ZUS od zaliczki na poczet przyszłej wypłaty

Pracownik może otrzymać część swojej pensji wcześniej, tj. przed obowiązującym w zakładzie pracy terminem wypłaty wynagrodzeń, jako zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia. Może to oczywiście wystąpić tylko na wniosek pracownika. Obciążenia składkowe do ZUS (także podatkowe) oblicza się wtedy od sumy wszystkich wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu, także wówczas, gdy wypłaty dotyczą zupełnie różnych okresów.

ZUS za pracownika

Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę pracodawca nalicza składki do ZUS (społeczne, zdrowotną i ewentualnie na FP, FS i FGŚP) od przychodu, w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskanego przez nią ze stosunku pracy. Przychód ze stosunku pracy powstaje w momencie każdej wypłaty bądź postawienia do dyspozycji pracownika m.in. świadczeń pieniężnych. Taki przychód powstaje więc także w razie wypłaty pracownikowi zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia.

Naliczając pracownikowi składki ubezpieczeniowe do ZUS, pracodawca powinien pamiętać, że w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za dany miesiąc wykazuje składki naliczone od wszystkich wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek - dokonanych pracownikowi lub postawionych do jego dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego te dokumenty rozliczeniowe dotyczą.

Jeśli pracodawca dokona pracownikowi kilku wypłat w danym miesiącu kalendarzowym, w różnych terminach oraz za różne okresy, to w raportach ZUS powinien wykazać składki ustalone od zsumowanej kwoty wszystkich wypłat. Taka sama zasada obowiązuje podczas ustalania zaliczki na pdof w razie dokonania pracownikowi kilku wypłat w jednym miesiącu.

Wypłata zaliczki i pensji

Od każdej wypłaty dokonanej pracownikowi (lub postawionej do jego dyspozycji) pracodawca jest zobowiązany naliczyć i pobrać składki ZUS. Analogicznie postępuje, obliczając zaliczkę na pdof. Zasada ta dotyczy więc również zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia. Wypłacając (lub stawiając do dyspozycji) pracownicze wynagrodzenia więcej niż raz w miesiącu (np. zaliczkowo i w ustawowym terminie), pracodawca - obliczając obciążenia z tytułu składek i podatku - każdą kolejną wypłatę powinien rozliczać narastająco, tj. łącznie z wypłatą wcześniejszą. W końcowym wyliczeniu zaliczki na pdof z tytułu wszystkich wypłat dokonanych w danym miesiącu zarówno koszty, jak i kwotę zmniejszającą podatek uwzględni w pojedynczej wysokości. Zastosowanie ich przy pierwszej wypłacie jest niezbędne, ponieważ pracodawca nie jest w stanie przewidzieć, czy będzie ona jedyną w danym okresie rozliczeniowym, czy będą następne wypłaty.

Dokonując pracownikowi w danym miesiącu kilku wypłat, składki ZUS i zaliczkę na pdof należy więc obliczyć, łącząc każdą kolejną wypłatę z wypłatami wcześniejszymi.

Obniżenie składki zdrowotnej

Jeżeli pojedyncza wypłata dokonana pracownikowi w danym miesiącu jest na tyle niska, że naliczona od niej kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne przewyższa wysokość zaliczki na pdof, to w takim przypadku pracodawca powinien obniżyć tę składkę do wysokości zaliczki na pdof. Należy pamiętać, że aby dokonać tego prawidłowo, trzeba składkę zdrowotną obniżyć do kwoty odpowiadającej kwocie zaliczki na pdof obliczonej na zasadach obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021 r. (a nie do kwoty faktycznej zaliczki na pdof wyliczonej na potrzeby podatkowe).

Zasadę tę należy również stosować podczas obliczania hipotetycznej zaliczki u osób, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 148, pkt 152-154 ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.), tj. osób korzystających z ulg podatkowych. W przypadku bowiem, gdy składka zdrowotna obliczona od przychodu wolnego od podatku dochodowego na podstawie powołanych przepisów ustawy o pdof jest wyższa od kwoty zaliczki ustalonej na dzień 31 grudnia 2021 r., którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód ubezpieczonego nie był zwolniony od podatku dochodowego na podstawie tych przepisów, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej kwoty.

Jednak w końcowym rozliczeniu (tj. od sumy wszystkich wypłat dokonanych w danym miesiącu) może się okazać, że obliczona przez pracodawcę składka na ubezpieczenie zdrowotne będzie niższa od zaliczki na pdof i w rezultacie obniżenie składki do wysokości zaliczki na pdof nie będzie konieczne (przykład).