Ewidencja księgowa i klasyfikacja paragrafowa opłaty abonamentowej oraz opłat z tytułu zastępstwa procesowego

W jaki sposób ująć w księgach agencji wykonawczej roczną opłatę abonamentową, którą jako państwowa osoba prawna zobowiązani będziemy wnieść w 2018 r. na rzecz Prokuratorii Generalnej RP tytułem pokrycia przyszłych opłat za wykonywanie zastępstwa procesowego i sporządzenie opinii prawnej?

Instytucję rocznej opłaty abonamentowej oraz opłat z tytułu wykonywania zastępstwa procesowego przez Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej określają przepisy ustawy z dnia 15 grudnia 2016 r. o Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2016 r. poz. 2261) oraz wydane na postawie tej ustawy rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 maja 2017 r. w sprawie osób prawnych zastępowanych przez Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej oraz opłat ponoszonych za usługi prawne świadczone przez Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej, a także opłat za przeprowadzenie postępowania przed Sądem Polubownym przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 938), dalej zwane rozporządzeniem z dnia 11 maja 2017 r.

Z przepisów art. 12 ww. ustawy wynika, że Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej (RP) może wykonywać zastępstwo:

• innych niż Skarb Państwa państwowych osób prawnych,
   
• osób prawnych z udziałem Skarbu Państwa,
   
• osób prawnych z udziałem państwowych osób prawnych.

Prokuratoria Generalna RP wykonuje zastępstwo osób prawnych określonych w przepisach rozporządzenia z dnia 11 maja 2017 r. lub w poleceniu Prezesa Rady Ministrów, zwanych osobami zastępowanymi. Zastępstwo tych osób wykonywane jest, aż do zakończenia sprawy przed:

• sądami powszechnymi - w sprawach cywilnych rozpoznawanych w pierwszej instancji przez sąd okręgowy,
   
• sądami polubownymi - w sprawach, w których wartość przedmiotu sprawy przekracza kwotę 5.000.000 zł.

Zastępstwo to jest w przypadku państwowych osób prawnych - obowiązkowe, zaś w przypadku osób prawnych z udziałem Skarbu Państwa oraz osób prawnych z udziałem państwowych osób prawnych jest wykonywane za zgodą, która ma charakter generalny.

Wykonywanie zastępstwa osoby zastępowanej jest odpłatne. Osoba zastępowana jest obowiązana do uiszczenia na rzecz Skarbu Państwa - Prokuratorii Generalnej opłaty w sposób i w wysokościach określonych w rozporządzeniu z dnia 11 maja 2017 r. Z § 5 tego rozporządzenia wynika w szczególności, że osoba zastępowana uiszcza za wykonywanie zastępstwa oraz za wydawanie opinii prawnych, za rok kalendarzowy, opłatę, zwaną roczną opłatą abonamentową, w wysokości:

• 50.000 zł - w przypadku osoby, o której mowa w części I w grupie E załącznika do rozporządzenia,
   
• 100.000 zł - w przypadku osoby, o której mowa w części I w grupie F załącznika do rozporządzenia,
   
• 200.000 zł - w przypadku osoby, o której mowa w części I w grupie G załącznika do rozporządzenia.

Wysokość opłat za wykonywanie zastępstwa osoby zastępowanej, w pierwszej instancji w sprawach majątkowych, uzależniona jest od wartości przedmiotu sprawy i np. w sytuacji, gdy wartość przedmiotu sprawy znajduje się w przedziale powyżej 2.000.000 zł do 5.000.000 zł opłata wynosi 30.000 zł (§ 6 ww. rozporządzenia z dnia 11 maja 2017 r.). Opłaty ustalone na podstawie tego przepisu są pokrywane z uiszczonej przez osobę zastępowaną rocznej opłaty abonamentowej do wysokości tej opłaty. Wykorzystanie rocznej opłaty abonamentowej oblicza się w ten sposób, że od kwoty uiszczonej rocznej opłaty abonamentowej odejmuje się kolejno opłaty za wykonywanie zastępstwa i sporządzenie opinii prawnych w danym roku kalendarzowym. W zakresie przewyższającym wysokość uiszczonej rocznej opłaty abonamentowej osoba zastępowana, co do zasady, uiszcza brakującą opłatę.

Osoba zastępowana zobowiązana jest do uiszczenia rocznej opłaty abonamentowej z góry do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego. Jeżeli w danym roku kalendarzowym Prokuratoria Generalna nie wykonywała na rzecz osoby zastępowanej czynności zastępstwa i nie wydała ani jednej opinii prawnej, roczna opłata abonamentowa ulega zaliczeniu na poczet rocznej opłaty należnej na kolejny rok kalendarzowy (por. § 8 ww. rozporządzenia).

Do ww. opłat dolicza się należny VAT (por. § 3 ww. rozporządzenia). Opłaty te należy wpłacić - na podstawie § 4 ww. rozporządzenia - na rachunek bankowy Urzędu Prokuratorii Generalnej - subkonto dochodów budżetu państwa.

Roczną opłatę abonamentową za 2017 r. należało uiścić w wysokości 50% stawki określonej w § 5 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia w terminie do dnia 31 sierpnia 2017 r. Obowiązek taki wynika z § 12 ww. rozporządzenia.

Przy czym przedmiotowe rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 lipca 2017 r.

