Zwolnienie z powodu działania siły wyższej na część dnia i ustalenie wynagrodzenia za ten dzień

Po otrzymaniu telefonu o złym stanie zdrowia dziecka pracownik pełnoetatowy złożył wniosek o zwolnienie od pracy od 11³⁰ do 16⁰⁰ z powodu działania siły wyższej. Czy pracodawca powinien udzielić zwolnienia na 4,5 godziny? Jeżeli tak, to jak obliczyć wynagrodzenie za taki dzień?

Pracodawca udziela zwolnienia z powodu działania siły wyższej w wymiarze godzinowym, gdy takiego wyboru dokonał pracownik. Osobno oblicza wynagrodzenie za czas tego zwolnienia oraz za okres przepracowany.

W roku kalendarzowym pracownik ma prawo do 2 dni lub zasadniczo 16 godzin zwolnienia z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, dalej zwane zwolnieniem (art. 148¹ § 1 zd. 1 K.p.). W pierwszym wniosku o udzielenie tego zwolnienia pracownik decyduje, czy będzie je realizował w dniach czy w godzinach (art. 148¹ § 2 K.p.). Wniosek składa najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia w dowolnym trybie (nawet ustnie), bez szczegółowego uzasadnienia, ponieważ art. 148¹ K.p. nie określa formy i treści wniosku ani postaci jego złożenia. Pracownik z pytania spełnił te warunki, występując w trakcie dnia pracy o zwolnienie z uwagi na zły stan zdrowia dziecka. Pracodawca miał więc obowiązek uwzględnić jego wniosek (art. 148¹ § 3 K.p.). Przy czym, zdaniem resortu rodziny, najmniejszą jednostką omawianego zwolnienia jest pełna godzina (por. stanowisko MRiPS cytowane na str. 4 niniejszego numeru UiPP). Tym samym pracownikowi z pytania należałoby udzielić zwolnienia na 4 albo na 5 godzin pracy.

Podejście resortu jest trudne do pogodzenia z przeznaczeniem uprawnienia. Może bowiem uniemożliwić niezwłoczne opuszczenie pracy albo wymuszać powrót do niej po upływie określonej liczby pełnych godzin, lub też - przez niemające umocowania zaokrąglenie - zaniżać albo zawyżać jego pulę godzinową. W świetle powyższego rekomendujemy pouczenie pracowników o powyższych zasadach, jednak w sytuacji z pytania pozostawienie sposobu wykorzystania zwolnienia bez zmian. Zwracamy przy tym uwagę, że stanowisko ministerialne nie ma mocy wiążącej (o czym samo informuje), a więc pracodawca nie musi się do niego stosować. Do rozstrzygnięcia ewentualnego sporu w tej kwestii upoważniony jest sąd pracy.

Ze względu na brak wytycznych co do sposobu obliczenia wynagrodzenia, w tym przypadku stosuje się § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu. Oznacza to, że postępuje się według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki zmienne przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie. Konieczne jest także obliczenie stawki godzinowej ze składników stałych (np. miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego), czego nie czyni się przy wynagrodzeniu urlopowym (składniki stałe wypłaca się bez przeliczenia). Tylko 50% jej wysokości należy się bowiem za godzinę zwolnienia.

Ustalenie wynagrodzenia za omawiane zwolnienie wymaga:

• podzielenia sumy składników stałych przez nominalną liczbę godzin pracy w miesiącu wystąpienia zwolnienia i pomnożenia uzyskanej stawki godzinowej ze składników stałych przez 50%,
• podzielenia sumy składników zmiennych przysługujących pracownikowi w miesiącu korzystania ze zwolnienia przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin w tym miesiącu (por. stanowisko MRiPS udostępnione naszemu Wydawnictwu 3 grudnia 2021 r.) i pomnożenia uzyskanej stawki godzinowej ze składników zmiennych przez 50%,
• pomnożenia pomniejszonych stawek ze składników stałych i zmiennych przez liczbę godzin zwolnienia i zsumowania obydwu wyników.

Przyjmujemy założenie, że pracownik z pytania wykorzystał zwolnienie we wrześniu br. (168 nominalnych godzin pracy) i nie miał innych absencji w tym miesiącu, a na jego wynagrodzenie składa się 4.000 zł płacy zasadniczej i prowizja, którą we wrześniu br. uzyskał w kwocie 1.000 zł. Przyjmując (pomimo stanowiska resortu rodziny) realny wymiar zwolnienia, za wykorzystane 4,5 godziny pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 67,37 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• stawka z wynagrodzenia zasadniczego: 4.000 zł : 168 godz. = 23,81 zł; 23,81 zł x 50% = 11,91 zł,
• stawka z prowizji: 1.000 zł : 163,5 godz. = 6,12 zł; 6,12 zł x 50% = 3,06 zł,
• wynagrodzenie za czas zwolnienia: (11,91 zł x 4,5 godz.) + (3,06 zł x 4,5 godz.) = 67,37 zł.

W celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, w którym pracownik korzystał ze zwolnienia można zastosować metodę określoną w § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu. Na podstawie tego przepisu miesięczną stawkę wynagrodzenia trzeba podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin zwolnienia. Następnie uzyskany wynik należy odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Kontynuując poprzedni przykład, łącznie wynagrodzenie za wrzesień 2023 r. (przy braku innych absencji zasiłkowych i niezasiłkowych) wyniosło 4.960,22 zł, co wynika z następujących obliczeń:

• wynagrodzenie za pracę: 23,81 zł x 4,5 godz. = 107,15 zł; 4.000 zł - 107,15 zł = 3.892,85 zł,
• wynagrodzenie łącznie: 3.892,85 zł + 1.000 zł + 67,37 zł = 4.960,22 zł.