Praktyczne rady dla podatników zobowiązanych do stosowania kas fiskalnych

Podmiot dokonujący sprzedaży towarów lub usług, na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT zobowiązany jest prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Niektórzy podatnicy zwolnieni są czasowo z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, jeśli spełniają wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie zwolnień.

Aby ustalić czy sprzedawca ma prawo do zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych trzeba przeanalizować swoją działalność. Najprościej zrobić to w sposób określony poniżej.

1. Należy wyliczyć obroty osiągnięte z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych i ustalić, czy przekraczają one limity określone w rozporządzeniu w sprawie zwolnień (40.000 zł lub - w przypadku podatników rozpoczynających działalność - 20.000 zł).

* * *

2. Jeśli obroty są wyższe od ww. limitów, to należy sprawdzić, czy możliwe jest skorzystanie ze zwolnień przedmiotowych określonych w załączniku do rozporządzenia.

• W części I tego załącznika znajdują się ściśle określone symbolem PKWiU usługi i towary m.in. w zakresie: usług rolniczych, dostaw energii, gazu, wody, usuwania nieczystości, transportu pasażerskiego lądowego i kolejowego, zakwaterowania, usług pocztowych i kurierskich, telekomunikacyjnych, finansowych, wynajmu, edukacyjnych, świadczonych przez organizacje członkowskie, administrację publiczną, niektórych usług notariuszy.
   
• W II części załącznika wymieniono czynności, które nie są określone symbolami statystycznymi, ale wymogami prawodawcy np. usługi świadczone w niewielkim zakresie, płatne w formie bezgotówkowej, świadczone za pomocą automatów.

* * *

3. Jeżeli podatnik wykonuje jakąkolwiek z czynności wymienionych w pozycjach 1-32 załącznika, to powinien sprawdzić czy ma możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego ze względu na strukturę obrotów (czyli w zakresie całej działalności), które przysługuje na mocy § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.

* * *

4. Nawet jeśli możliwe jest zwolnienie z obowiązku stosowania kas na podstawie ww. przepisów, to niezbędne jest sprawdzenie, czy nie są to czynności wymienione w § 4 ww. rozporządzenia, które uniemożliwiają korzystanie ze zwolnienia. Wyłączenia te dotyczą m.in. świadczenia usług taksówkowych, dostaw części samochodowych, sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, wyrobów z metali szlachetnych, nagranych płyt CD czy DVD, paliw silnikowych, wyrobów tytoniowych czy alkoholowych.

Jeśli sprzedawca nie może korzystać ze zwolnień określonych w rozporządzeniu, to musi rozpocząć stosowanie kas rejestrujących przestrzegając wymienionych poniżej rad.

1. Należy ustalić jaka liczba kas jest niezbędna dla ewidencjonowania sprzedaży we wszystkich punktach i stanowiskach sprzedaży z uwzględnieniem kas rezerwowych. Pamiętać, że zakup kasy rezerwowej nie jest obowiązkowy, ale w przypadku awarii kasy i braku kasy rezerwowej nie można prowadzić sprzedaży. Ustalenie liczby kas jest istotne, bowiem ulga z tytułu zakupu kas stosowana jest jedynie w odniesieniu do kas zgłoszonych do urzędu skarbowego na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania.
    
2. Aby podatnik mógł skorzystać z ulgi z tytułu zakupu kasy (90% jej ceny zakupu netto, nie więcej niż 700 zł) musi:

• być właścicielem kasy,
   
• posiadać dowód zapłaty całej należności.

Przed terminem ufiskalnienia kasy musi złożyć w urzędzie skarbowym oświadczenie dotyczące ilości kas i miejsc (adresów) ich używania. Przy większej ilości kas ich instalacja może być rozłożona na raty (1/5 kas miesięcznie w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych).

3. Konieczne jest ustalenie terminu ufiskalnienia kasy. Warto wcześniej zakupić kasę, aby można było nauczyć się jej obsługi w trybie niefiskalnym.
    
4. Przed dniem rozpoczęcia stosowania kasy należy ją ufiskalnić. Polega to na jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy zakończonej wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.
    
5. Fakt ufiskalnienia kasy podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego w ciągu siedmiu dni od dokonania tej czynności.
    
6. Po otrzymaniu z urzędu numeru ewidencyjnego kasy, należy go nanieść go w sposób trwały na urządzenie.
    
7. Jeżeli podatnik nie rozpocznie stosowania kas w obowiązujących terminach, to grozi mu:

• utrata prawa do ulgi,
   
• utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług,
   
• grzywna na mocy Kodeksu karnego skarbowego.

8. Jeżeli podatnik zaprzestanie użytkowania kasy w okresie do 3 lat od jej zainstalowania (z powodu likwidacji firmy, kradzieży kasy, zniszczenia kasy itp.), to zobowiązany jest do zwrotu ulgi związanej z jej zakupem.
    
9. Prowadząc sprzedaż ewidencjonowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej podatnik ma obowiązek:

• wydać oryginał paragonu kupującemu,
   
• na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia),
   
• na koniec miesiąca wykonać raport fiskalny za okres miesięczny,
   
• zlecać serwisowi co 24 miesiące wykonanie przeglądu technicznego kasy,
   
• przechowywać w odpowiednich warunkach raporty i kopie paragonów.

10. W sytuacji gdy klient rezygnuje z zakupu, to wyłącznie przed zakończeniem sprzedaży można wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon. Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. Można jednak klientowi zamienić towar na wolny od wad, a jeżeli konieczny jest zwrot gotówki, to należy spisać tzw. "protokół zwrotu towaru" dołączając oryginał paragonu otrzymany od klienta.
     
11. Sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na życzenie klienta, pod warunkiem zwrotu oryginalnego paragonu, który należy dołączyć do kopii faktury.
     
12. Podatnik zobowiązany jest do sprawdzania poprawności działania kasy, a w szczególności weryfikowania nazewnictwa towarów oraz ich przyporządkowania do odpowiednich stawek podatku. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości należy powiadomić serwisanta opiekującego się urządzeniem.