Z punktu widzenia przepisów o rachunkowości uiszczana przez jednostkę (w tym przypadku - agencję wykonawczą) na rzecz Skarbu Państwa - Prokuratorii Generalnej RP opłata abonamentowa z tytułu wykonywania zastępstwa procesowego oraz za wydawanie opinii prawnej w danym roku kalendarzowym, powinna być ujmowana w księgach rachunkowych jednostki z uwzględnieniem:

• określonej w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości zasady współmierności, która stanowi, że na wynik finansowy wpływają uzyskane w roku obrotowym przychody oraz odpowiednie, konieczne dla osiągnięcia tych przychodów, a więc współmierne do nich, koszty rzeczywiście poniesione, zarówno zafakturowane i opłacone, zafakturowane lecz nieopłacone lub nawet nienotyfikowane i tylko oszacowane; skutkiem zastosowania zasady współmierności są m.in. rozliczenia międzyokresowe, w tym czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów,
   
• art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który określa, że jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych,
   
• faktu, że dokonując czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów należy kierować się nadrzędnymi zasadami rachunkowości, a w szczególności zasadą istotności (art. 8 ust. 1 ww. ustawy) i ostrożności (art. 7 ust. 1 ww. ustawy).

Przypominamy, iż dokonywanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów polega na przesunięciu w całości lub części na następny okres sprawozdawczy już poniesionych wydatków z tytułu zakupu lub wykonania na własne potrzeby usług, które staną się kosztem przyszłego okresu. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Przy czym czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów. Małe i nieistotne kwoty kosztów, nawet jeżeli dotyczyłyby kilku okresów sprawozdawczych, nie powinny być rozliczane w czasie. Nie wpływają one bowiem na jasny i rzetelny obraz jednostki. Z uwagi na zasadę ostrożności koszty te nie powinny być rozliczane w zbyt długim czasie. Należy przy tym pamiętać, że informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne. Najważniejszym jednak warunkiem, aby koszty mogły być rozliczane w czasie, jest spełnienie wymogu zaliczenia ich do aktywów, w tym w szczególności możliwość wiarygodnego ustalenia ich kwoty oraz przynoszenie w przyszłości korzyści jednostce. Zatem każdy tytuł czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów powinien być rozpatrywany w aspekcie definicji aktywów. Koszty niespełniające tych kryteriów należy rozliczać w danym okresie sprawozdawczym.

Oznacza to, że w sytuacji spełnienia powyższych warunków przedmiotową opłatę abonamentową należy ująć w księgach rachunkowych agencji wykonawczej w dacie jej poniesienia, zapisem:

Z kolei wykonane przez Prokuratorię Generalną RP usługi, skutkujące powstaniem kosztów zastępstwa procesowego, należy zaksięgować - na podstawie informacji otrzymanej z Prokuratorii Generalnej RP - zapisem:

Natomiast usługi polegające na wydawaniu opinii prawnych należy ująć zapisem:

Jak postąpić w odniesieniu do faktur otrzymanych w lipcu 2017 r., wystawionych przez Prokuratorię Generalną RP za wykonanie zastępstwa procesowego w sprawie toczącej się przed sądem? Wynikająca z faktur wartość przekracza wartość opłaty, która zostanie wniesiona. W tym przypadku otrzymaliśmy w pierwszej kolejności faktury za wykonanie zastępstwa procesowego, a dopiero po uiszczonej opłacie wystawiona zostanie faktura za opłatę abonamentową.

W sytuacji gdy wartość wynikająca z faktur wystawionych przez Prokuratorię Generalną RP z tytułu wykonanych w 2017 r. usług, dotyczących zastępstwa procesowego, przewyższa wartość jeszcze nieuiszczonej na tę okoliczność opłaty abonamentowej, jednostka ujmuje wyłącznie wartość tej faktury, zapisem:

Spłatę powstałego z tego tytułu zobowiązania ujmuje się według zasad ogólnych, zapisem:

W którym paragrafie klasyfikacji budżetowej należy wykazać wydatek związany z opłatą abonamentową, jak i zapłatą faktur za zastępstwo procesowe?

W kwestii dotyczącej stosowania paragrafów klasyfikacji budżetowej dla opłaty abonamentowej oraz opłat z tytułu wykonywania zastępstwa procesowego zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 39 ust. 4 pkt 1 i ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.).

Ujednolicone przepisy prawne, w tym ustawa o finansach publicznych, dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Należy zauważyć, że z przepisów ustawy o Prokuratorii Generalnej RP oraz rozporządzenia z dnia 11 maja 2017 r. wynika, że roczną opłatę abonamentową uiszcza się za wykonywanie zastępstwa oraz wydawanie opinii prawnych, a ponadto Prokuratoria Generalna RP wydaje opinie prawne na zlecenie osoby zastępowanej, w szczególności opiniuje projekty umów, ugód oraz jednostronnych czynności prawnych. Mimo, iż czynności te wyszczególniane są odrębnie, to jednak zasadnym wydaje się być, naszym zdaniem, zaklasyfikowanie wydatków z tytułu uiszczenia opłaty abonamentowej w jednym paragrafie, tj. w paragrafie 461 "Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego". Zgodnie bowiem z załącznikiem nr 4 "Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków (z objaśnieniami)" do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, w paragrafie tym ujmuje się w szczególności koszty zastępstwa prawnego i procesowego.