Rozstrzyganie wątpliwości związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej

1) Czy okazjonalna praca zdalna wymaga wprowadzenia postanowień w tej sprawie do regulaminu pracy?

Nie, pracodawca nie ma obowiązku wprowadzania postanowień o okazjonalnej pracy zdalnej do regulaminu pracy, choć może to uczynić w odniesieniu do zasad składania wniosku o taki typ pracy.

Okazjonalna praca zdalna jest najbardziej odformalizowanym rodzajem pracy świadczonej z miejsca wskazanego przez pracownika i każdorazowo uzgodnionego z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania pracownika). W obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r. rozdziale IIc o pracy zdalnej (znajdującym się w Dziale drugim - Stosunek pracy) Kodeksu pracy jest poświęcony jej tylko jeden przepis - art. 67³³ K.p. Określa on, że okazjonalna praca zdalna może być wykonywana:

• na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej,
• w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym,
• bez stosowania zasad zawartych w art. 67¹⁹-67²⁴ i art. 67³¹ § 3 K.p. (m.in. uzgadnianie wykonywania pracy zdalnej i pokrywanie jej kosztów); a contrario obowiązują wobec niej art. 67²⁵-67³⁰ i art. 67³¹ § 1-2 i 4-10 K.p., z wyjątkiem art. 67²⁸ § 3 K.p., który dotyczy pracy zdalnej wprowadzonej w trakcie zatrudnienia na mocy art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 K.p.

Przepis ten zastrzega także, że okazjonalna praca zdalna ma być kontrolowana według ustalonych między pracodawcą a pracownikiem zasad w obszarze jej świadczenia, bhp i przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Zwracamy uwagę! Wyłączenie art. 67²⁰ K.p. powoduje, że okazjonalna praca zdalna nie powinna być regulowana w porozumieniu ze stroną związkową lub z pracownikiem, w regulaminie pracy zdalnej i poleceniu pracodawcy. W UiPP nr 7/2023, str. 61 wskazaliśmy, że istnieje jednak możliwość ramowego uregulowania procedury wnioskowej w przepisach wewnątrzzakładowych dotyczących pracy zdalnej lub w innym dokumencie, np. zarządzeniu (sformalizowana postać polecenia pracodawcy przewidującego obowiązek przestrzegania przez pracownika określonych procedur). Może (nie musi) znaleźć się też w obowiązującym u pracodawcy regulaminie pracy. Pozwalają na to art. 104 § 1 i art. 104¹ § 1 pkt 1 K.p., które zobowiązują pracodawcę do ustalenia organizacji pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracowników.

W UiPP nr 6/2023, str. 35 informowaliśmy, że pojęcie organizacji pracy obejmuje tryb świadczenia pracy (zdalnie albo tradycyjnie) oraz że postanowienia regulaminu pracy w tym zakresie powinny mieć charakter ogólny z uwagi na szczegółową treść kodeksowego rozdziału IIc. Dotyczy to również okazjonalnej pracy zdalnej, dla której bezpośrednią podstawę stanowi art. 67³³ K.p., a zapisy regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne niż przepisy kodeksowe (art. 9 § 2 K.p.). Ze względu na formalne warunki zmiany regulaminu pracy (art. 104² i 104³ K.p.) oraz dopuszczalny zakres postanowień o okazjonalnej pracy zdalnej (ramowa procedura wnioskowa), rekomendujemy wydanie zarządzenia, którego przykład zamieściliśmy w UiPP nr 7/2023, str. 61.

2) Czy pracownik występujący o okazjonalną pracę zdalną musi uzasadnić wniosek?

Nie, art. 67³³ K.p. nie wymaga uzasadnienia wniosku o okazjonalną pracę zdalną. Nie uprawnia też pracodawcy do wprowadzenia takiego warunku ani do uzależnienia od jego spełnienia akceptacji wniosku. To pracownik decyduje czy poda powód, dla którego występuje z wnioskiem.

1) Część naszych pracowników świadczy pracę w formie telepracy. Przygotowujemy się do jej zastąpienia pracą zdalną. Czy musimy tworzyć nowe procedury ochrony danych osobowych, czy też można wykorzystać dotychczas stosowane w zakresie telepracy?

Pracodawca może dostosować istniejące u niego procedury ochrony danych osobowych na potrzeby telepracy do pracy zdalnej.

