Czy w zakresie terminów wystawiania e-faktur przewidziano jakieś szczególne uregulowania? Kiedy należy wystawić e-fakturę?
Terminy wystawiania faktur określone zostały szczegółowo w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur. Zasady te, odnoszą się zarówno do faktur wystawianych w formie papierowej, jak i wystawianych w formie elektronicznej. Nie ma więc szczególnych uregulowań co do terminu wystawienia e-faktur.
Zgodnie z § 9 ww. rozporządzenia - co do zasady - fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w odniesieniu do której zgodnie z ustawą powstaje obowiązek podatkowy, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia, w którym ją otrzymano (§ 10 rozporządzenia w sprawie faktur). Dla niektórych czynności określono inny termin wystawienia faktur, jak np. w odniesieniu do usług budowlanych, kiedy fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego.
Czy faktura elektroniczna różni się w swej treści od zwykłej faktury? Czy musi zawierać wszystkie elementy takie jak faktura papierowa? Czy można zrezygnować z podawania danych wystawcy i odbiorcy? Czy w odniesieniu do e-faktur można stosować przepisy o fakturach uproszczonych?
Dane, jakie należy umieścić na fakturze elektronicznej są takie same jak w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej. Zatem e-faktura powinna zawierać wszystkie te elementy, jakie przepisy rozporządzenia w sprawie faktur wymagają wobec faktur papierowych. Wśród elementów wymienionych w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur są m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Oznacza to, że dane te powinny się znaleźć również na fakturze elektronicznej.
Do e-faktur mają również zastosowanie przepisy stanowiące o tzw. fakturach uproszczonych. Jeżeli zatem wartość transakcji będzie niewielka (suma należności nie przekroczy kwoty 450 zł lub 100 euro), podatnik może wystawić fakturę uproszczoną, gdzie nie musi wpisywać szczegółowych danych nabywcy, wystarczy jedynie jego numer NIP lub PESEL.
Czy każdy podatnik ma prawo wystawiać e-faktury? Czy również podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT mogą wystawiać takie dokumenty?
Jeżeli chodzi o krąg podmiotów uprawnionych do wystawiania e-faktur, jest on taki sam jak w przypadku faktur w formie papierowej. Faktury (papierowe lub elektroniczne) służą do udokumentowania wykonywanych przez podatników czynności opodatkowanych podatkiem VAT (dostaw towarów i świadczenia usług).
Od 1 stycznia 2013 r. prawo do wystawiania faktur mają nie tylko czynni podatnicy VAT, ale również podatnicy zwolnieni podmiotowo z podatku VAT.
Chciałbym wystawiać moim kontrahentom faktury elektroniczne. Czy muszę uzyskać ich pisemną zgodę na otrzymywanie takich dokumentów? Czy jeżeli mam od niektórych kontrahentów taką zgodę otrzymaną w roku 2012, muszę obecnie ponownie się o nią ubiegać?
Zgodnie z przepisem § 3 obowiązującego do końca 2012 r. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie e-faktur - faktury mogły być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja, albo też jej cofnięcie, wyrażane były w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.
Obecne brzmienie przepisu § 3 rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie e-faktur utrzymało wymóg akceptacji kontrahenta w kwestii przesyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej. Nie ma jednak konieczności zachowania formy pisemnej (czy elektronicznej) takiej akceptacji. Oznacza to, że na zasadzie domniemania zgody kontrahenta, podatnik będzie mógł wysyłać mu e-faktury dopóty, dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie. Ministerstwo Finansów już na etapie projektu zmian do ww. rozporządzenia podkreślało w uzasadnieniu, że wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy otrzymywania e-faktur będzie opłacenie należności z wysłanej w ten sposób faktury. Jeżeli kontrahent nie opłaci należności z otrzymanej e-faktury, podatnik będzie musiał zwrócić się do niego z prośbą o wyrażenie zgody na jej przesyłanie.
Jeśli chodzi natomiast o akceptacje uzyskane przez podatnika od niektórych kontrahentów w 2012 r., wyrażona przez nich zgoda zachowuje swą ważność w 2013 r. Wynika to z § 8 rozporządzenia w sprawie e-faktur.
Czy w odniesieniu do e-faktur konieczne będą tzw. kontrole biznesowe, czy też dotyczą one tylko faktur wystawianych w formie papierowej?
Kontrole biznesowe mają na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Kontrole te powinny ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Innymi słowy, obowiązkiem podatnika jest uwiarygodnienie obiegu dokumentów w firmie, czyli udowodnienie, że dana transakcja przebiegła zgodnie z obowiązującą i ustaloną w tej firmie procedurą dokumentowania.
W odniesieniu do faktur elektronicznych już wcześniej obowiązkiem podatnika było zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, odbywało się to jednak albo za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, albo elektronicznej wymiany danych (EDI). Jeżeli zatem podatnik stosuje którykolwiek z tych sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści, zdaniem redakcji, nie może być zmuszony do stosowania tzw. kontroli biznesowych.
Kontrole te natomiast będą dotyczyły faktur papierowych, w tym bowiem zakresie dotąd nie było konieczności zapewniania autentyczności dokumentów i integralności ich treści.
Czy mogę wysyłać e-faktury e-mailem? W jaki sposób to zrobić, aby zachować autentyczność i integralność treści faktury?
Nie ma przeszkód, aby podatnik wysyłał faktury elektroniczne za pomocą poczty elektronicznej. Faktury bowiem mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury i jej czytelności. Jeżeli zatem wszystkie te warunki zostaną spełnione, wówczas faktura może zostać przesłana odbiorcy e-mailem.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
