Wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek dochodowy

Pracownik złożył wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek dochodowy. Jak należy rozumieć pojęcie "niepobieranie zaliczek"? Czy mamy naliczyć zaliczkę, stosując koszty uzyskania przychodu, które wykażemy w informacji PIT-11 (naliczona zaliczka nie zostanie pobrana)? Czy może na liście płac powinniśmy rozliczyć tylko składki na ubezpieczenia społeczne i składkę zdrowotną, a w informacji PIT-11 za 2023 r. wykazać zerowe koszty?

Jeżeli pracownik złożył pracodawcy wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek i jego dochody podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej nie przekraczają w roku podatkowym kwoty 30.000 zł, to w takiej sytuacji pracodawca nie nalicza i nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy. Natomiast w informacji PIT-11 powinien wykazać koszty uzyskania przychodów faktycznie uwzględnione przy poborze zaliczek oraz faktycznie pobrane zaliczki na podatek.

Od 1 stycznia 2023 r. pracownik może złożyć pracodawcy (płatnikowi) pisemny wniosek o niepobieranie w danym roku zaliczek na podatek - jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 updof, czyli według skali podatkowej, nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30.000 zł. Tak wynika z art. 31c updof dodanego ustawą nowelizującą z dnia 9 czerwca 2022 r. (Dz. U. poz. 1265 ze zm.). Wniosek w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym pracownik może złożyć na druku PIT-2₍₉₎ (w części J tego formularza) bądź w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca powinien uwzględnić taki wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym go otrzymał. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość złożonego przez pracownika wniosku.

Jeżeli pracownik złożył pracodawcy wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek, a jego dochody podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej - pomimo wcześniejszych przewidywań - przekroczą u tego pracodawcy w roku podatkowym kwotę 30.000 zł, to wówczas od nadwyżki ponad kwotę 30.000 zł pracodawca powinien obliczać miesięczne zaliczki bez stosowania pomniejszenia o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł. Tak stanowi art. 31c ust. 3 updof.

W świetle postanowień zawartych w powołanym art. 31c updof, rozstrzygające znaczenie ma wysokość dochodu uzyskanego przez pracownika w roku podatkowym - w stosunku do rocznego limitu 30.000 zł. W wydanych przez Ministra Finansów objaśnieniach podatkowych z 30 grudnia 2022 r. pt. "Oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczanych przez płatników tego podatku" czytamy, że: "Dla potrzeb niepobierania zaliczek od dochodów nieprzekraczających kwoty 30.000 zł ustawa PIT nie wprowadza odrębnej definicji dochodów. Dlatego pojęcie to należy rozumieć zgodnie z art. 9 ustawy PIT, czyli przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów". Oznacza to, że w ocenie Ministra Finansów pod pojęciem dochodu, o którym mowa w art. 31c updof należy rozumieć nadwyżkę sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania, bez pomniejszenia o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez płatnika ze środków pracownika.

Naszym zdaniem, taka wykładnia jest kontrowersyjna. Stosownie bowiem do art. 32 ust. 4 updof, za dochód stanowiący podstawę obliczenia zaliczki na podatek uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy, po odliczeniu kosztów ich uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub ust. 9 pkt 1-3 updof oraz po odliczeniu potrąconych w danym miesiącu przez płatnika ze środków podatnika składek na ubezpieczenia społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a updof. Zatem dochodem podlegającym opodatkowaniu jest dochód po odliczeniu kwot potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne.

Należy zauważyć, że pracownik ma obowiązek wycofać złożony uprzednio wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczek przez płatnika.

W przypadku gdy pracownik wycofa wniosek o niepobieranie zaliczek na podatek, zanim jego dochód (w rachunku narastającym od początku roku) przekroczy 30.000 zł - to po wycofaniu takiego wniosku pracodawca zaczyna pobierać zaliczkę na podatek na ogólnych zasadach. Oznacza to, że po wycofaniu wniosku pracodawca może stosować pomniejszenie zaliczki o kwotę 300 zł, jeżeli pracownik złożył oświadczenie o stosowaniu takiego pomniejszenia. W takiej sytuacji może jednak wystąpić w zeznaniu podatkowym niedopłata podatku (podatek należny będzie wyższy niż suma zaliczek pobranych w trakcie roku przez płatnika), którą podatnik powinien uiścić w rozliczeniu rocznym. Potwierdził to Minister Finansów w powołanych wcześniej objaśnieniach podatkowych.

Odpowiadając na pytanie dotyczące wypełnienia przez pracodawcę informacji PIT-11, należy zauważyć, że informacje PIT-11 służą do odwzorowania zaistniałego w trakcie roku podatkowego stanu faktycznego, a nie do jego kreowania. Taki pogląd prezentują również organy podatkowe w swoich wyjaśnieniach. Zgodnie z objaśnieniami zamieszczonymi na ostatniej stronie formularza PIT-11₍₂₉₎, w części E tej informacji w kolumnie "c" w kwocie kosztów uzyskania przychodów wykazuje się koszty faktycznie uwzględnione przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek. Z kolei w kolumnie "f" należy wykazać kwotę zaliczek na podatek faktycznie pobranych przez płatnika.