Warunki uprawniające nabywcę do wystawiania faktur

Do końca 2012 r. przepis § 6 rozporządzenia w sprawie faktur określał, iż jednym z podstawowych warunków umożliwiających nabywcy wystawianie faktur była rejestracja na potrzeby VAT zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy towarów i usług. Zatem obie strony transakcji musiały być zarejestrowanymi, czynnymi podatnikami VAT.

Podmioty zarejestrowane jako podatnicy zwolnieni, nie mogły korzystać z prawa do wystawiania faktur przez nabywców towarów i usług.

Z chwilą wykreślenia którejkolwiek ze stron z rejestru podatników VAT, nabywca tracił prawo do wystawiania faktur.

Obecnie - co do zasady - faktury wystawiane są zarówno przez podatników czynnych, jak i podatników, o których mowa w art. 16 ustawy o VAT, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Przepis § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur pozwala również na wystawianie faktur podatnikom zwolnionym z VAT, jeżeli są zarejestrowani dla potrzeb VAT.

Na podstawie § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r. podatnik, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywający towary lub usługi od podatnika, o którym mowa w § 4, mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury. Oznacza to, że niezależnie od tego czy po stronie sprzedawcy występuje podatnik czynny czy też zwolniony z VAT, dostawa towarów czy świadczenie usługi przez takiego podatnika mogą zostać udokumentowane przez nabywcę (przy spełnieniu warunków określonych w § 6 rozporządzenia w sprawie faktur).

Z treści § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur wynika, iż nabywca może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury dokumentujące:

1) dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu,

2) otrzymanie należności, o której mowa w art. 19 ust. 11 (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), oraz

3) dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w § 26a pkt 2 lit. b) (dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego).

Do końca 2012 r. przepisy rozporządzenia w sprawie faktur wymagały, aby podmioty, które zdecydowały się na dokumentowanie transakcji przez nabywców towarów i usług, zawarły odpowiednią umowę w tej sprawie.

Z postanowień takiej umowy wynikało upoważnienie nabywcy do wystawiania dokumentów, o których mowa, w imieniu i na rachunek sprzedającego. Umowa określała również towary i usługi, w odniesieniu do których nabywca wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy. Umowa zawierana była terminowo, z tym że termin jej obowiązywania nie mógł być dłuższy niż dwa lata.

Wśród warunków jakie należało spełnić, aby nabywca towarów i usług mógł wystawiać faktury wymieniono również obowiązek dostarczenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla nabywcy pisemnej informacji o zawarciu umowy, w której należało podać:

• dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym nabywca zawarł umowę,
   
• datę zawarcia umowy,
   
• okres obowiązywania umowy.

Zgodnie z brzmieniem § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r. nie ma już tak sformalizowanych procedur w zakresie wystawiania faktur przez nabywców.

W przepisie tym określono jedynie, że strony transakcji, które podejmą decyzję o wystawianiu faktur przez nabywcę, muszą wcześniej zawrzeć stosowne porozumienie w tej sprawie. Dodatkowo przepis wymaga aby istniała określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Przepis § 6 rozporządzenia w sprawie faktur nie określa ram czasowych obowiązywania takiego porozumienia, ani też formy prawnej, w jakiej ma być ono zawarte. Istotne jest, aby w toku ewentualnej kontroli podatkowej obie strony transakcji potrafiły udowodnić, że porozumienie takie zawarły i że sprzedawca zatwierdza poszczególne faktury według określonej przez strony zasady.

Uwaga

Wystawianie faktur przez nabywców towarów i usług jest możliwe, jeżeli istnieje porozumienie między stronami transakcji i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzenia poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Akceptacja faktur przez sprzedawcę nadal jest jednak warunkiem niezwykle istotnym, ponieważ konsekwencje jego niedopełnienia będą dosięgać zarówno dostawcy, jak i nabywcy towaru czy usługi.

Pamiętać bowiem należy, że w sytuacji gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy.

Z kolei nabywca, który dysponuje fakturą wystawioną na podstawie umowy upoważniającej go do wystawiania faktur, ale bez akceptacji sprzedawcy, nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury. Zakaz ten wprost określony został w art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT.

Faktura wystawiana przez nabywcę towarów i usług na podstawie zawartego ze sprzedawcą porozumienia - nie różni się zasadniczo w swej treści od zwykłej faktury, o której mowa w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur. Zgodnie z § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia, faktura taka zawierać powinna jednak dodatkowo wyraz "samofakturowanie".

Jeżeli faktura wystawiona przez nabywcę zawiera wszystkie niezbędne elementy, stanowi dla tego nabywcy podstawę dokonania odliczenia podatku określonego w tej fakturze.