Ujęcie w księdze kosztów z przełomu roku

Na przełomie roku mogą wystąpić problemy z przyporządkowaniem kosztów do właściwych lat podatkowych. W odniesieniu do kosztów zakupu towarów handlowych problem może się pojawić m.in. wtedy, gdy inny jest rok dostawy towarów i wystawienia faktury za ich zakup.

Pod koniec grudnia 2021 r. kupiliśmy towary handlowe, które zostały dostarczone do firmy w grudniu 2021 r. Jednak faktura dokumentująca zakup tych towarów została wystawiona 5 stycznia 2022 r. Do księgi podatkowej za który rok wpisać koszt zakupu tych towarów?

Zasadą jest, że przy prowadzeniu księgi podatkowej za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu będącego podstawą do ujęcia kosztu. Stanowi o tym art. 22 ust. 6b ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.). Jak wskazano w § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544), zakup towarów handlowych musi być wpisany do księgi podatkowej niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeśli zostały one dostarczone przed otrzymaniem faktury, generalnie zapisu dokonuje się w księdze w dacie ich otrzymania na podstawie sporządzonego w tym dniu opisu towaru lub zawierającej odpowiednie dane specyfikacji (§ 15 ust. 2 i ust. 4 rozporządzenia). Wpływająca później faktura jest następnie łączona z opisem (specyfikacją) i zasadniczo nie podlega ewidencji w księdze - chyba że zawiera różnicę w stosunku do wartości ujętej w kosztach, wtedy wprowadza się ją do księgi w dniu jej otrzymania. Zasady te obowiązują, gdy podatnik prowadzi księgę bieżąco. Jeżeli prowadzi ją na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, tj. dokonując zapisów do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, i towar handlowy oraz fakturę za ten towar otrzyma w tym samym miesiącu, opis (specyfikację) może dołączyć do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonać na podstawie faktury (§ 15 ust. 3 rozporządzenia).

W omawianym przypadku w momencie dostawy towarów podatnik nie dysponował fakturą. Nie wpłynęła ona też w tym samym miesiącu, co towary, tj. w grudniu 2021 r., gdyż została wystawiona w styczniu 2022 r. Zatem koszt zakupu towarów należało wpisać do księgi za grudzień 2021 r. w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" na podstawie opisu lub specyfikacji towarów, pod datą otrzymania towarów (przykład). Warto zauważyć, że towary te powinny były zostać wykazane w końcowym spisie z natury, jeśli na dzień 31 grudnia 2021 r. pozostawały na stanie.

Zakładając, że nie będzie różnicy w cenie zakupu towarów między opisem (specyfikacją) a fakturą wystawioną w styczniu 2022 r., fakturę tę należy jedynie podpiąć pod opis (specyfikację). Jeśli wystąpiłaby różnica, należy ją ująć w kolumnie 10 księgi za 2022 r. w dacie otrzymania faktury.

Zakupiłem towary handlowe i otrzymałem fakturę za ich zakup w grudniu 2021 r., natomiast dostawa towarów nastąpiła w styczniu 2022 r. Pod jaką datą ująć w księdze podatkowej koszt zakupu tych towarów?

Jeśli podatnik dysponuje fakturą zakupu towarów handlowych, to koszt związany z ich nabyciem wpisuje do księgi na jej podstawie, pod datą wystawienia faktury. Stąd w przypadku gdy przedsiębiorca otrzymał wystawioną w grudniu 2021 r. fakturę zakupu towarów, które dostarczono do jego firmy w styczniu 2022 r., to koszt zakupu towarów powinien wpisać do księgi w kolumnie 10 pod datą wystawienia faktury, tj. w grudniu 2021 r.

Trzeba dodać, że § 25 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nakazuje obejmować spisem także towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika. Zatem zakupione, ujęte na podstawie faktury w kosztach, lecz jeszcze niedostarczone do podatnika towary, należy wykazać w spisie sporządzonym na dzień 31 grudnia 2021 r.

W grudniu 2021 r. zakupiliśmy towary handlowe i ujęliśmy ich wartość w kosztach w kolumnie 10 księgi na podstawie faktury. Z powodu wad zwróciliśmy jednak część zakupionych towarów do sprzedawcy. Zwrotu dokonaliśmy w grudniu 2021 r., a fakturę korygującą z tego tytułu otrzymaliśmy w styczniu 2022 r. Jak ująć to zdarzenie w księdze?

Korekta kosztu wynikająca ze zwrotu towarów powinna zostać ujęta w księdze podatkowej w kolumnie 10 ze znakiem minus lub na czerwono pod datą otrzymania faktury korygującej od sprzedawcy, dokumentującej zwrot towarów - czyli w styczniu 2022 r. Tak wynika z art. 22 ust. 7c ustawy o pdof. Przy czym, jeśli w miesiącu otrzymania faktury korygującej łączna wartość poniesionych kosztów uniemożliwiłaby dokonanie korekty (lub części kwoty korekty) po stronie kosztów, w księdze trzeba wpisać kwotę korekty (lub pozostałą jej kwotę) ze znakiem dodatnim w kolumnie 8 "Pozostałe przychody" (por. art. 22 ust. 7d ustawy o pdof).

W sytuacji gdy nabywca odesłał zakupione towary w grudniu 2021 r., a fakturę korygującą z tego tytułu otrzymał w styczniu 2022 r., zwrócone towary powinien wykazać w spisie z natury na dzień 31 grudnia 2021 r. jako towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem.