Informacja do ZUS o ustalonym stopniu niepełnosprawności

W sytuacji gdy dane wykazane wcześniej przez płatnika składek (np. pracodawcę) w formularzu zgłoszenia m.in. pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS uległy zmianie, to informację o tym należy przekazać do organu rentowego. Dotyczy to również m.in. dostarczenia pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności przez pracownika.

Zatrudniliśmy pracownika, który posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Z jakim kodem tytułu ubezpieczenia mamy go w tej sytuacji zgłosić do ubezpieczeń w ZUS?

Zasadniczo zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS pracodawca dokonuje z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0. Tak jest w przypadku, gdy zatrudniona osoba nie posiada ustalonego prawa do renty lub emerytury oraz nie legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności. Natomiast informację o ustalonym dla pracownika stopniu niepełnosprawności pracodawca przekazuje do organu rentowego na druku ZUS ZUA, wpisując w nim odpowiedni kod cyfrowy w szóstym znaku kodu tytułu ubezpieczenia.

Kod tytułu ubezpieczenia składa się z 6 znaków, gdzie:

• cztery pierwsze znaki - oznaczają podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem,
• piąty znak - oznacza ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty,
• szósty znak - informuje o stopniu niepełnosprawności bądź jego braku.

Gdy pracodawca w szóstym znaku kodu tytułu ubezpieczenia poda cyfrę:

• 0 - wskazuje ona, że pracownik nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności lub nie przedłożył go płatnikowi składek,
• 1 - informuje ona o tym, że pracownik przedłożył pracodawcy orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności,
• 2 - oznacza, że pracownik przedłożył pracodawcy orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• 3 - dotyczy ona pracownika, który przedłożył pracodawcy orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• 4 - wskazuje ona pracownika, który przedłożył orzeczenie o niepełnosprawności wydane osobom do 16. roku życia.

Zatem, jeżeli wskazany w pytaniu pracownik nie posiada prawa do emerytury ani renty, pracodawca jest obowiązany zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 3.

Pracownik w dniu 9 października 2024 r. przedłożył w naszym zakładzie orzeczenie, które zostało wydane dnia 7 października 2024 r. i z którego wynika, że został zaliczony od 1 września 2024 r. do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Od jakiej daty w tej sytuacji mamy dokonać zmiany w kodzie tytułu ubezpieczenia w ZUS tej osoby?

Zmiany w kodzie tytułu ubezpieczenia dotyczącej stopnia niepełnosprawności pracodawca (jako płatnik składek) jest zobowiązany dokonać zasadniczo z datą od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał od pracownika stosowne orzeczenie (tu: od 10 października 2024 r.).

Jeżeli zatrudniony pracownik uzyska orzeczenie o niepełnosprawności w trakcie trwania stosunku pracy i podlegania z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w ZUS, to bezsprzecznie obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie o tym fakcie organ rentowy poprzez zmianę kodu tytułu ubezpieczeń takiej osoby na odpowiednim formularzu.

Jeśli informację o stopniu niepełnosprawności pracodawca otrzymał od pracownika w trakcie miesiąca, to po dokonaniu zmiany kodu tytułu ubezpieczenia, w imiennym raporcie ZUS RCA składanym za taki miesiąc, powinien wykazać pracownika w dwóch imiennych raportach ZUS RCA z należnymi kwotami składek wyliczonymi od podstawy ustalonej proporcjonalnie do ilości dni podlegania z danym kodem tytułu ubezpieczenia.

Organ rentowy pozwala jednak dokonać zmiany kodu tytułu ubezpieczenia takiej osobie od pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym pracodawca otrzymał informację od pracownika (w omawianym przypadku pracodawca mógłby to uczynić z datą od 1 listopada 2024 r.). W efekcie pracodawca uniknie konieczności wykazywania pracownika w dwóch raportach ZUS RCA.

Aby zmienić kod tytułu ubezpieczenia pracownika, pracodawca powinien:

• najpierw wyrejestrować go z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia, a następnie
• ponownie zgłosić go do nich na druku ZUS ZUA z nowym kodem, zawierającym już informację o posiadanym przez pracownika stopniu niepełnosprawności (tu: 01 10 0 2 - gdzie cyfra 2 oznacza umiarkowany stopień niepełnosprawności).

Taki tryb postępowania wynika z art. 36 ust. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zatrudniliśmy na podstawie umowy o pracę osobę, która pobiera rentę z ZUS (z tytułu częściowej niezdolności do pracy) i posiada jednocześnie umiarkowany stopień niepełnosprawności. Czy na formularzu ZUS ZUA powinniśmy zgłosić ją do ubezpieczeń w ZUS z kodem tytułu dla osoby pobierającej świadczenie rentowe czy posiadającej stopień niepełnosprawności?

W omawianym przypadku w kodzie tytułu ubezpieczenia wykazywanym w formularzu ZUS ZUA pracodawca (jako płatnik składek) powinien podać informację nie tylko o posiadanym przez pracownika prawie do renty, ale także o tym, że legitymuje się on umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Te wszystkie dane trzeba wykazać odpowiednio w piątym i szóstym znaku kodu tytułu ubezpieczenia, czyli podać jako kod 01 10 2 2.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497)

Rozporządzenie MRiPS z dnia 20.12.2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących... (Dz. U. z 2023 r. poz. 2032 ze zm.)