Kiedy nie płaci się w 2025 r. odsetek za zwłokę do ZUS?

Składki ubezpieczeniowe należy opłacać w określonym terminie, tj. do 5., 15. lub 20. dnia następnego miesiąca, w zależności od formy prawnej danego płatnika. Jeśli płatnik się spóźni i opłaci składki po ustawowym terminie, wtedy do wpłacanej kwoty powinien doliczyć odsetki za zwłokę. Ich wartość zależy od długości okresu, jaki upłynął od wymagalnego terminu płatności składek do dnia dokonania wpłaty oraz od obowiązującej w danym okresie stopy procentowej. Jeśli jednak wyliczone odsetki z tytułu nieterminowej wpłaty składek ZUS nie przekroczą określonej kwoty, płatnik nie musi ich wpłacać. W 2025 r. obowiązuje nowa wysokość tego limitu.

Zasady naliczania odsetek

Podstawową sankcją (o charakterze obligatoryjnym) nakładaną na płatnika niewywiązującego się z terminowego regulowania należnych zobowiązań do ZUS, są odsetki za zwłokę. Taki płatnik jest zobowiązany - bez wezwania ZUS - do samodzielnego obliczania odsetek oraz ich wpłaty wraz z kwotą należności głównej.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.) odsetki za zwłokę nalicza się na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej (z wyłączeniem art. 56a tej ustawy, który dotyczy obniżonej stawki odsetek za zwłokę). Te same zasady naliczania odsetek za zwłokę stosuje się również do opłacanej nieterminowo składki zdrowotnej, jak i składek na FP, FS, FGŚP oraz FEP.

Odsetki za zwłokę nalicza się za każdy miesiąc odrębnie. Naliczanie odsetek rozpoczyna się od następnego dnia po dniu, w którym płatnik miał obowiązek ostatecznie dokonać wpłaty składek na rachunek bankowy ZUS. Natomiast ostatnim dniem, za który płatnik powinien naliczyć i zapłacić odsetki za zwłokę, jest dzień, w którym ureguluje on zaległość do ZUS (włącznie z tym dniem). Gdy termin płatności przypada na dzień wolny od pracy, wówczas terminem płatności jest pierwszy dzień przypadający po dniu wolnym. Do dni wolnych od pracy zalicza się sobotę, niedzielę i święta.

Jeżeli zadłużenie istniało w okresach, w których obowiązywały różne stawki odsetek za zwłokę, odsetki nalicza się odrębnie za każdy z tych okresów. Zaokrągleniu podlega dopiero suma kwot za poszczególne okresy.

Jeśli płatnik dokona nieterminowej wpłaty składek nieuwzględniającej odsetek za zwłokę, to w takim przypadku ZUS rozliczy taką wpłatę proporcjonalnie na pokrycie kwoty zaległych składek oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości z tytułu składek do kwoty odsetek za zwłokę. Od pozostałej do opłacenia części składek nadal należne są odsetki za zwłokę, liczone na ogólnych zasadach. Nie można opłacić po terminie samych składek, a po jakimś czasie opłacić oddzielnie odsetek za zwłokę.

Zaległe składki oraz odsetki za zwłokę płatnik powinien opłacić jednym przelewem na indywidualny numer rachunku składkowego (NRS).

Składki bez odsetek

Wykaz przypadków, w których płatnik składek nie płaci odsetek za zwłokę w razie nieterminowego uiszczenia składek ubezpieczeniowych z przyczyn leżących po stronie ZUS, jest zawarty w art. 23 ust. 1b-1c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (patrz ramka).

Jedną z takich sytuacji jest nieopłacenie w terminie składek spowodowane zastosowaniem się płatnika w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS. Przez sformułowanie "utrwalona praktyka interpretacyjna" należy rozumieć wyjaśnienia zakresu i sposobu stosowania przepisów dominujące w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez ZUS w takich samych stanach faktycznych lub w odniesieniu do takich samych zdarzeń przyszłych oraz w takim samym stanie prawnym.

ZUS zawiadamia płatnika o kwocie nieopłaconych w terminie składek z przyczyn leżących po stronie organu rentowego oraz o obowiązku ich opłacenia bez odsetek za zwłokę w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia. Jeśli płatnik nie ureguluje zobowiązania składkowego w tym terminie, odsetki za zwłokę zostaną naliczone za okres od dnia, w którym stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.

Niska kwota odsetek

Odsetki za zwłokę są należne zawsze, gdy płatnik opłaca do ZUS składki ubezpieczeniowe po terminie, oczywiście z wyjątkiem przypadków określonych w art. 23 ust. 1b-1c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepisy tej ustawy przewidują jednak, że w przypadku gdy kwota odsetek za zwłokę nie przekroczy określonego limitu, to wówczas się ich nie nalicza. Jak wynika bowiem z art. 23 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Taka sytuacja może wystąpić, gdy płatnik wpłaca zaległość składkową o małej wartości lub wpłata składek jest dokonywana krótko po obowiązującym płatnika terminie płatności.

W 2025 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4.666 zł. Oznacza to, że w 2025 r. płatnik składek nie powinien wpłacać do ZUS odsetek, których wysokość nie przekracza 46,66 zł.