Opóźnienia w dokumentowaniu i rozliczaniu podatku VAT - skutki dla dostawcy i nabywcy

Choć co do zasady obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, to jednak zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy o VAT, jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Nie w każdym przypadku podatnik VAT ma obowiązek udokumentowania dostawy towaru czy wykonanej usługi fakturą VAT. Bezwzględnie obowiązek wystawienia faktury VAT występuje zawsze, gdy nabywcą towaru czy usługi jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Jeżeli po stronie nabywcy mamy do czynienia z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, faktura VAT wystawiana jest na jej żądanie.

Uwaga

Podatnik wydając towar lub wykonując usługę ma obowiązek wystawienia faktury w ciągu siedmiu dni od dnia wykonania świadczenia. Obowiązek podatkowy powstanie wówczas w dniu wystawienia faktury.

Warto zauważyć, że w sytuacji gdy zarówno transakcja, jak i dokument ją potwierdzający mają miejsce w tym samym okresie rozliczeniowym, termin wystawienia faktury traci w zasadzie na znaczeniu. Jednak w niektórych przypadkach podatnik wystawiając w odpowiednim momencie fakturę VAT może przesunąć o cały miesiąc/kwartał moment powstania obowiązku podatkowego. Dzieje się tak wówczas, gdy towar wydany jest w ostatnim tygodniu miesiąca/kwartału, a faktura wystawiona jest w ustawowym siedmiodniowym terminie, który jednak przypada już w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Brak dokumentu potwierdzającego dokonaną transakcję, nie zwalnia podatnika z obowiązku wykazania podatku należnego od tej czynności. Jeżeli więc podatnik nie wystawi faktury VAT w ustawowym - siedmiodniowym terminie liczonym od dnia, w którym miała miejsce dostawa towaru, lub od dnia, w którym usługa została wykonana, to i tak będzie musiał wykazać obowiązek podatkowy od tej transakcji.

W praktyce zdarza się, że faktura zostaje wystawiona z dużym, czasem kilkumiesięcznym opóźnieniem. Warto podkreślić, że żaden z obowiązujących przepisów nie pozbawia wówczas podatnika będącego nabywcą towaru czy usługi, prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą często korzystają z różnych form pomocy przy rozliczaniu podatków, m.in. biur rachunkowych, które na podstawie cywilnoprawnej umowy dokonują odpowiednich rozliczeń podatkowych podatnika, na podstawie złożonych przez niego dokumentów.

W praktyce zdarza się, że podatnicy zwlekają z dostarczeniem dokumentów zakupu i sprzedaży do biura rachunkowego, co niejednokrotnie uniemożliwia prawidłowe i terminowe rozliczenie podatku.

Pamiętać należy, że za prawidłowość rozliczeń podatku VAT oraz terminowość złożenia deklaracji i zapłaty podatku odpowiada podatnik. W przypadku błędów popełnionych przez biuro rachunkowe może on oczywiście dochodzić swoich praw przed sądem cywilnym, jednak to podatnik, a nie biuro rachunkowe odpowiada za zobowiązania podatkowe.

Opóźnienie w dostarczeniu dokumentów (faktur zakupu i sprzedaży) może spowodować, że biuro nie będzie w stanie w terminie złożyć deklaracji VAT, albo też złoży ją wpisując dane wyłącznie na podstawie posiadanych dokumentów.

W odniesieniu do rozliczenia podatku naliczonego od dokonanych zakupów towarów i usług, sytuacja nie jest z reguły trudna do rozwiązania, ze względu na ustawowy trzymiesięczny termin, w którym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Korekta nierozliczonego w terminie podatku może być dokonana nie później niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Jeżeli zatem dokumenty wpłynęłyby do biura podatkowego już po złożeniu deklaracji za sierpień, a przed złożeniem deklaracji za wrzesień, najbardziej oczywistym wydaje się ujęcie ich w deklaracji wrześniowej. Nie wymaga to korekty deklaracji za sierpień, z czym wiązałby się obowiązek składania dodatkowych wyjaśnień i duże prawdopodobieństwo ewentualnej kontroli podatkowej.

Oczywiście należy uwzględnić szczególne terminy odliczania podatku naliczonego dla niektórych czynności, o których mowa w art. 86 ust. 10, 12 i następnych ustawy o VAT.

Inaczej będzie natomiast w przypadku rozliczania podatku należnego. Niezależnie bowiem od tego, czy i kiedy podatnik dostarczy fakturę sprzedaży do biura rachunkowego, powinna być ona rozliczona w deklaracji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie podatnika. Jeżeli więc dana transakcja nie zostanie ujęta we właściwej deklaracji VAT, ze względu na niedostarczenie (bądź dostarczenie z opóźnieniem) faktury VAT do biura rachunkowego, wówczas zaistnieje konieczność odpowiedniego skorygowania deklaracji i zapłaty powstałej w ten sposób zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę.

Odpowiednie wykazanie obowiązku podatkowego w związku z wykonanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi, należy do podstawowych obowiązków wszystkich czynnych podatników VAT. Należy pamiętać, że podatnik nie może dowolnie ustalić momentu powstania obowiązku podatkowego. Ustawodawca w przepisach wprost określił zarówno ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego, jak i zasady szczególne - dla konkretnie wskazanych czynności. Jeżeli zatem ustawodawca dla danego rodzaju usług przewidział szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, to podatnik nie może deklarować tego obowiązku na zasadach ogólnych.

Uwaga

Jeżeli podatnik wykazał obowiązek podatkowy niezgodnie z obowiązującym terminem, powinien niezwłocznie skorygować deklaracje złożone za te okresy rozliczeniowe, w których nieodpowiednio deklarował podatek należny z tytułu wykonanych czynności.

Skorygowanie deklaracji polega na złożeniu deklaracji korygującej wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty. Generalnie można zauważyć, iż w sytuacji, w której podatnik dokonuje przesunięcia obowiązku podatkowego, czyli koryguje deklaracje podatkowe za dany okres rozliczeniowy, w przypadku przedwcześnie wykazanego podatku należnego (obowiązku podatkowego), nie można mówić o chęci uszczuplenia należności budżetowych. W efekcie tych korekt bowiem najpierw powstanie nadpłata podatku, która w następnym miesiącu pokryje powstałą zaległość podatkową.

Wcześniejsze wykazanie obowiązku podatkowego nie będzie skutkowało obowiązkiem zapłaty odsetek od zaległości podatkowej powstałej w związku z przedwczesnym ujęciem podatku należnego, ponieważ nadpłata, jaka wystąpiła za miesiąc, w którym podatnik wykazał (choć nie powinien) obowiązek podatkowy, zaliczana jest na poczet zaległości podatkowej z następnego okresu rozliczeniowego. Inaczej będzie natomiast w przypadku gdy podatnik wykaże obowiązek podatkowy zbyt późno.