Karty przedpłacone zasilane przez pracodawcę na dojazdy do pracy a składki ZUS - interpretacja ZUS

(interpretacja indywidualna ZUS Oddział w Gdańsku z 19 marca 2025 r., znak: DI/100000/43/124/2025)

Stan faktyczny

Przedsiębiorca przyznawał pracownikom dodatkowe świadczenie w postaci zasilanych przez niego kart przedpłaconych, na podstawie obowiązującego u niego regulaminu. Środki zgromadzone na karcie nie podlegały wypłacie w gotówce, a ich przeznaczenie ograniczone było do zakupu ściśle określonych usług transportowych związanych z dojazdem do pracy (m.in. biletów komunikacji miejskiej, pociągów regionalnych, przejazdów taxi, rowerów miejskich, pojazdów wynajmowanych na minuty). Pracownik partycypował w nabyciu tych usług. Karty przedpłacone miały ustalony miesięczny limit. Świadczenie to nie stanowiło elementu wynagrodzenia za pracę.

Przedsiębiorca uważał, że wartość przekazanych pracownikom kart nie stanowi dla nich podstawy wymiaru składek ZUS. O potwierdzenie słuszności swojego stanowiska wystąpił do organu rentowego.

Stanowisko ZUS

Organ rentowy nie zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy. Wskazał, iż podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Stanowi o tym § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316).

ZUS wyjaśnił, iż w myśl ww. przepisu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zostały wyłączone jedynie te przychody, które:

• wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• przybierają postać niepieniężną,
• mają charakter materialny, a więc nie stanowią ekwiwalentu w formie pieniężnej,
• umożliwiają korzystanie z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (transportu publicznego lub transportu organizowanego przez pracodawcę).

Organ rentowy wskazał, iż na podstawie tej regulacji ww. składki nie powinny być naliczane od przychodu, jaki pracownik uzyskuje korzystając z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, przez co należy rozumieć korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z transportu organizowanego przez pracodawcę. Przepis ten nie obejmuje natomiast ekwiwalentów pieniężnych z tytułu ponoszonych kosztów przejazdów do pracy środkami lokomocji, wypłacanych pracownikom przez pracodawcę.

Zdaniem organu rentowego, na podstawie wskazanego przepisu nie można wyłączyć z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kart przedpłaconych zasilonych określoną kwotą, przekazanych pracownikom z przeznaczeniem na zakup biletów lub jako zwrot poniesionych kosztów związanych z kupnem biletów. Kartę przedpłaconą należy uznać za rodzaj karty płatniczej zasilanej do określonej wartości. Jej rolą jest zapewnienie odbiorcy środków pieniężnych, bez konieczności wydawania (posiadających formę materialną) znaków pieniężnych (np. banknotów) lub znaków legitymacyjnych. Transakcje dokonywane przy jej użyciu są autoryzowane do wysokości salda na specjalnym technicznym rachunku, który należy zasilić przed jej użyciem. Taka karta nie musi być personalizowana, tj. nie zawsze umieszczane jest na niej imię i nazwisko użytkownika. Z technicznego punktu widzenia karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej, gdyż w identyczny sposób przebiega proces autoryzacji transakcji, ich ewidencji i rozliczeń. Zdaniem ww. organu, karty przedpłaconej nie należy utożsamiać z bonem, talonem lub też innym znakiem uprawniającym do wymiany na usługę lub towar (tj. formą niepieniężnego zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formą usług, przysparzającą pracownikowi korzyści materialnych).

W konsekwencji organ rentowy stwierdził, iż w omawianej sytuacji nie zostały spełnione przesłanki umożliwiające zastosowanie § 2 ust. 1 pkt 26 ww. rozporządzenia, co oznacza, że wartość kart przedpłaconych w części finansowanej przez pracodawcę nie korzysta ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne. Zdaniem tego organu, w tej sytuacji należy uznać, że pracownik otrzymuje świadczenie pieniężne, które powinno stanowić podstawę wymiaru ww. składek (oraz składki zdrowotnej, gdyż do jej ustalenia, co do zasady, stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ww. osób).