Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  VAT i akcyza  »   Od 1 stycznia 2022 r. można wystawiać e-faktury
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Od 1 stycznia 2022 r. można wystawiać e-faktury

Poradnik VAT nr 22 (550) z dnia 20.11.2021

Zmiana PrawaZgodnie z ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (która na dzień oddania do druku niniejszej publikacji oczekuje na podpis Prezydenta i publikację w Dzienniku Ustaw), od 1 stycznia 2022 r. będą obowiązywać przepisy dające podatnikom możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania sprzedaży obok obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych.

Ponadto, wprowadzone zostaną rozwiązania mające na celu dalsze uproszczenie rozliczania przez podatników podatku VAT. Zmiany w tym zakresie dotyczą uproszczeń w wystawianiu faktur korygujących, faktur zaliczkowych oraz fakultatywnego stosowania duplikatów faktur.

1. Dobrowolne wystawianie faktur ustrukturyzowanych

» Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy VAT będą mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Uwaga

Fakturą ustrukturyzowaną będzie faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Krajowy System e-Faktur będzie systemem teleinformatycznym służącym do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  • powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb (czyli mogących korzystać z KSeF), o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
  • uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
  • otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
  • oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez Krajowy System e-Faktur;
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
  • powiadamiania uprawnionych podmiotów o:
    • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
    • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
    • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
  • powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Co jest istotne, w pierwszej fazie wdrażania e-faktury z systemu KSeF polscy przedsiębiorcy będą korzystać dobrowolnie. W komunikacie z dnia 31 sierpnia 2021 r. zamieszczonym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów podkreślono natomiast, że w 2023 r. korzystanie z e-faktur stanie się obligatoryjne.

Aby umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wprowadzanych zmian Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję struktury logicznej FA_VAT na stronie Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce Krajowy System e-Faktur i na stronie www.podatki.gov.pl. W zakładce Krajowy System e-Faktur udostępniono również zestaw przykładowych plików e-faktur, które mają przybliżyć sposób wypełnienia struktury w określonych przypadkach.

» Wyrażenie zgody na otrzymywanie e-faktur

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury.

W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi akceptacji na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. Taka faktura będzie mogła być przekazana w postaci elektronicznej lub papierowej. Zachowa ona walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).

» Zasady stosowania e-faktur

  • Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
  • Wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie.
  • Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API; w tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie.
  • Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiana i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie XML lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
  • Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
  • Po przesłaniu faktury, KSeF zweryfikuje jej zgodność ze wzorem i w następstwie pozytywnej weryfikacji, przydzieli jej numer identyfikujący w systemie z oznaczeniem daty i czasu; numer taki będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać z numerem stanowiącym element faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.
  • W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem tych sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF; w takim przypadku moment otrzymania faktury będzie ustalany na dotychczasowych zasadach jakie obowiązują dla faktur papierowych lub elektronicznych.
  • Datą wystawienia faktury po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie KSeF będzie data jej przesłania przez wystawcę do systemu.
  • Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej (tj. wystawionej za pośrednictwem KSeF).
  • Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy o VAT, bowiem tego typu faktury będą w systemie przechowywane przez 10 lat.

» Podmioty korzystające z KSeF

Z Krajowego Systemu e-Faktur będą mogli korzystać:

Podatnik
uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie dodanego art. 106r pkt 3 ustawy o VAT
Podmiot wskazany przez podatnika
Podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT - organy egzekucyjne i komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne
Osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy
Osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organ egzekucyjny, o którym mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu
Podmioty inne, niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu będzie wynikało z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

Uwaga

Faktury ustrukturyzowane będą mogli wystawić lub będą mogli mieć do nich dostęp podatnik oraz podmioty uprawnione przez tego podatnika (np. wskazana osoba fizyczna lub biuro rachunkowe).

W związku z powyższym Ministerstwo Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej przygotowało projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (według założeń ma on wejść w życie 1 stycznia 2022 r.), który będzie określał:

  • rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  • sposób nadawania, zmiany lub odbierania tych uprawnień oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
  • sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur;
  • dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie będzie umożliwiać dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (na wzorze oznaczonym jako ZAW-FA) będzie należało złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników albo do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście właściwego w sprawach dotyczących podmiotu zagranicznego.

» Zalety stosowania faktur ustrukturyzowanych

Przechowywanie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych

Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF zostaną, co do zasady, zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania. Nowo dodany w ustawie o VAT art. 112aa ust. 1 wprowadza zasadę, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112art. 112a.

Przyspieszony zwrot podatku

Podatnicy, którzy zdecydują się na wystawianie e-faktur będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT w ciągu 40 dni od dnia złożenia rozliczenia.

Jednakże dla uzyskania takiego zwrotu konieczne będzie spełnienie łącznie wszystkich wymienionych poniżej warunków:

w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur na podstawie art. 106b ust. 1:
  - pkt 1 lub
  - pkt 3, lub
  - pkt 4 - w zakresie, w jakim dotyczy otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy
- podatnik będzie wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane;  
kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie będzie przekraczała 3.000 zł;
podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występować będzie z wnioskiem o zwrot będzie:
  - zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
  - składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy o VAT,
  - posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT.