Obowiązek określenia procedur ochrony danych osobowych dotyczącej świadczenia pracy zdalnej wynika z art. 67²⁶ § 1 K.p. Został on wprowadzony bez żadnych dodatkowych wytycznych (podobnie było w przypadku telepracy). Oznacza to, że należy w tym zakresie stosować przepisy:

• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO oraz
• ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

Procedury mają więc gwarantować bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w każdej postaci, zwłaszcza elektronicznej i papierowej (art. 32 RODO). Muszą one odnosić się do narzędzi pracy zdalnej (w tym urządzeń technicznych) należących do pracodawcy, jak i pracownika, skoro obydwa rodzaje mogą być wykorzystywane na mocy art. 67²⁴ § 1 pkt 2 i § 2 K.p. Mogą mieć charakter indywidualny lub przybrać formę generalną jako odrębny regulamin lub zarządzenie, bądź część ogólnego regulaminu o ochronie danych osobowych, obowiązującego u pracodawcy.

Zwracamy uwagę! Pracodawca ustala treść procedur ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, kierując się zwłaszcza zasadą integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f RODO). Jej celem jest bowiem zapewnienie danym osobowym bezpieczeństwa, ochrony przed niedozwolonym i niezgodnym z prawem przetwarzaniem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, przy użyciu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, przy ograniczeniu dostępu do danych tylko dla osób upoważnionych (tu pracownika pracującego zdalnie), które są zobowiązane do zachowania tajemnicy (motyw 39 in fine preambuły oraz art. 9 ust. 3 i art. 29 RODO). Wdrożenie tej i pozostałych zasad RODO (zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość, ograniczenie celu, minimalizacja danych, prawidłowość, ograniczenie przechowywania) jest wykonywane na różne sposoby. W przypadku pracy zdalnej (poprzednio telepracy) jest realizowane w zależności od potrzeb pracodawcy jako administratora danych oraz okoliczności ich przetwarzania.

W procedurach ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej mogą znaleźć się np.:

• obowiązki: stosowania kodów i wygaszaczy ekranów, szyfrowania załączników w korespondencji e-mailowej, korzystania wyłącznie z serwerów wskazanych przez pracodawcę, przechowywania danych na dyskach sieciowych pracodawcy, korzystania z zamykanej na klucz szuflady lub szafki na dokumenty papierowe,
• zakazy: korzystania z prywatnej poczty elektronicznej przy użyciu sprzętu służbowego i z nielegalnego oprogramowania, instalowania na służbowych urządzeniach nielegalnych i legalnych, nieautoryzowanych przez pracodawcę aplikacji czy oprogramowań, a także udostępniania sprzętu, oprogramowania oraz loginów i haseł osobom trzecim, np. domownikom,
• zasady postępowania w razie naruszenia ochrony danych osobowych z uwagi na obowiązek jego zgłoszenia do UODO w ciągu 72 godzin (art. 33 ust. 1 RODO).

Powyżej przedstawiliśmy przykładową listę opartą na wytycznych Urzędu Ochrony Danych Osobowych, które są przytaczane w różnych opracowaniach (por. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk, C.H. Beck 2023, dalej zwany Komentarzem Sobczyka oraz Praca zdalna. Kontrola trzeźwości. Nowelizacja Kodeksu pracy. Komentarz, dr hab. Monika Gładoch, C.H. Beck 2023, kom. do art. 67²⁶).

Zwracamy uwagę! W miarę potrzeby pracodawca zapewnia pracownikowi instruktaż i szkolenie z procedur ochrony danych osobowych.

2) Czy pracownik ma prawo odmówić potwierdzenia znajomości procedur ochrony danych osobowych podczas wykonywania pracy zdalnej? A jeśli odmówi, to jak ma zachować się pracodawca?

Potwierdzenie znajomości procedur ochrony danych osobowych w zakresie pracy zdalnej należy do obowiązków pracownika pracującego w tym trybie. Powinien tego dokonać w postaci papierowej lub elektronicznej, a następnie musi ich przestrzegać (art. 67²⁶ § 2 K.p.). Odmowa realizacji tego zobowiązania będzie stanowić naruszenie obowiązku pracowniczego, które uzasadni wypowiedzenie umowy o pracę, a nawet zwolnienie dyscyplinarne (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika), jeśli będą spełnione przesłanki z art. 52 § 1 pkt 1 K.p.

