Przedłużenie umowy do dnia porodu a rozliczenie w ZUS

Umowa o pracę zawarta na czas określony z pracownicą będącą w ciąży przedłuża się, z mocy przepisów, jeśli umowa ta rozwiązałaby się po upływie 3. miesiąca ciąży. W takim przypadku stosunek pracy trwa do dnia porodu, w konsekwencji czego pracownica nabywa wtedy prawo do zasiłku macierzyńskiego. Za pierwszy dzień urlopu zasiłek macierzyński wypłaca pracodawca, w związku z czym powinien też naliczyć pracownicy składki emerytalno-rentowe.

Prawo do zasiłku

Przedłużenie umowy o pracę na czas określony do dnia porodu następuje na podstawie art. 177 § 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem umowa o pracę na czas określony oraz umowa na okres próbny przekraczający miesiąc, które uległyby rozwiązaniu po upływie 3. miesiąca ciąży, przedłużają się do dnia porodu. Nie przedłuża się natomiast w taki sposób umowy o pracę zawartej na czas zastępstwa, bez względu na to, kiedy przypada jej termin końcowy.

Na skutek przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu pracownica może skorzystać z zasiłku macierzyńskiego za cały okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego.

Zazwyczaj przed porodem kobieta przebywa na zwolnieniu lekarskim, za okres którego przysługuje jej odpowiednio:

• wynagrodzenie chorobowe - wypłacane przez pracodawcę lub
• zasiłek chorobowy - płatny przez uprawnionego pracodawcę lub przez ZUS.

Za okres przypadający po ustaniu zatrudnienia wypłaty zasiłku macierzyńskiego dokonuje wyłącznie ZUS. Jednak w razie przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu, pracodawca uprawniony do wypłaty świadczeń jest zobowiązany do wypłacenia pracownicy zasiłku macierzyńskiego za 1 dzień (w którym urodzi ona dziecko). Możliwe jest również, aby wypłaty zasiłku macierzyńskiego za ten dzień dokonał ZUS.

Wyrejestrowanie z ZUS

Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. W razie przedłużenia umowy do dnia porodu, dzień porodu jest zarówno ostatnim dniem trwania stosunku pracy, jak i ostatnim dniem, w którym pracownica jest objęta ubezpieczeniami w ZUS z tytułu zawartej umowy o pracę. Pracodawca powinien więc wyrejestrować ją z ubezpieczeń w ZUS dopiero od następnego dnia, w którym urodzi ona dziecko. Wyrejestrowania pracownicy z ubezpieczeń dokonuje się na druku ZUS ZWUA, w ciągu 7 dni od momentu ustania stosunku pracy.

Raporty ZUS

Jeśli pracodawca wypłaci pracownicy zasiłek macierzyński za 1 dzień, wtedy powinien jej też naliczyć składki emerytalno-rentowe w raporcie ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X. Osoba pobierająca zasiłek macierzyński podlega bowiem z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Podstawę wymiaru tych składek stanowi kwota wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Gdy pracodawca w miesiącu, w którym pracownica urodzi dziecko, wypłaca jej należności wynikające z umowy o pracę podlegające oskładkowaniu (np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy), naliczone od tej wypłaty składki (społeczne oraz zdrowotną) powinien wykazać również w raporcie ZUS RCA sporządzonym za pracownicę, ale z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X.

Wypłacone pracownicy świadczenia, np. zasiłek chorobowy czy macierzyński, pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA, za miesiąc, w którym dokonano jego wypłaty. Każde wypłacone świadczenie podaje się z odpowiednim kodem (np. 313 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego, 311 - zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego).

Jeśli zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, wtedy okres pobierania przez pracownicę zasiłku macierzyńskiego (jak i ewentualnego zasiłku chorobowego wypłaconego pracownicy przez ZUS przed porodem) pracodawca powinien wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, za który należało się to świadczenie, podając w nim jedynie kod tytułu ubezpieczenia pracownicy - 01 10 X X, okres pobieranego zasiłku, liczbę dni oraz odpowiedni kod świadczenia/przerwy.