Zasady zwrotu w terminie 40 dni - zgodnie z nowym art. 87 ust. 5c ustawy - będą miały zastosowanie również w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatnik oprócz faktur ustrukturyzowanych będzie wystawiał faktury:

  • których nie będzie można wystawić w tym systemie,
  • uproszczone za pomocą kas fiskalnych (tj. paragony z NIP).

Uwaga

Uprawnienie do zwrotu VAT w terminie 40 dni nie będzie przysługiwało m.in. nowym podmiotom zarejestrowanym jako podatnicy VAT czynni, przez okres pierwszych 12 miesięcy ich funkcjonowania.

Brak warunku posiadania dokumentacji w przypadku korekty in minus

Do przewidzianego w art. 29a ust. 15. katalogu przypadków, w których nie stosuje się wskazanego w przepisie art. 29a ust. 13 warunku posiadania określonej dokumentacji, dodano przypadek wystawienia faktury korygującej w postaci ustrukturyzowanej. Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.

Jeśli chodzi o rozliczenie takiej faktury przez nabywcę, to jak czytamy w uzasadnieniu w tym zakresie: "(...) W przypadku gdy nabywca wyrazi akceptację otrzymania w systemie KSeF faktury wystawionej w systemie KSeF, dla warunków rozliczenia korekty in minus oznacza to tożsamy moment dokonania korekty podatku należnego u sprzedawcy i podatku naliczonego u nabywcy. Nabywca w takim przypadku będzie miał obowiązek dokonania korekty podatku naliczonego z chwilą otrzymania faktury w KSeF. (...)

Natomiast brak akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie wpływa na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej. W takim przypadku wystawca nadal posiada prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą in minus w systemie KSeF. Natomiast u nabywcy dla warunków rozliczenia korekty in minus oznacza to stosowanie zasad przewidzianych w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT (...)".


2. Pozostałe zmiany w zakresie wystawiania faktur

» Węższy zakres danych na fakturach

Kolejne uchwalone od 1 stycznia 2022 r. zmiany dotyczą danych wykazywanych na fakturze zaliczkowej oraz fakturze korygującej.

Zniesiony zostanie wymóg umieszczania na fakturze zaliczkowej ceny jednostkowej netto (zmiana art. 106f ust. 1 pkt 4 w części dotyczącej zamówienia lub umowy).

Z kolei fakturę korygującą będzie się wystawiało, w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

  • podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze ulegnie zmianie,
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
  • stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Ponadto na fakturze korygującej - stosownie do art. 106j ust. 2 ustawy - nie będzie obowiązku umieszczania:

  • wyrazów "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA",
  • przyczyny korekty,
  • daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Jednocześnie w art. 106j ust. 2 pkt 2a w zakresie dotyczącym korekty faktur ustrukturyzowanych dodano obowiązek umieszczania na fakturze korygującej w postaci ustrukturyzowanej numeru identyfikującego w KSeF fakturę, do której będzie wystawiana faktura korygująca w postaci ustrukturyzowanej. Wprowadzana zmiana, jak wynika z uzasadnienia podyktowana jest potrzebą powiązania w systemie faktury pierwotnej z fakturą ją korygującą.

Ponadto w art. 106j ust. 3 ustawy o VAT wprowadzone zostanie nowe rozwiązanie, tj. korekta zbiorcza do poszczególnych pozycji z faktury, a także wszystkich pozycji z danej faktury. Zatem dopuszczalne będzie skorygowanie w jednym dokumencie za dany okres, zarówno poszczególnych dostaw lub usług, jak i wszystkich dostaw lub usług. W przypadku wystawienia na rzecz jednego odbiorcy za dany okres faktury korygującej dotyczącej wszystkich dostaw lub świadczenia usług z tego okresu, faktura korygująca nie będzie musiała zawierać nazwy (rodzajów) towarów lub usług objętych korektą.

» Wystawienie faktury przed dokonaniem dostawy towarów/usług - wydłużenie terminu

W świetle obowiązującego art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi czy otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Powyższy termin, zgodnie z ustawą nowelizującą zostanie wydłużony i od 1 stycznia 2022 r. pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż do 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

» Dobrowolność stosowania nazwy "duplikat"

Z przepisów ustawy o VAT generalnie wynika, że w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Wprowadzona zmiana w art. 106l ust. 2 polega na dobrowolnym umieszczaniu na fakturach wyrazu "DUPLIKAT".

W związku z tym zmieniono również brzmienie art. 88 ust. 3b ustawy, na podstawie którego, poprzez odpowiednie stosowanie ust. 3a, duplikaty faktur oraz kolejne egzemplarze faktur nie będą stanowiły podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w przypadkach określonych w tym przepisie.

Warto w tym miejscu również nadmienić, że ww. ustawą wprowadzono również zmianę w art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, w myśl której zasady przewidziane dla korekty zmniejszającej podatek naliczony będą również stosowane do sytuacji, w których nie będzie dochodziło do zmniejszenia kwoty podstawy opodatkowania, a w których zmniejszać się będzie kwota podatku wskazana na fakturze (np. pomyłka w kwocie podatku). Zmiana ta, jak czytamy w uzasadnieniu ma charakter doprecyzowujący i ma wpłynąć na jasność stosowania omawianego przepisu.

VAT i akcyza - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.