Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wytwarza wiele dokumentów, takich jak dokumenty podatkowe, ZUS, faktury czy dokumentacja pracownicza. Większość z nich trzeba archiwizować przez określony czas. Często ich przechowywanie i archiwizowanie nastręcza firmom wielu kłopotów. W ich uporządkowaniu i przechowywaniu można skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych przechowalni dokumentów.
Przechowywanie samodzielne bądź z pomocą
Firmowe dokumenty należy przechowywać w wersji oryginalnej. Przedsiębiorca może je archiwizować samodzielnie we własnej firmie. Dokumentację najlepiej jest podzielić chronologicznie, tak aby w łatwy i szybki sposób można było odszukać poszczególne dokumenty. Przede wszystkim trzeba ją zabezpieczyć przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Należy również chronić ją przed niedozwolonymi zmianami i nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Na rynku dostępne są różnego rodzaju teczki, boksy czy specjalne szafy do przechowywania dokumentów.
Alternatywą jest skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanego archiwum. W takim przypadku na podstawie podpisanej umowy firma zajmująca się archiwizacją dokumentów przejmuje na siebie obowiązek ich przechowywania. Natomiast przedsiębiorca w każdym momencie ma możliwość wglądu do nich.
Kto może świadczyć usługi przechowywania?
Nie każdy przedsiębiorca może prowadzić działalność zajmującą się profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji. Zajmować się tym może wyłącznie przedsiębiorca będący osobą prawną bądź jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Ponadto w skład zarządu nie mogą wchodzić osoby, które były karane przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu. Konieczne jest w tym przypadku uzyskanie wpisu w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych, który prowadzony jest przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.
Działalność w zakresie przechowywania dokumentacji nie może być wykonywana przez jednoosobowego przedsiębiorcę wpisanego do ewidencji działalności gospodarczej.
Warunkiem niezbędnym do prowadzenia tego rodzaju działalności jest posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki przechowywania dokumentacji oraz właściwe warunki jej udostępniania.
Dokumentacja likwidowanego pracodawcy
Każdy pracodawca zobowiązany jest w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Ponadto musi on przechowywać powyższą dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, musi on wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Liczy się go od dnia:
W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.
Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. Oznacza to, że materiały wewnątrz poszczególnych teczek winny być chronologicznie ułożone i opisane.
Dokumenty projektu finansowanego z UE
Szczególne zasady obowiązują w odniesieniu do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych. Beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie projektu, zobowiązuje się do przechowywania kompletnej dokumentacji związanej z realizacją projektu w swojej siedzibie przez okres 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej i nie krócej niż do dnia 31 grudnia 2020 r. Możliwe jest przedłużenie tego terminu przez Instytucję Pośredniczącą. Wówczas beneficjent o tym fakcie informowany jest na piśmie.
Obowiązek archiwizowania dotyczy w szczególności następujących dokumentów:
Przechowawca akt, na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy, zobowiązany jest:
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.)
|