Pracownik otrzymuje dodatek stażowy w wysokości 500 zł, który jest wypłacany w całości bez względu na nieobecności w pracy. Dotychczas jego pełną kwotę uwzględnialiśmy w podstawie wymiaru składek ZUS. Obecnie okazało się, że postępowaliśmy nieprawidłowo, gdyż część przysługująca za okresy absencji zasiłkowych nie podlega oskładkowaniu. W związku z tym jak należy rozliczyć składki ZUS, jeśli pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości 5.000 zł i w lipcu br. przez 4 dni chorował, nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego?
W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne uwzględnieniu podlega wynagrodzenie za pracę i dodatek stażowy (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy o sus oraz art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Przy czym podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika (art. 81 ust. 6 ustawy zdrowotnej).
Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia wyłącza się m.in. przychody wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), dalej rozporządzenia składkowego. W punkcie 24 tego przepisu wymieniono składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.
Na mocy powołanego przepisu, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie stanowią składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikom za okres pobierania:
gdy z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu wyraźnie wynika prawo pracownika do tych świadczeń za ww. okresy. Jeśli takich uregulowań płacowych nie ma, przychody, które pracownik otrzymuje za okresy pobierania wymienionych świadczeń trzeba wliczyć do podstawy wymiaru składek ZUS.
Zwracamy uwagę! W podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (w przeciwieństwie do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - art. 18 ust. 2 ustawy o sus) uwzględnia się wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, o czym stanowi art. 81 ust. 5 ustawy zdrowotnej. Fakt ten nie ma wpływu na wyłączenie z tej podstawy składników wynagrodzenia wypłacanych pracownikowi obok wynagrodzenia za czas choroby. Dodatek stażowy wypłacany jest wprawdzie obok tego wynagrodzenia, ale z prawnego punktu widzenia nie jest jego częścią.
| Przykład |
Zakładamy, że pracownik przez cały lipiec br. (31 dni) chorował. Jest on wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 5.000 zł, a ponadto ma prawo do dodatku stażowego w wysokości 500 zł. Zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi u pracodawcy, dodatek stażowy przysługuje za dni, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy, za które ma prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego.
Wypłat wynagrodzeń za dany miesiąc pracodawca dokonuje 29. dnia danego miesiąca. Za lipiec br. pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe - 3.566,86 zł oraz dodatek stażowy w pełnej wysokości 500 zł. Wynagrodzenie chorobowe podlega uwzględnieniu wyłącznie w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Dodatek stażowy nie podlega oskładkowaniu.
W przypadku gdy pracownik chorował przez część miesiąca, to w podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się tylko części danego składnika przysługującej za okres choroby/ /opieki/macierzyństwa. Przepisy nie wskazują jak w takiej sytuacji ustalić tę kwotę. W tej sprawie nasze Wydawnictwo w dniu 29 sierpnia 2014 r. wystąpiło z pytaniem do ZUS, który 1 października 2014 r. wyjaśnił, że: "(...) Przepisy rozporządzenia, ani innych przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych nie regulują sposobu określenia przychodu należnego za okres, o którym mowa w wyżej wskazanym przepisie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Zatem to pracodawca powinien określić sposób ustalenia wysokości tego przychodu za w/w okres, w przepisach obowiązujących u niego, tzn. w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. W tym zakresie Zakład jest niewłaściwy.".
W praktyce występują dwie metody. Według pierwszej przy ustalaniu składnika wynagrodzenia wyłączonego z podstawy wymiaru składek ZUS stosuje się § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu. W myśl tego przepisu, składnik wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby (odpowiednio liczbę dni, za które przysługuje zasiłek/świadczenie rehabilitacyjne). Natomiast druga metoda polega na podzieleniu składnika wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i pomnożenie przez liczbę dni, za które pobierane jest wynagrodzenie chorobowe (odpowiednio zasiłek/świadczenie rehabilitacyjne).
Zgodnie z powołanym stanowiskiem ZUS, Czytelnik powinien określić w przepisach płacowych metodę ustalania kwoty składnika wynagrodzenia wyłączonej z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego.
| Przykład |
Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu, z tym że pracownik chorował przez 4 dni lipca. Za ten miesiąc uzyskał wynagrodzenie za pracę - 4.333,32 zł, wynagrodzenie chorobowe - 460,24 zł oraz dodatek stażowy - 500 zł.
W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne należy uwzględnić dodatek stażowy:
Przyjmując do ustalenia dodatku stażowego wyłączonego z oskładkowania metodę pierwszą, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota 4.766,64 zł, tj. 4.333,32 zł + 433,32 zł, natomiast na ubezpieczenie zdrowotne kwota 4.573,38 zł, tj. [(4.333,32 zł + 433,32 zł) - 653,50 zł] + 460,24 zł = 4.573,38 zł, gdzie kwota 653,50 zł to składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika.
Z kolei przyjmując do ustalenia dodatku stażowego wyłączonego z oskładkowania metodę drugą, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota 4.768,80 zł, tj. 4.333,32 zł + 435,48 zł, natomiast na ubezpieczenie zdrowotne kwota 4.575,24 zł, tj. [(4.333,32 zł + 435,48 zł) - 653,80 zł] + 460,24 zł = 4.575,24 zł, gdzie kwota 653,80 zł to składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika.
Zwracamy uwagę! Kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia/zasiłku/ /świadczenia nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, wykazuje się w raporcie ZUS RPA.
| Przykład |
Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za lipiec 2024 r. pracodawca wykaże pracownika:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
