Wydatki na zakup szafek do szatni szkolnej w ewidencji księgowej i klasyfikacji budżetowej

Jesteśmy jednostką oświatową. W najbliższym czasie zamierzamy zakupić szafki do szatni szkolnej. Koszt jednego zestawu to 1.800 zł, a planujemy zakupić 25 takich zestawów za 45.000 zł. Jak zaksięgować taki zakup oraz jaką klasyfikację budżetową zastosować?

Jednostki budżetowe zobligowane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów szczególnych zawartych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), dalej zwanym rozporządzeniem w sprawie rachunkowości budżetowej. W zakresie kwalifikacji składników majątkowych do środków trwałych stosują regulacje określone w § 2 pkt 5 tego rozporządzenia. Wynika z nich, że przez środki trwałe rozumie się środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. W myśl zaś art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, za środki trwałe przyjmuje się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

W obszarze ewidencji majątku trwałego przydatne wskazówki zawiera ponadto Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11), w tym rozdział V. "Zasady tworzenia obiektów inwentarzowych". W myśl pkt 3.10 i 5.3 tego standardu, podstawową jednostką ewidencji środków trwałych jest obiekt inwentarzowy, zidentyfikowany numerem KŚT, posiadający określoną wartość początkową oraz okres i metodę amortyzacji. Co do zasady, powinien on samodzielnie spełniać określone funkcje w procesach wytwarzania wyrobów, świadczenia usług lub w czynnościach administracyjnych. Obiekt inwentarzowy może stanowić:

• pojedynczy obiekt inwentarzowy, jakim jest indywidualny środek trwały, posiadający cechy określone w ustawie o rachunkowości oraz wartość wyższą niż przyjęta przez jednostkę dolna granica wartości środka trwałego,
• zbiorczy obiekt inwentarzowy, w skład którego wchodzą dwa lub więcej środki trwałe.

Z kolei zbiorowy obiekt inwentarzowy mogą tworzyć:

• obiekty zespolone funkcjonalnie, w skład których mogą wchodzić środki trwałe różne co do rodzaju, ale pełniące swą funkcję łącznie (np. zespół urządzeń tworzących tomograf komputerowy),
• obiekty zespolone rodzajowo, w skład których mogą wchodzić środki trwałe identyczne lub podobne co do rodzaju (np. meble).

Według pkt 5.10 KSR nr 11 zbiorczy obiekt inwentarzowy zespolony rodzajowo tworzy się wtedy, gdy wszystkie rzeczowe składniki aktywów trwałych wchodzące w skład tego obiektu i stanowiące części składowe tego obiektu należą do tego samego rodzaju KŚT, są użytkowane w podobnych warunkach, spełniają zbliżone funkcje i nie zachodzi potrzeba ustalania amortyzacji odrębnie dla każdego z nich, jednorazowe odpisanie w koszty poszczególnych składników tego obiektu zniekształciłoby wynik finansowy. Zbiorczy obiekt inwentarzowy w postaci zestawu mebli mogą tworzyć zarówno różne meble, które stanowią wyposażenie jednego pokoju, gabinetu lub biura, jak i meble w jednym rodzaju (np. szafki do szatni szkolnej). Oznacza to, iż meble niewbudowane na stałe w konstrukcję budynku (meble wolnostojące) mogą stanowić odrębne środki trwałe podlegające amortyzacji jako pojedynczy lub zbiorczy obiekt inwentarzowy.

Co istotne - na mocy § 7 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej - meble i dywany mogą być, bez względu na wartość początkową, umarzane jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Stanowią one wówczas pozostałe środki trwałe ewidencjonowane na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe", a ich jednorazowe umorzenie obciąża konto 401 "Zużycie materiałów i energii". O stosowaniu takiego rozwiązania decyduje kierownik danej jednostki, zamieszczając stosowne postanowienia w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości przyjęte w tej jednostce.

Nie zawsze jednak meble muszą być ewidencjonowane na koncie 013. Jednostka może bowiem - na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - skorzystać z uproszczenia polegającego na tym, że składniki majątku posiadające cechy środków trwałych, ale nieprzekraczające określonej wartości początkowej, traktowane są jak materiały. Składniki te nie są wówczas ujmowane w ewidencji środków trwałych, tylko odnoszone bezpośrednio w koszty zużycia materiałów w miesiącu oddania ich do używania. W takim przypadku, dla potrzeb kontroli, wskazane jest objąć je jednak ewidencją ilościową (pozabilansową). Jest to dopuszczalne w przypadku drobnego wyposażenia o niewielkiej wartości, tzw. małocennego i tylko wówczas, kiedy zostanie to uregulowane w polityce rachunkowości jednostki.

Naszym zdaniem, w przypadku potraktowania zakupionych zestawów szafek do szatni szkolnej jako zbiorczego obiektu inwentarzowego, ich wartość (łącznie 45.000 zł) można ująć w księgach rachunkowych pytającej jednostki na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe", dokonując jednocześnie ich jednorazowego umorzenia. Natomiast jeśli każdy z nabytych zestawów szafek (o wartości 1.800 zł) zostanie potraktowany jako pojedynczy obiekt inwentarzowy, ich wartość można odnieść bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów w zespole 4 (bez ewidencjonowania ich na koncie 013) - oczywiście jeśli taki sposób ewidencji niskocennych składników majątku przewidziano w polityce rachunkowości jednostki.

Szczególne zasady obowiązujące jednostki sektora finansów publicznych (w tym jednostki budżetowe), wynikające z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm.), a także rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 513 ze zm.), zobowiązują te jednostki do grupowania wydatków w podziale na: wydatki bieżące i majątkowe. Zgodnie z powyższym rozporządzeniem, do klasyfikowania wydatków bieżących jednostek budżetowych służą paragrafy: 400 do 472, 474, 475, 477 do 481, 483 do 493 i 495 do 498. Do klasyfikowania wydatków majątkowych (inwestycyjnych) w tych jednostkach służy generalnie paragraf 605 "Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych" i 606 "Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych".

Wydatki majątkowe (paragrafy 605 i 606) przeznaczane są przy tym na sfinansowanie realizowanych przez jednostki budżetowe inwestycji lub zakupy środków trwałych niezaliczanych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty określonej w art. 16f updop, czyli od kwoty 10.000 zł, a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo lub gdy od nich nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych w przypadkach określonych w tej ustawie.

Natomiast zakup składników kwalifikowanych do pozostałych środków trwałych (ujmowanych na koncie 013), w stosunku do których jednostka dokonuje jednorazowych odpisów amortyzacyjnych, a także zakup materiałów (ujmowanych na koncie 401), powinien być finansowany z wydatków bieżących, tzn. z paragrafu 421 "Zakup materiałów i wyposażenia". W paragrafie tym ujmuje się bowiem zakup materiałów i wyposażenia związany z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostek. Stąd też, niezależnie od tego czy zakupione przez jednostkę szafki zostaną uznane za pozostałe środki trwałe (ewidencjonowane na koncie 013), czy za materiały (których wartość odnoszona jest bezpośrednio w koszty), poniesione na ich zakup wydatki wskazane jest ująć w paragrafie 421.