Zgodnie z przepisami prawa pracy pracownikowi pensja należy się przynajmniej raz w miesiącu. Wypłata wynagrodzenia powinna następować w stałym i ustalonym z góry terminie. Jeśli jednak pracownik zawnioskuje o wcześniejszą wypłatę części wynagrodzenia, nie ma żadnych przeszkód, aby pracodawca wypłaty takiej dokonał. Wtedy jednak pracodawca może mieć problem z rozliczeniem składkowo-podatkowym.
Składki ubezpieczeniowe (społeczne i składkę zdrowotną oraz ewentualnie składki na FP, FS i FGŚP) pracodawca nalicza pracownikowi od przychodu zdefiniowanego w przepisach o pdof, uzyskanego ze stosunku pracy. Powstaje on w momencie każdej wypłaty bądź postawienia do dyspozycji pracownika m.in. świadczeń pieniężnych (także więc zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia).
Naliczając składki ZUS osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę należy pamiętać, że w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za dany miesiąc pracodawca nalicza składki ubezpieczeniowe od wszystkich wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek - dokonanych pracownikowi lub postawionych do jego dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego te dokumenty rozliczeniowe dotyczą.
W praktyce oznacza to, że dokonując pracownikom kilku wypłat w danym miesiącu kalendarzowym, w różnych terminach oraz za różne okresy, składki ubezpieczeniowe (także zaliczkę na pdof) trzeba naliczać od zsumowanej kwoty wszystkich wypłat. Od łącznej kwoty tych wypłat pracodawca powinien też naliczyć ewentualne składki na FP, FS i FGŚP.
Kalkulator wynagrodzeń dostępny jest w serwisie kalkulatory.gofin.pl.
W przypadku gdy np. na początku miesiąca pracodawca wypłaci pracownikowi przykładowo zaliczkę na poczet wynagrodzenia, a na koniec tego miesiąca pozostałą część pensji za dany miesiąc, składki do ZUS oraz zaliczkę na pdof powinien ustalić od łącznej kwoty tych wypłat.
Od każdej pracowniczej wypłaty (dokonanej lub postawionej do dyspozycji pracownika), czyli również zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia, pracodawca - jako płatnik składek i płatnik podatku dochodowego - ma obowiązek naliczyć i pobrać składki na ubezpieczenia społeczne oraz obliczyć i pobrać zaliczkę na pdof. Jeżeli pracodawca wypłaca (lub stawia do dyspozycji) wynagrodzenie ze stosunku pracy więcej niż raz w miesiącu (np. najpierw jako zaliczkę, a w ustawowym terminie pozostałą część pensji), to obliczając zaliczkę na pdof (także składki ZUS) każdą kolejną wypłatę powinien rozliczać narastająco, tj. łącznie z wypłatą wcześniejszą. W ten sposób w ostatecznym wyliczeniu zaliczki na pdof z tytułu wszystkich wypłat dokonanych w danym miesiącu zarówno koszty, jak i kwotę zmniejszającą podatek uwzględni w pojedynczej wysokości. Ponieważ pracodawca nie jest w stanie przewidzieć, ile wypłat dokona w danym okresie rozliczeniowym, zastosowanie ich przy pierwszej wypłacie jest więc konieczne.
Aby zatem prawidłowo naliczyć składki oraz zaliczkę na pdof, gdy w danym miesiącu jest dokonywanych kilka wypłat, obciążenia te należy ustalać od każdej dokonanej wypłaty, ale w sposób narastający, czyli każdą kolejną wypłatę należy łączyć z wypłatami wcześniejszymi. Dopiero podczas rozliczenia ostatniej dokonanej w danym miesiącu wypłaty nastąpi skorygowanie wcześniej przeprowadzonych rozliczeń składkowo-podatkowych. Tylko jeśli w taki sposób pracodawca przeprowadzi rozliczenia należności składkowych oraz podatku, będzie miał pewność, że kwoty należne do ZUS oraz urzędu skarbowego ustalił od sumy wszystkich wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu.
Przykład Spółka wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc w ostatnim roboczym dniu tego miesiąca. Zatrudnia pracownika (w wieku 33 lat), któremu wypłaca miesięczne wynagrodzenie w kwocie 6.600 zł. Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodów w wysokości 250 zł. Spółka jest uprawniona do stosowania kwoty zmniejszającej podatek. W dniu 13 sierpnia 2021 r. spółka wypłaciła pracownikowi na jego wniosek zaliczkę na poczet sierpniowego wynagrodzenia w kwocie 1.000 zł. Od wypłaty dokonanej 13 sierpnia br. spółka dokonała następujących obliczeń:
Wypłacając 31 sierpnia br. pozostałą część pensji w kwocie 5.600 zł, spółka obliczy należności do ZUS i US od łącznej kwoty wypłat, tj.:
* 802,45 zł - kwota netto zaliczki wypłaconej pracownikowi 13 sierpnia 2021 r. Od łącznej kwoty, tj. 6.600 zł, spółka naliczy również do ZUS składki społeczne finansowane z własnych środków oraz składki na FP, FS i FGŚP. |
|