Kontrola dokumentów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych

Na dokumentach księgowych szkoły (jednostki budżetowej) widnieją podpisy głównego księgowego i dyrektora szkoły. Czy dla bezpieczeństwa wykonywania operacji nie powinno być na nich podpisu trzeciej osoby?

Z przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości wynika, iż każdy dokument księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Wymóg ten odnosi się przy tym do wszystkich rodzajów dowodów księgowych wymienionych w art. 20 ust. 2–4 ww. ustawy, czyli zarówno do tych, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej, jak i do dowodów: zbiorczych, korygujących poprzednie zapisy, zastępczych oraz rozliczeniowych. Ustawa o rachunkowości w art. 21 ust. 1a dopuszcza możliwość niezamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ww. art. 21 ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Przy czym jednostki sektora finansów publicznych – w tym jednostki budżetowe – powinny uwzględnić przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), które określają szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania i dokumentowania kontroli wstępnej dowodów księgowych w odniesieniu do kontroli sprawowanej przez głównego księgowego. W świetle art. 54 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych, główny księgowy powinien dokonywać wstępnej kontroli:

• zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
   
• kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Dowodem dokonania tej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo. Podpis złożony przez głównego księgowego oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki oraz że nie zgłasza on zastrzeżeń do:

• przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,
   
• kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji.

Ponieważ z dyspozycji art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych wynika, że podpis głównego księgowego jest składany obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza to, że zanim dowód księgowy zostanie przedstawiony do kontroli głównemu księgowemu, powinien już wcześniej zostać skontrolowany przez upoważnionych pracowników jednostki organizacyjnej. Kontrola ta obejmuje trzy aspekty: merytoryczny, formalny i rachunkowy. W praktyce przyjęło się, że jest ona dokonywana przez różnych pracowników, tzn. kontrola pod względem merytorycznym – przez pracowników komórki odpowiedzialnej za realizację zadania, a kontrola pod względem formalnym i rachunkowym – przez pracowników komórki (działu) księgowości. Dowodem dokonania przez upoważnionych pracowników kontroli w przedstawionym zakresie jest ich podpis składany na dokumencie księgowym.

Sprawdzony przez poszczególnych pracowników dokument jest przekazywany do głównego księgowego jednostki. Do niego bowiem należy ostateczna weryfikacja dokumentów księgowych (ocena ich prawidłowości) przed zatwierdzeniem realizacji operacji gospodarczych przez kierownika jednostki (lub inną upoważnioną przez niego osobę).

Co istotne, główny księgowy nie może zatwierdzać do wypłaty żadnych dowodów księgowych. Zatwierdzać do wypłaty może jedynie kierownik jednostki (lub wyraźnie do tego upoważniony inny pracownik). W procesie wydatkowania środków publicznych obowiązuje bowiem zasada rozdzielenia funkcji dysponenta środków publicznych od wykonawcy wydawanych przez niego dyspozycji. Do obowiązków głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych należy jedynie wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi. Dysponentem środków publicznych jest zaś kierownik jednostki odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej (art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych).

W przypadku szkół, dla których organem prowadzącym jest jednostka samorządu terytorialnego, za wykonywanie całości obowiązków w zakresie gospodarki finansowej jednostki odpowiada dyrektor szkoły, który kieruje działalnością szkoły, reprezentuje ją na zewnątrz oraz dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie, a także może organizować administracyjną, finansową i gospodarczą obsługę szkoły (art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty – Dz. U. nr 256, poz. 2572 ze zm.).

Więcej na temat rachunkowości jednostek oświatowych można przeczytać w serwisie www.serwisbudzetowy.pl

W większych jednostkach, w których do obsługi finansowo-księgowej zatrudnionych jest kilka osób wskazane jest w pierwszej kolejności sprawdzenie dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez wyznaczonych pracowników, następnie dokonanie wstępnej kontroli przez głównego księgowego i zatwierdzenie tych dokumentów do wypłaty przez kierownika jednostki – w tym przypadku dyrektora szkoły. Natomiast w przypadku małej jednostki, gdzie zadania z zakresu czynności finansowo-księgowych wykonywane są wyłącznie przez jedną osobę (głównego księgowego), czynności związane ze sprawdzeniem dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i jednocześnie wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych mogą być wykonywane wyłącznie przez głównego księgowego. W takiej sytuacji na dokumentach księgowych widnieć będą podpisy dwóch osób, tzn. głównego księgowego i kierownika jednostki (tutaj: dyrektora szkoły).