Zatrudniamy pracownicę, która w 2012 r. nie przepracowała 6 miesięcy z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim. W związku ze zmianą przepisów powinniśmy wypłacić jej zaległą za 2012 r. trzynastkę. W jakim terminie musimy tego dokonać? Jak zaksięgować to zdarzenie? Księgi rachunkowe za 2012 r. są już przecież zamknięte.
Przepisy ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.) stanowią, iż pracownik sfery budżetowej nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Przysługuje mu wówczas świadczenie w pełnej wysokości. Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. Przepracowanie takiego okresu nie jest jednak wymagane w przypadkach określonych w art. 2 ust. 3 tej ustawy, wśród których od 29 czerwca 2013 r. - na mocy ustawy z dnia 10 maja 2013 r. o zmianie ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. poz. 746) - wymienia się także okres:
Zgodnie z postanowieniami ustawy nowelizującej, do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej, przysługującego za rok 2012, stosuje się nowe regulacje.
Wynagrodzenie roczne niewypłacone w ciągu pierwszych trzech miesięcy 2013 r. pracownikom, którzy w 2012 r. nie przepracowali co najmniej 6 miesięcy z powodu przebywania m.in. na urlopie macierzyńskim, należy wypłacić nie później niż w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej, czyli do 29 września 2013 r. |
Naliczone przez jednostkę dodatkowe roczne wynagrodzenie w postaci tzw. trzynastki zarachowuje się - zgodnie z zasadą memoriału - w koszty roku, którego dotyczy. Nie ma tutaj znaczenia fakt, iż jest ono naliczane i wypłacane w roku następnym. Koszt tzw. trzynastki za rok 2012 wraz z pochodnymi powinien więc zostać generalnie ujęty w księgach tego właśnie roku (pod datą 31 grudnia). Jednak wynagrodzenie dodatkowe za rok 2012 niewypłacone w pierwszych trzech miesiącach roku 2013 pracownikom, którym przysługuje ono według nowych przepisów, nie może zostać wprowadzone do ksiąg rachunkowych roku poprzedniego. Jak bowiem słusznie zauważyła pytająca jednostka, księgi rachunkowe za ten rok są już zamknięte. Obowiązujące pytającą jednostkę przepisy rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości budżetowej stanowią, iż ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Dla celów bilansowych wynagrodzenie dodatkowe za 2012 r. pracownicy korzystającej w 2012 r. z urlopu macierzyńskiego wskazane jest w przedstawionej sytuacji zarachować do ksiąg roku bieżącego (tzn. 2013 r.). |
Ewidencja operacji związanych z naliczeniem, ujęciem i wypłatą zaległej trzynastki w księgach 2013 r. może przebiegać następująco:
1. Naliczone wynagrodzenie brutto według listy płac: |
- Wn konto 404 "Wynagrodzenia", - Ma konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". |
2. Naliczone składki z tytułu ubezpieczeń finansowane przez pracownika: |
- Wn konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne". |
3. Naliczona zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: |
- Wn konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 225 "Rozrachunki z budżetami". |
4. Naliczenie składek z tytułu ubezpieczeń finansowanych przez zakład pracy: |
- Wn konto 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", - Ma konto 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne". |
5. Wypłata zaległej trzynastki w kwocie netto: |
- Wn konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 130 "Rachunek bieżący jednostki". |
6. Przelew składek do ZUS: |
- Wn konto 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne", - Ma konto 130 "Rachunek bieżący jednostki". |
7. Przelew zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do urzędu skarbowego: |
- Wn konto 225 "Rozrachunki z budżetami", - Ma konto 130 "Rachunek bieżący jednostki". |
|