Koszty podróży służbowej pracownika w księdze

Pracownicy na polecenie pracodawcy odbywają krajowe i zagraniczne podróże służbowe. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów koszty takich podróży muszą odpowiednio udokumentować i ująć w księdze.

Jeśli wydatki poniesione w związku z podróżą służbową pracowników firmy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.), to mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podróż służbowa związana jest z nabyciem środka trwałego. Wówczas wydatki na wyjazd służbowy odnoszone są na zwiększenie wartości początkowej środka trwałego, więc zostaną one odniesione w koszty poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane po oddaniu go do używania.

Udokumentowanie

Aby koszty podróży służbowych mogły zostać wpisane do księgi podatkowej, muszą być odpowiednio udokumentowane. Podstawą zapisu dotyczącego kosztów podróży pracownika są faktury i rachunki w przypadku, gdy pracodawca zapewnia świadczenia związane z tą podróżą. Wówczas faktury (rachunki) dokumentujące poniesienie kosztów wystawione są na pracodawcę, również gdy wydatki zostały opłacone przez pracownika firmową kartą płatniczą. Koszty te ujmowane są w księdze według przyjętej metody ewidencjonowania w niej kosztów (uproszczonej lub memoriałowej), czyli pod datą ustaloną zgodnie z art. 22 ust. 4-5c, ust. 6 i ust. 6b ustawy o pdof.

Gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, to dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych przez niego dokumentów dołączonych do rozliczenia podróży służbowej, wystawionych na pracownika lub niezawierających danych nabywcy. Zwrot ten powinien nastąpić w miesiącu rozliczenia kosztów tej podróży przez pracownika. Kwotę zwrotu pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełnione są warunki określone w art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof, czyli środki pieniężne zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Gdy pracownik odbył zagraniczną podróż służbową, to do przeliczania kosztów wyrażonych w walucie obcej stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (rachunków) - jeśli pracodawca zapewnia świadczenia dotyczące podróży służbowej, i kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji - gdy pracodawca dokonuje zwrotów wydatków na tę podróż. Prawidłowość takiego postępowania potwierdziło Ministerstwo Finansów w odpowiedziach z dnia 16 sierpnia 2017 r. oraz z dnia 1 września 2017 r. na pytania naszego Wydawnictwa. W oparciu o § 11 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.) przeliczenia wydatków należy dokonać na dowodzie źródłowym lub rozliczeniu podróży służbowej, ewentualnie na dołączonych do tych dowodów załącznikach.

Ujęcie w księdze

Do ujmowania w księdze podatkowej kosztów dotyczących podróży służbowych pracowników służy zasadniczo kolumna 13 "Pozostałe wydatki". Koszty podróży służbowej ujmuje się w księdze, zgodnie z pkt 13 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do tego dowodu pracownik powinien załączyć dowody (faktury) dokumentujące poniesienie przez niego określonych wydatków. Gdyby niemożliwe okazało się uzyskanie dowodu (faktury), to pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Przy czym fakturami nie dokumentuje się należnych pracownikowi diet i wydatków objętych ryczałtem oraz kosztów przejazdu dokonanego własnym samochodem pracownika.

Rozliczenie zaliczki

Gdy na przewidywane koszty podróży służbowej pracownikowi wypłacono zaliczkę (taki obowiązek jest w przypadku podróży zagranicznej, przy podróżach krajowych zaliczka wypłacana jest na wniosek pracownika), to przekazanej kwoty nie wpisuje się do księgi podatkowej. Pobrana przez pracownika zaliczka rozliczana jest w dowodzie, na podstawie którego odbywa się rozliczenie całej podróży. Jeżeli zaliczka i koszty podróży wyrażone są w walucie obcej, to w związku z zastosowaniem różnych kursów waluty obcej do jej wypłaty z rachunku walutowego lub kasy walutowej i rozliczenia mogą powstać dodatnie lub ujemne różnice kursowe, które ujmuje się w księdze odpowiednio w kolumnie 8 "Pozostałe przychody" lub w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".