Pracownik wykorzystuje nieodpłatnie samochód służbowy do celów prywatnych. Wartość tego świadczenia podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu. Jak należy pobrać składki ZUS, wpłatę do PPK oraz zaliczkę na podatek dochodowy finansowane przez pracownika od tego świadczenia, jeśli w danym miesiącu pracownik nie uzyskuje żadnych świadczeń pieniężnych?
Pracownik z tytułu wykorzystywania nieodpłatnie samochodu służbowego do celów prywatnych, uzyskuje przychód z nieodpłatnych świadczeń zaliczany do przychodów ze stosunku pracy. Przychód ten powstaje w miesiącu, w którym samochód ten pozostawał w dyspozycji pracownika, np. jeżeli pracownik nieodpłatnie wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych w czerwcu 2025 r., to w tym miesiącu uzyskał realną korzyść majątkową, a zatem w czerwcu 2025 r. powstał u niego przychód z nieodpłatnych świadczeń.
Generalnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W przychodzie tym nie uwzględnia się jednak m.in. rodzajów przychodów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), dalej zwane rozporządzeniem składkowym. W katalogu przychodów zawartych w tym rozporządzeniu nie został wymieniony przychód z tytułu używania przez pracownika nieodpłatnie samochodu służbowego do celów prywatnych. Jak wyjaśnił ZUS, omawiane świadczenie nie korzysta ze zwolnienia z oskładkowania na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego (por. np. interpretacja indywidualna ZUS w Lublinie z 5 czerwca 2017 r., znak WPI/200000/43/635/2017, interpretacja indywidualna ZUS w Gdańsku z 9 lipca 2019 r., znak DI/100000/43/561/2019).
Wartość pieniężną świadczenia z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, ustaloną zgodnie z art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof, pracodawca powinien więc uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Pracownik finansuje część składek na ubezpieczenia społeczne, tj. na ubezpieczenie emerytalne w wysokości 9,76% podstawy wymiaru, na ubezpieczenia rentowe w wysokości 1,5% podstawy wymiaru, na ubezpieczenie chorobowe w wysokości 2,45% podstawy wymiaru. Pracodawca jako płatnik składek oblicza części składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz całą składkę na ubezpieczenie chorobowe finansowane przez pracownika i po potrąceniu ich ze środków pracownika przekazuje do ZUS (art. 17 ust. 2 ustawy o sus). Pracownik w całości finansuje również składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru, którą oblicza, pobiera z dochodu pracownika i odprowadza do ZUS pracodawca (art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej).
Jeżeli w danym miesiącu pracownik uzyskuje świadczenia pieniężne i niepieniężne (tu świadczenie z tytułu nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych), to pracodawca od łącznej kwoty przychodu uzyskanego w danym miesiącu, stanowiącego podstawę wymiaru składek ZUS, oblicza i pobiera składki ZUS finansowane ze środków pracownika. W takim przypadku składki należne od świadczenia niepieniężnego zostają pobrane z wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia pieniężnego.
Problem pojawia się, gdy pracownik w danym miesiącu uzyskuje tylko świadczenie niepieniężne lub przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń powstaje po wypłacie wynagrodzenia za pracę lub innych świadczeń pieniężnych. Wówczas pracodawca nie ma z czego pobrać składek ZUS finansowanych przez pracownika. Przepisy ustawy o sus milczą na ten temat. W praktyce ZUS rozlicza się z płatnikiem i to od niego żąda zapłaty całości składek, dlatego gdy takie przypadki występują u pracodawcy, najlepiej jest ustalić z pracownikiem sposób opłacania składek ZUS, które powinny zostać przez niego sfinansowane, np. że będzie je wpłacał do kasy zakładu pracy.
Pracownik będący uczestnikiem PPK finansuje wpłatę podstawową w wysokości 2% wynagrodzenia. Może ona wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Ponadto pracownik - uczestnik PPK może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia. Tak wynika z art. 27 ust. 1-3 ustawy o PPK.
Przez wynagrodzenie, od którego ustala się wpłaty do PPK, rozumie się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, bez stosowania rocznego jej ograniczenia oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego (art. 2 ust. 1 pkt 40 ustawy o PPK). Odpowiedzi na pytanie: "Jak postąpić w sytuacji przyznania uczestnikowi PPK przez pracodawcę świadczenia niepieniężnego, które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu, jeśli uczestnik PPK - poza tym świadczeniem - nie otrzymał w tym miesiącu żadnego innego wynagrodzenia, z którego można dokonać potrącenia wpłat do PPK finansowanych przez tego uczestnika?" udzielił PFR na stronie internetowej www.moje.ppk.pl w zakładce "Zagadnienia prawne w zakresie ustawy o PPK".
Czytamy w niej, że: "(...) W sytuacji, kiedy uczestnik PPK nie otrzymał w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia poza świadczeniem niepieniężnym, stanowiącym podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podmiot zatrudniający jest zobowiązany do naliczenia i dokonania wpłat do PPK tylko tych finansowanych przez siebie. Podmiot zatrudniający nie będzie miał bowiem możliwości pobrania wpłat do PPK z wynagrodzenia uczestnika PPK, ponieważ takie wynagrodzenie nie zostanie uczestnikowi wypłacone w formie pieniężnej. (...)".
Pracodawca jako płatnik jest obowiązany obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niego przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego (art. 32 ust. 1 ustawy o pdof).
Zaliczkę na podatek dochodowy pracodawca oblicza od dochodu, za który uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy oraz wypłacone przez pracodawcę zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, po odliczeniu przysługujących pracownikowi kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy oraz potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne (art. 32 ust. 4 ustawy o pdof). Wartość świadczenia z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania w danym miesiącu samochodu służbowego do celów prywatnych, tak jak dla celów składkowych, pracodawca dolicza do wypłacanego pracownikowi w tym samym miesiącu wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia pieniężnego i od łącznej kwoty oblicza zaliczkę na podatek dochodowy.
Jeżeli jednak w danym miesiącu pracownik otrzymał tylko nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu albo świadczenie to uzyskał już po wypłacie wynagrodzenia za pracę (lub innego świadczenia pieniężnego), to tak jak w przypadku składek ZUS, nie ma z czego pobrać zaliczki na podatek dochodowy od nieodpłatnego świadczenia. W takiej sytuacji wartość nieodpłatnego świadczenia pracodawca powinien wykazać w informacji PIT-11 za dany rok, łącznie z innymi przychodami ze stosunku pracy. Nieodpłatne świadczenie zostanie opodatkowane w zeznaniu podatkowym pracownika. Należy bowiem zauważyć, że pracodawca w ciągu roku podatkowego pobiera tylko zaliczki na podatek dochodowy, a ostatecznego rozliczenia dokonuje pracownik w zeznaniu podatkowym składanym za dany rok.
Powyższe wyjaśnienia znajdują potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Krajowej Informacji Skarbowej (por. np. interpretacja indywidualna z 10 grudnia 2024 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.833.2024.1.AK).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
