ZUS od jubileuszówki dla zwalnianych pracowników

Pracodawca wypłaca nagrody jubileuszowe pracownikom, których staż pracy w firmie wynosi co najmniej 10 lat. W regulaminie wynagradzania zawarł zapis o tym, że ww. nagrody są wypłacane pracownikom po 10, 15, 20, 25 i 30 latach pracy (nie częściej niż co 5 lat). Pracodawca przeprowadził zwolnienia grupowe z przyczyn ekonomicznych. Pracownikom objętym takim zwolnieniem stosunek pracy ustanie 30 czerwca 2025 r. Część z nich obchodziłaby jubileusz pracy po rozwiązaniu stosunku pracy, jednak do uzyskania jubileuszu zabraknie im mniej niż 12 miesięcy. Takim osobom pracodawca warunkowo wypłaci jubieluszówki. Czy ich wartość będzie zwolniona ze składek ZUS?

Z podstawy wymiaru składek (na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne) w ZUS wyłączone są przychody wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), dalej: rozporządzenie składkowe. Wśród przychodów wymienionych w tym akcie wyłączonych z podstawy wymiaru składek wymieniono m.in. nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Taki zapis zawiera § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego.

Dla możliwości zastosowania powołanego przepisu istotne znaczenie ma periodyczne (nie częstsze jednak niż co 5 lat) nabywanie przez pracownika prawa do takiej nagrody na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Można zatem wnioskować, że wypłata takich nagród pracownikom w okresie krótszym niż co 5 lat wiąże się z obowiązkiem ich oskładkowania.

Od powyższej zasady organ rentowy dopuszcza jednak kilka wyjątków. Nagroda jubileuszowa wypłacana częściej niż co 5 lat jest zwolniona z podstawy wymiaru składek ZUS (na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego) także wtedy, gdy m.in.:

• pracownik w czasie oczekiwania na następną nagrodę jubileuszową (zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi u pracodawcy) przedstawił pracodawcy dokumenty potwierdzające np. fakt wcześniejszego zatrudnienia, świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy, które nie były brane pod uwagę przy ustalaniu prawa do wcześniejszej takiej nagrody,
• w przepisach płacowych wprowadzone zostaną nowe zasady przyznawania nagrody, przez co pracownik wcześniej zakwalifikuje się do przyznania kolejnej nagrody, tj. za kolejne 5 lat,
• jest wypłacona pracownikowi, który po rozwiązaniu stosunku pracy przechodzi na świadczenie przedemerytalne lub emeryturę (w niektórych przypadkach także na rentę inwalidzką) i któremu do nabycia kolejnej nagrody (z tytułu upływu kolejnych 5 lat) brakuje mniej niż 12 miesięcy.

Należy wskazać, że nagroda jubileuszowa wypłacona na rzecz pracownika przed terminem nabycia uprawnień do nagrody wynikającej z posiadania określonego stażu pracy, nie jest gratyfikacją jubileuszową przysługującą pracownikowi na dzień wypłaty świadczenia. To oznacza, że w sytuacji gdy pracodawca wypłaci nagrodę w innych okolicznościach, wartość wypłaconej nagrody stanowić będzie podstawę wymiaru składek ZUS. Tak też stwierdził ZUS Oddział w Lublinie w interpretacji z dnia 27 czerwca 2024 r. DI/200000/43/546/2024.

Z kolei ZUS Oddział w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z dnia 17 stycznia 2023 r., znak: DI/100000/43/1315/2022 wyjaśnił, że:

"(...) W sytuacji gdy prawo do nagrody wynika z indywidualnej decyzji pracodawcy (podejmowanej np. w stosunku do wybranej grupy pracowników), a nie z wewnętrznych przepisów regulujących zasady przyznawania nagród, określających stałe i klarowne zasady wypłaty nagrody oraz sposób obliczania jej wysokości lub gdy według zasad określających warunki przyznawania nagród będzie ona przysługiwała pracownikowi częściej niż co 5 lat, wysokość nagrody będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. (...)"

W tym zatem przypadku od świadczenia wypłaconego wspomnianym w pytaniu pracownikom pracodawca będzie zobowiązany opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Taka wypłata nie będzie wyłączona z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego.