Obowiązkowe e-faktury od 1 lipca 2024 r. - komunikat Min. Fin.

Jak już niejednokrotnie pisaliśmy na łamach naszego Czasopisma, od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, przygotowując się w ten sposób do obowiązkowego wystawiania e-faktur. Obecnie e-faktura działa jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Zgodnie z założeniami ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF, obowiązek e-fakturowania - co do zasady - wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Dla podatników zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.

W komunikacie Ministerstwa Finansów (dalej: MF) z 30 czerwca 2023 r. (zamieszczonym na stronie internetowej www.gov.pl) podkreślono, że e-faktura to kolejny ważny element uszczelnienia systemu podatkowego, ale także wiele korzyści podatkowych i biznesowych dla przedsiębiorców. Obowiązkowy KSeF pozwoli w większym stopniu weryfikować prawidłowość rozliczeń podatkowych bez angażowania podatników i wszczynania kontroli.

MF przeprowadziło konsultacje publiczne projektu ustawy wdrażającej KSeF i został on odpowiednio dostosowany do oczekiwań przedsiębiorców, tj.:

• nastąpiło przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.,
• wydłużono o dodatkowe pół roku termin na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT - KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.,
• faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.,
• paragon fiskalny z NIP będzie uznawany za fakturę uproszczoną do 31 grudnia 2024 r.,
• faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF,
• bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) oraz faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS zostają wyłączone z KSeF,
• kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF,
• w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie off-line poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu off-line,
• w okresie awarii i w trybie off-line dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących,
• liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.,
• likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

MF podkreśliło, że ujednolicenie zasad fakturowania oraz cyfryzacja rozliczeń oznacza szereg korzyści dla przedsiębiorców. W komunikacie czytamy:

"(...) Korzyści podatkowe:

• Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego, otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.
• KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.
• Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
• Mniej obowiązków - podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Korzyści biznesowe:

• Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
• Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami - wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.
• Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży się na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej, czy graficznej - z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.
• Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów. (...)"

MF wypowiedziało się także na temat dostępności i bezpieczeństwa KSeF. Podkreśliło, że dostęp do danych KSeF możliwy jest wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS. MF poinformowało, że KSeF cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Zarówno dane w ramach KSeF, jak i sama komunikacja z KSeF, są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. Wprowadzono mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu. KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) i dostępny 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

Ponadto MF poinformowało, że 29 czerwca 2023 r. opublikowało zaktualizowaną wersję wzoru struktury logicznej FA (2) na ePUAP. Natomiast w lipcu 2023 r. udostępnione zostanie środowisko testowe dostosowane do struktury logicznej wraz z dokumentacją, a 1 września 2023 r. środowisko produkcyjne.

Zaznaczamy, że proces legislacyjny nad ustawą wprowadzającą obowiązkowy KSeF nie został jeszcze zakończony. Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw została uchwalona przez Sejm w dniu 16 czerwca 2023 r. (druk sejmowy nr 3242). Do tematu będziemy wracać na łamach naszego czasopisma.