Faktury ustrukturyzowane - korzyści z ich wystawiania i uprawnienia biura rachunkowego

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Planuję wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jakie korzyści wówczas osiągnę? Czy mogę upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania i odbierania faktur w ramach KSeF?

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązuje nowy rodzaj faktur, tj. faktury ustrukturyzowane. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane przy użyciu Krajowego Sytemu e-Faktur (dalej: KSeF). Ich stosowanie jest obecnie dobrowolne (zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów mają być one obowiązkowe od 2023 r.). Obecnie podatnicy mogą zatem wystawiać faktury ustrukturyzowane, elektroniczne lub papierowe.

Preferencje dla podatników wystawiających e-faktury

Ustawa o VAT przewiduje przywileje dla podatników wystawiających faktury/faktury korygujące w postaci ustrukturyzowanej.

• Skrócony do 40 dni termin zwrotu VAT

Podatnicy, którzy wystawiają faktury ustrukturyzowane, mają prawo ubiegać się o zwrot VAT w terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia. W celu uzyskania zwrotu w tym terminie podatnik musi jednak spełnić szereg innych warunków niż tylko wystawianie nowego typu faktur (patrz: art. 87 ust. 5b-5d ustawy o VAT).

Mianowicie urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu VAT w terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku gdy łącznie są spełnione następujące warunki:

1) podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane - w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur,

2) kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji (tj. kwota z przeniesienia), nie przekracza 3.000 zł,

3) podatnik - przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot:

a) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,

b) składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT (JPK_V7M, JPK_V7K),

c) posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK, zawarty w tzw. białej liście podatników VAT.

Należy także podkreślić, że zwrot VAT w terminie 40 dni przysługuje również w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik, oprócz faktur ustrukturyzowanych, wystawiał faktury, których nie wystawia się w postaci ustrukturyzowanej (z powodu braku zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej) lub faktury uproszczone w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej (tj. paragony z NIP do 450 zł lub 100 euro należności ogółem).

• Uproszczone rozliczanie faktur korygujących "in minus"

Zgodnie z generalną zasadą, sprzedawca (podatnik) może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego już za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą, przy łącznym spełnieniu warunków:

• uzgodnienia warunków korekty z nabywcą towaru lub usługobiorcą,
• spełnienia uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług,
• posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów, lub świadczenia tych usług (tj. dokumentacji, z której wynika, że nabywca wie, iż doszło lub wie, w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia) oraz dokumentacji, z której wynika również, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego (tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie kwoty podatku należnego),
• faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia i spełnienia ww. warunków.

Podatnik (sprzedawca), który wystawia fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, nie ma obowiązku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie/spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania VAT (patrz: art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT). W uzasadnieniu do ustawy nowelizującej, która wprowadziła ww. zasady rozliczania faktur korygujących wyjaśniono, że wystawienie faktury korygującej zmniejszającej kwotę podstawy opodatkowania i podatku należnego w systemie KSeF oznacza u wystawcy prawo do pomniejszenia podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym faktura ta została wystawiona.

• Inne korzyści związane z wystawianiem e-faktur

Pozostałe korzyści związane z e-fakturami, jakie wskazuje Ministerstwo Finansów, to:

• bezpieczeństwo - faktura pozostanie w bazie danych MF i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu; nie ma zatem konieczności wydawania jej duplikatów,
• przyspieszenie obrotu - dzięki działaniu za pośrednictwem bazy MF jest pewność, że faktura trafiła do kontrahenta,
• wygoda - e-faktury są wydawane według jednego wzorca, dzięki czemu są bardzo łatwe w użyciu,
• standaryzacja - wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur jest dużo łatwiejsze,
• mniej obowiązków - podatnik nie musi przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ są one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia,
• mniej danych do przesyłania w formie JPK - podatnik wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur (JPK_FA); dane te są dostępne dla organów podatkowych, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.

Uprawnienia do korzystania z KSeF

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481) uregulowano m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF oraz sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień.

Uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiada:

1) podatnik;

2) osoba fizyczna wskazana przez podatnika;

3) podmiot wskazany przez podatnika;

4) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika;

5) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, tj. organy egzekucyjne i komornicy sądowi;

6) osoba fizyczna wskazana przez podmiot wskazany w pkt 5.

Uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika są również uprawnieniami osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot.

Warto w tym miejscu nadmienić, że na stronie Ministerstwa Finansów (www.gov.pl) zamieszczono odpowiedzi na pytania dotyczące KSeF, w których wskazano m.in., że w KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.

Z kolei na pytanie, czy podatnik może wskazać osoby spoza jego firmy jako osoby uprawnione do wystawiania faktur w jego imieniu, np. bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, czy musi wskazywać to biuro, MF odpowiedziało:

"W ramach KSeF podatnik ma wybór, czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień."