Zakup artykułów spożywczych na drobne poczęstunki serwowane kontrahentom zakładu budżetowego

Zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), samorządowy zakład budżetowy odpłatnie wykonuje zadania, pokrywając koszty swojej działalności z przychodów własnych. Podstawą gospodarki finansowej samorządowego zakładu budżetowego jest roczny plan finansowy obejmujący przychody, w tym dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, koszty i inne obciążenia, stan środków obrotowych, stan należności i zobowiązań na początek i koniec okresu oraz rozliczenia z budżetem jednostki samorządu terytorialnego.

Jak wynika ponadto z art. 44 ust. 1 ww. ustawy, wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych m.in. w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Przypomnijmy, iż ponoszone przez samorządowy zakład budżetowy wydatki należy klasyfikować zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.). Przepisy tego rozporządzenia stanowią, iż w paragrafie 421 "Zakup materiałów i wyposażenia" ujmuje się zakup materiałów i wyposażenia związany z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostek, w tym m.in.: leków i środków opatrunkowych na wyposażenie apteczek, prasy. Z objaśnień do tego paragrafu wynika przy tym, iż nie zalicza się do niego m.in. zakupu środków żywności - zakup ten ujmowany jest w paragrafie 422 "Zakup środków żywności". Zgodnie zaś z opisem paragrafu 422, obejmuje on pełne wydatki na zakup produktów żywnościowych, w szczególności dla osób korzystających z internatów i stołówek, dla dzieci w żłobkach, klubach dziecięcych, u dziennych opiekunów i w przedszkolach, chorych w szpitalach, krwiodawców, podopiecznych w zakładach opiekuńczych, wychowanków zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich, uczestników obozów, więźniów, żołnierzy, z wyjątkiem wydatków na wyżywienie uczestników szkoleń, klasyfikowanych w paragrafach 455 i 470. Opłaty za wyżywienie obejmują odpowiednie podziałki dochodów. Paragraf ten obejmuje także wydatki na zakup i utrzymanie inwentarza żywego przeznaczonego do uboju na własne potrzeby wymienionych zakładów.

Nabywane przez zakład budżetowy artykuły w postaci kawy, herbaty czy cukru na drobne poczęstunki serwowane kontrahentom w siedzibie jednostki nie mają charakteru wyżywienia. Są to raczej materiały związane z funkcjonowaniem jednostki. Dlatego też - w naszej ocenie - wydatki związane z ich zakupem wskazane jest ujmować w paragrafie 421 "Zakup materiałów i wyposażenia". Potwierdza to wyjaśnienie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku z 8 lipca 2016 r., znak WIAS/0602/122/25/2016.

Obszerna baza wyjaśnień RIO dostępna jest w serwisie www.interpretacje.gofin.pl

Wydatki ponoszone na zakup artykułów spożywczych na drobne poczęstunki serwowane kontrahentom przychodzącym do jednostki księguje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej, poprzez ujęcie ich na koncie 401 "Zużycie materiałów i energii". Są to bowiem koszty ogólnogospodarcze lub administracyjne jednostki (związane z jej utrzymaniem i funkcjonowaniem).

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w takim zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Z art. 86 ust. 2a tej ustawy wynika z kolei, że przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego, oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

Oznacza to, iż obowiązkiem podatnika (tutaj: samorządowego zakładu budżetowego) w pierwszej kolejności jest przypisanie konkretnych wydatków do określonego rodzaju działalności, z którym wydatki te są związane. Podatnik ma zatem obowiązek odrębnego określenia, z jakim rodzajem działalności będzie związany podatek wynikający z otrzymanych faktur zakupu, czyli dokonania tzw. bezpośredniej alokacji. Jeżeli takie wyodrębnienie jest możliwe, podatnikowi przysługuje - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT - pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych ze sprzedażą opodatkowaną. Brak jest natomiast takiego prawa w stosunku do podatku naliczonego związanego z zakupem towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania czynności zwolnionych z opodatkowania oraz niepodlegających temu podatkowi. Z kolei, gdy przypisanie towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, zastosowanie znajdą przepisy art. 86 ust. 2a ustawy. Podatnikowi będzie wówczas przysługiwało prawo do częściowego obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur dokumentujących te wydatki - w oparciu o ustalony prewspółczynnik.

Przypomnijmy, iż prewspółczynnik wylicza się w oparciu o art. 86 ust. 2b-2h ustawy o VAT oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników (Dz. U. poz. 2193).