W razie powierzenia pracownikowi świadczącemu pracę zdalną danych osobowych bez odebrania potwierdzenia znajomości procedur, obowiązek ich przetwarzania zgodnie z wymogami prawa będzie wynikał wprost z regulacji o obowiązkach pracowniczych, w tym m.in. art. 100 K.p. (por. kom. do art. 67²⁶ w Komentarzu Sobczyka).

1) Pracodawca chce, żeby pracownicy wykonywali pracę wyłącznie w sposób tradycyjny, dlatego też nie utworzył regulaminu pracy zdalnej. Jak powinien postąpić, gdy wniosek o pracę zdalną złoży pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 4. roku życia i nie są spełnione kodeksowe warunki do odmowy jego przyjęcia?

Pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika uprzywilejowanego o pracę zdalną, jeśli nie ma podstaw do odmowy z uwagi na rodzaj pracy przez niego świadczonej lub organizację pracy. W celu jego realizacji powinien zawrzeć porozumienie z tym pracownikiem.

Wprowadzenie pracy zdalnej to możliwość, z jakiej pracodawca ma prawo, a nie obowiązek skorzystania. Wynika to wprost z definicji pracy zdalnej, zawartej w art. 67¹⁸ K.p., w której użyto słowa "może". Oznacza to, że gdy pracodawca wybiera tradycyjny sposób wykonywania pracy przez pracowników, nie musi regulować pracy zdalnej w formie porozumienia ze stroną związkową lub regulaminu, czego wymaga art. 67²⁰ § 1-4 K.p. (tak postąpił Czytelnik). Nie zwalnia go to jednak ze stosowania okazjonalnej pracy zdalnej (patrz pkt 1.1. niniejszego opracowania) oraz realizowania wniosków składanych przez tzw. osoby uprzywilejowane, wymienione w art. 67¹⁹ § 6 i 7 K.p., w trybie przewidzianym w tych przepisach, jeżeli nie występują kodeksowe przesłanki odmowy ich przyjęcia.

Zasadniczo pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez osoby uprzywilejowane (w tej grupie jest wskazany przez Czytelnika pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia). Nie ma takiego obowiązku, gdy wniosek dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej, gdyż art. 67³³ § 2 K.p. wyłącza art. 67¹⁹ § 6 i 7 K.p. W pozostałych przypadkach pracodawca ma prawo odmówić przyjęcia wniosku tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa z powodu:

• organizacji pracy, przez którą w najszerszym ujęciu rozumie się proces wykonywania pracy, np. produkcja w ruchu ciągłym,
• rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika, np. opieka medyczna nad pacjentami w szpitalu realizowana przez pielęgniarkę.

Ze względu na kategoryczność nakazu sformułowanego w art. 67¹⁹ § 6 i 7 K.p., żadna inna przyczyna nie może uzasadniać braku akceptacji wniosku osoby uprzywilejowanej.

Brak przepisów wewnątrzzakładowych w zakresie pracy zdalnej nie stanowi przeszkody do realizacji wniosku osoby uprzywilejowanej. W takich okolicznościach pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z pracownikiem (art. 67²⁰ § 5 K.p.), o którym szerzej pisaliśmy w UiPP nr 6/2023, str. 35.

Zwracamy uwagę! W niniejszym numerze UiPP na str. 4-5 cytujemy stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 25 kwietnia 2023 r. w sprawie nowych wykroczeń w noweli Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. (w tym naruszenia przez pracodawcę stosowania art. 67¹⁹ § 6 i 7 K.p.).

2) Jednostka budżetowa nie ma własnych dochodów ani zwiększonych środków na pokrywanie kosztów pracy zdalnej. Czy brak środków finansowych uzasadnia odmowę przyjęcia wniosków o pracę zdalną pracowników uprzywilejowanych?

Nie, odmowa uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, złożona przez pracownika uprzywilejowanego może być uzasadniona wyłącznie brakiem możliwości wykonywania pracy zdalnej ze względu na organizację pracy, rodzaj pracy świadczonej przez pracownika albo gdy wniosek dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej. Typ pracodawcy (budżetowy, pozabudżetowy) oraz sposób finansowania jego działalności nie ma tu żadnego znaczenia i nie może być użyty jako przyczyna nieprzyjęcia wniosku.