Ogólne zasady zawierania umów na zastępstwo

Stosownie do art. 25 K.p. umowę o pracę zawiera się na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy.

Do okoliczności, których wystąpienie uzasadnia zawarcie umowy na zastępstwo można zaliczyć nieobecności pracownika spowodowane m.in.: urlopem (wypoczynkowym, macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, bezpłatnym), niezdolnością do pracy z powodu choroby, tymczasowym aresztowaniem. Jeśli nieobecność jest nieusprawiedliwiona, pracodawca nie może zawrzeć takiej umowy.

Umowa o pracę na zastępstwo tak jak każda z umów o pracę wymienionych w art. 25 § 1 K.p., może być poprzedzona umową na okres próbny nieprzekraczający 3 miesięcy. Co istotne tej umowy nie dotyczy dyspozycja art. 25¹ K.p., z mocy której następuje przekształcenie trzeciej umowy o pracę na czas określony w umowę na czas nieokreślony.

Z pracownikiem zawarto dwie terminowe umowy o pracę, tj. jedną na zastępstwo (od 1 sierpnia 2012 r. do 17 stycznia 2013 r.), a drugą na czas określony (od 1 lutego 2013 r. do 31 sierpnia 2014 r.).

Pracodawca od 3 września 2014 r. zamierza zawrzeć z pracownikiem kolejną umowę na czas określony. Ponieważ umowa na zastępstwo nie wchodzi do limitu umów na czas określony, którego naruszenie skutkuje przekształceniem trzeciej umowy tego rodzaju w umowę na czas nieokreślony, z pracownikiem tym można zawrzeć jeszcze jedną umowę na czas określony. 

Umowa o pracę na zastępstwo jest rodzajem umowy terminowej, gdyż moment jej rozwiązania, jakkolwiek nie zawsze znany, to jednak jest z góry określony przez mający nastąpić powrót pracownika zastępowanego.

Umowa na zastępstwo może być zawarta od pierwszego dnia usprawiedliwionej nieobecności pracownika zastępowanego, ale także po upływie pewnego czasu, gdy stało się to nieodzowne dla prawidłowego funkcjonowania zakładu. Podobnie, jeżeli chodzi o zakończenie tej umowy - może ono przypadać wcześniej niż powrót zastępowanego, pod warunkiem jednak, że tak wynika z treści umowy. W przeciwnym razie wymaga podjęcia przez strony odpowiednich czynności prawnych (oferta w sprawie porozumienia stron, wypowiedzenie).

Z powodu szczególnych rozwiązań prawnych dotyczących umowy na zastępstwo, z treści tej umowy powinno jednoznacznie wynikać jaki ma ona rodzaj. Ponadto powinna ona identyfikować zastępowanego. Może to nastąpić w dwojaki sposób, bezpośrednio (przez podanie imienia i nazwiska) bądź pośrednio (przez wskazanie stanowiska, funkcji, numeru służbowego itp.). Pierwszy z wymienionych sposobów został zanegowany w wyroku TS UE z dnia 24 czerwca 2010 r., sygn. C-98/09. Wyjaśniono w nim, że umowa na zastępstwo nie musi zawierać nazwiska zastępowanego pracownika i może ograniczać się do wskazania przyczyny, dla której została zawarta. Naszym zdaniem brak tej informacji może prowadzić do jeszcze mniejszej jej stabilności.

Umowę na zastępstwo stosuje się w przypadku nieobecności usprawiedliwionej każdego pracownika zakładu, a więc także zastępującego. To sprawia, że niekiedy na jednym stanowisku zawartych jest kilka takich umów o pracę.

Pracownica A, zatrudniona na czas nieokreślony, urodziła dziecko i korzysta z urlopów związanych z rodzicielstwem. Na jej miejsce zatrudniono na zastępstwo pracownicę B, która jednak w wyniku wypadku drogowego jest niezdolna do pracy i przebywa na zwolnieniu lekarskim. W tej sytuacji na czas zastępstwa pracownicy B pracodawca zatrudnił pracownika C, który będzie wykonywał czynności pracy do czasu powrotu ze zwolnienia zastępowanej lub, o ile jej niezdolność do pracy będzie trwała do powrotu pracownicy A, do tego dnia. W tym ostatnim przypadku obydwie umowy na zastępstwo ulegną rozwiązaniu równocześnie.

Przy zawieraniu umowy na zastępstwo należy stosować wszystkie zasady dotyczące zawierania umów o pracę polegające na tym, że:

• umowę należy zawrzeć na piśmie; jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
   
• umowa powinna zawierać wszystkie elementy tego dokumentu, a więc strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy oraz dodatkowo wskazywać osobę zastępowaną.

Wzór umowy na zastępstwo dostępny jest  w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Prawo pracy.