Ujęcie w księgach DPS kosztów ubezpieczenia budynku

Jak w księgach rachunkowych domu pomocy społecznej (jednostki budżetowej) ująć wydatek z tytułu ubezpieczenia budynku, gdy płatność została rozłożona na raty? Na jakim koncie kosztów zaksięgować takie ubezpieczenie? Polisa obejmuje okres od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r. Ewidencja kosztów prowadzona jest wyłącznie na kontach zespołu 4.

W jednostce budżetowej ewidencja księgowa wydatków związanych z zakupem polisy ubezpieczeniowej powinna przebiegać według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), dalej zwanym rozporządzeniem w sprawie rachunkowości budżetowej. W świetle tego rozporządzenia, koszty związane z ubezpieczeniem budynku powinny zostać zaksięgowane na koncie 409 "Pozostałe koszty rodzajowe". Jak wynika bowiem z opisu tego konta, służy ono do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.

W praktyce umowy ubezpieczeniowe najczęściej zawierane są na okres dwunastu miesięcy. Najczęściej są one podpisywane w trakcie roku kalendarzowego i dotyczą dwóch lat budżetowych. Z tego też powodu koszty wynikające z umowy ubezpieczenia powinny być rozliczane w czasie za pomocą konta 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów". Konto to służy bowiem m.in. do ewidencji kosztów przyszłych okresów, tj. rozliczeń międzyokresowych czynnych.

Jak wynika zaś z art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Jednostka może jednak w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeśli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W ramach uproszczeń dopuszczalne jest jednorazowe zaliczanie w danym okresie sprawozdawczym całości kosztów dotyczących tego okresu. Ponadto, w wyjątkowych sytuacjach, gdy kwoty wynikające z polisy są niewielkie, jednorazowy odpis kosztów może dotyczyć całego okresu trwania umowy ubezpieczenia.

Jeśli zatem w sytuacji opisanej w pytaniu koszt ubezpieczenia budynku stanowi kwotę istotną, to jednostka powinna rozliczyć go w okresie trwania umowy, ustalając odpisy miesięczne, tzn. dzieląc poniesiony wydatek na ilość miesięcy, których koszt dotyczy, i odnosząc w każdym miesiącu taką samą wartość w koszty. Natomiast w przypadku, gdy kwota tych kosztów jest nieistotna, jednostka może przyjąć uproszczenie polegające na tym, że koszty czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów:

• nie będą rozliczane co miesiąc, a jedynie w latach, których dotyczą,
• będą odnoszone w koszty w momencie poniesienia, bez rozliczania ich w czasie.

Warto przy tym zaznaczyć, iż sposób rozliczeń pomiędzy stronami umowy ubezpieczeniowej, tj. płatność ratalna czy płatność jednorazowa, pozostaje bez wpływu na ewidencję księgową kosztów ubezpieczenia.

Przykład

Koszty ubezpieczenia rozliczane w czasie w równych miesięcznych ratach

I. Założenia:

1. Jednostka budżetowa (dom pomocy społecznej) wykupiła polisę ubezpieczeniową budynku. Polisa obejmuje okres 12 miesięcy, tj. od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r. Składka ubezpieczenia wynosi: 14.400 zł.
2. Jednostka opłaciła pierwszą ratę ubezpieczenia w wysokości: 7.200 zł przelewem w dniu 31 stycznia 2025 r., a drugą w sierpniu 2025 r.
3. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, koszty ewidencjonuje się tylko na kontach zespołu 4, a koszty ubezpieczeń rozlicza się w czasie w równych miesięcznych ratach.
4. Dla uproszczenia w przykładzie w księgach 2025 r. zaprezentowano odpis miesięczny tylko za luty 2025 r.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2025 r.

B. Zapisy w księgach 2026 r.

Przykład

Koszty ubezpieczenia rozliczane w czasie w podziale na lata

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że koszty ubezpieczenia dotyczące dwóch lat obrotowych (budżetowych) w części dotyczącej bieżącego roku jednostka odniosła jednorazowo w koszty, a w części dotyczącej następnego roku - jednorazowo w styczniu kolejnego roku.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2025 r.

B. Zapisy w księgach 2026 r.

Przykład

Koszty ubezpieczenia rozliczane jednorazowo, bez rozliczania w czasie

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że koszty ubezpieczenia są dla jednostki nieistotne i zgodnie z polityką rachunkowości odnoszone są w koszty bez rozliczania w czasie.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: