umowy o pracę uczestniczył w kolizji drogowej, w wyniku czego przeszedł operację i przebywał w szpitalu. W związku z tym pracodawca odwołał z urlopu wypoczynkowego drugiego z zatrudnionych kierowców mogącego przejąć jego obowiązki. Pracownik ten dostarczył pracodawcy fakturę za wczasy na kwotę 4.100 zł oraz powrotny bilet na samolot na kwotę 2.050 zł. Pracodawca zwrócił je pracownikowi oraz dodatkowo wypłacił rekompensatę z tytułu odwołania z urlopu w wysokości 5.000 zł (razem 11.150 zł). Ze wskazanych należności kwota:
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
