Ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych bez składek ZUS

Z pracownikiem zamierzamy zawrzeć umowę o używanie w celach służbowych do jazd lokalnych własnego samochodu. Zwrot ponoszonych przez pracownika kosztów będzie następował w formie miesięcznego ryczałtu. Pracownik uzyskuje wynagrodzenie określone w stałej miesięcznej wysokości. Jak ustalić wysokość ryczałtu, aby nie podlegał składkom ZUS?

Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przy czym nie uwzględnia się w niej m.in. rodzajów przychodów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), dalej rozporządzeniu składkowym. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 tego rozporządzenia, oskładkowaniu nie podlega zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
• nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym wyżej przepisie, jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów. Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia, zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów, stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego: o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł, a o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 1,15 zł,
• dla motocykla - 0,69 zł,
• dla motoroweru - 0,42 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony (§ 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów), z tym że nie może on przekroczyć:

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

W określonych przypadkach limit kilometrów może być podwyższony (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów).

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Obliczony w powyższy sposób ryczałt za używanie samochodu osobowego (motocykla, motoroweru) będącego w posiadaniu pracownika dla celów służbowych w jazdach lokalnych jest zwolniony z oskładkowania. Podlega on jednak opodatkowaniu, chyba że spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof.

Pracodawca zgodnie z umową zawartą z pracownikiem dokonuje zwrotu kosztów używania przez niego dla potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w formie miesięcznego ryczałtu. Limit kilometrów pracodawca ustalił na 300 km (miasto liczy 90 tys. mieszkańców), a pojemność silnika pojazdu jest wyższa niż 900 cm³. W październiku br. pracownik uzyskał wynagrodzenie za pracę w wysokości 6.800 zł oraz ryczał w kwocie 345 zł (300 zł x 1,15 zł). W podstawie wymiaru składek ZUS uwzględnieniu podlega tylko wynagrodzenie za pracę.