Pracownik w lutym br. przebywał w zagranicznej podróży służbowej. Z tego tytułu otrzymał m.in. zwrot kosztów noclegu w wysokości 100% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, mimo że nie przedłożył rachunku za hotel. Świadczenie to w pełnej wysokości wyłączyliśmy z podstawy wymiaru składek ZUS i opodatkowania. Czy postąpiliśmy prawidłowo?
Podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), dalej rozporządzenia składkowego. Do takiej też wysokości świadczenia te są wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof.
Przepisy składkowe i podatkowe przy ustalaniu wysokości kwoty zwolnionej ze składek ZUS i odpowiednio od podatku dochodowego odsyłają do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Zgodnie z § 16 tego aktu prawnego, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Jeżeli jednak pracownik nie przedłożył rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
Zwracamy uwagę! Pracownik nie ma prawa do zwrotu kosztów noclegu, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają mu bezpłatny nocleg.
W świetle powołanych przepisów, ryczałt za nocleg jest wyłączony z oskładkowania oraz opodatkowania w wysokości 25% limitu. Jeśli pracodawca wypłacił go w wysokości wyższej, to nadwyżka podlega opodatkowaniu oraz uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
