"Odzyskanie" premii, która stała się nienależna po jej wypłacie

Według postanowień regulaminowych, nabycie prawa do miesięcznej premii zależy od realizacji celów sprzedażowych oraz braku zasadnych reklamacji złożonych przez klientów. Jej wypłata następuje po zamknięciu miesiąca. Ponieważ reklamacje często wpływają z opóźnieniem, zdarza się, że pracownik otrzymał już premię za miesiąc, którego reklamacja dotyczy. Czy można pozbawić pracownika premii należnej za kolejny miesiąc, w którym uznano reklamację za zasadną, wprowadzając odpowiednie zapisy do regulaminu?

Premia jest fakultatywnym składnikiem wynagrodzenia, którego wprowadzenie, warunki nabycia i wypłaty zależą od pracodawcy (art. 78 § 2 K.p.). Może zapewnić ją pracownikom w ich umowach o pracę lub w przepisach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie wynagradzania albo premiowania. Premia ma charakter roszczeniowy, co oznacza, że pracownik może żądać jej przyznania i wypłaty, gdy spełni ustalone kryteria (skonkretyzowane i zobiektywizowane, co pozwala na ich zweryfikowanie) jej uzyskania. Na prawo do premii i jej wysokość wpływają tzw. reduktory, czyli przesłanki prowadzące do jej pozbawienia albo obniżenia (por. m.in. wyrok SN z 22 marca 2022 r., sygn. akt I PSKP 73/21).

Czytelnik zagwarantował pracownikom prawo do premii miesięcznej po spełnieniu warunku realizacji celów sprzedażowych. Jednocześnie przewidział reduktor pozbawiający uprawnienia tego składnika płacowego w postaci zasadnych reklamacji. Wystąpienie tego reduktora już po wypłacie premii powoduje, że pracownik staje się bezpodstawnie wzbogacony (art. 405 K.c. w zw. z art. 300 K.p.). Pracodawca może zatem żądać zwrotu wypłaconej premii jako świadczenia nienależnego, o jakim mowa w art. 410 § 2 K.c. Przepis ten definiuje świadczenie nienależne jako wypłacone, mimo że:

• ten (tu pracodawca), kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby (tu pracownika), albo
• podstawa świadczenia odpadła (u Czytelnika wystąpił reduktor pozbawiający premii) lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia.

Zwracamy uwagę! Pracownik może uchylać się od zwrotu nienależnej premii, zasłaniając się jej wydaniem (art. 409 K.c.) i/lub zasadnością, skoro otrzymał ją od pracodawcy, tj. podmiotu profesjonalnego posługującego się wyspecjalizowanymi służbami. Jednak nie wtedy, gdy powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu (por. wyroki SN z 7 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 408/00, OSNP 2003/13/305 i z 20 czerwca 2001 r., sygn. akt I PKN 511/00, OSNP 2003/9/218). Taki obowiązek istnieje m.in. gdy pracownik wie, że zaistnienie reduktora odbierze (zmniejszy) mu premię.

Z informacji przedstawionych przez Czytelnika można wnosić, że obecne zapisy regulaminowe mogą być przez pracowników rozumiane zawężająco. Mianowicie w ten sposób, że nie nabywają prawa do premii tylko wtedy, gdy zasadna reklamacja wystąpi przed terminem wypłaty premii. Kierując się taką interpretacją pracownicy mogą odmawiać zwrotu nienależnej premii z powodu zaistnienia reduktora po jej otrzymaniu. W efekcie pracodawcy pozostawałoby skierowanie sprawy na drogę sądową. Metodą na uniknięcie takiej sytuacji jest wprowadzenie postanowień regulaminowych określających skutki wystąpienia reduktora premii po jej wypłacie.

Regulamin wynagradzania (lub premiowania) jest źródłem prawa pracy i aktem normatywnym, lecz jego postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 K.p.). Jego zmiana wymaga od pracodawcy zachowania warunków wskazanych w art. 77² § 4-6 K.p., które stosuje się z powodu braku innych regulacji. Oznacza to:

• ustalenie treści zmiany z zakładową organizacją związkową, a w przy jej braku samodzielnie przez pracodawcę,
• odpowiednie zastosowanie art. 239 § 3, art. 241¹² § 2, art. 241¹³ oraz art. 241²⁶ § 2 K.p.,
• wejście w życie zmian regulaminu po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Granice autonomii w powyższym zakresie wyznacza natura stosunku pracy, ustawy i zasady współżycia społecznego. Ponieważ premia przysługuje za wykonanie określonej pracy, zgodnie z umownymi/regulaminowymi warunkami (art. 22 § 1 w zw. z art. 78 i 80 K.p.), do jej odbierania z powodu wystąpienia reduktora po wypłacie premii sugerujemy odpowiednie zastosowanie potrącania w trybie art. 498 i nast. K.c. (zamiast nieprzyznawania premii za miesiąc, w którym reduktor się pojawił, co byłoby działaniem wbrew regulacjom Kodeksu pracy o wynagrodzeniach). Przepisy te pozwalają na potrącenie wzajemnych wierzytelności:

• pracodawcy i pracownika, czyli u Czytelnika zwrot nienależnej premii, a u jego pracownika - wypłaty premii należnej za kolejny okres premiowy,
• których przedmiotem są pieniądze - tak jest w przypadku premii,
• gdy są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym - dotyczy to premii nienależnej, jaką otrzymał pracownik oraz premii należnej, którą pracodawca powinien wypłacić za kolejny okres premiowy po spełnieniu przesłanek umownych/regulaminowych.

Potrącenie spowoduje, że obydwie wierzytelności umorzą się do wysokości tej niższej.

W sierpniu br. pracownik otrzymał 2.000 zł premii za lipiec br. We wrześniu br. wpłynęła zasadna reklamacja od klienta, która spowodowała nienależność wypłaconej premii. Na podstawie postanowień regulaminowych o potrąceniu wzajemnym, pracodawca pomniejszył kwotę premii (2.500 zł) za wrzesień o 2.000 zł premii wypłaconej za lipiec i wypłacił pracownikowi 500 zł premii.

Potrącenie wzajemnych wierzytelności nie tworzy takich ograniczeń jak art. 91 K.p. regulujący potrącenia dobrowolne z wynagrodzenia pracownika. Przepis ten wymaga:

• pisemnej zgody pracownika na potrącenie,
• zachowania kwoty wolnej od potrąceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia netto (po odliczeniach składkowo-podatkowych i wpłaty na PPK) w przypadku potrącania należności na rzecz pracodawcy.

Nie ma jednak przeszkód prawnych do wykorzystania art. 91 K.p. przez pracodawcę.