Sposób liczenia kolejnej doby podróży służbowej

Jak należy liczyć kolejne doby podróży służbowej w celu rozliczenia diet? Czy czas trwania podróży służbowej jest związany z dobą astronomiczną, a doby podróży powinny być liczone do 24⁰⁰ w kolejnych dniach? W jaki sposób prawidłowo pomniejszyć dietę o zapewnione częściowe wyżywienie w przypadku, gdyby doba podróży była liczona jako kolejne 24 godziny od momentu opuszczenia stałego miejsca pracy celem wykonania zadania służbowego w delegacji?

Krajowa podróż służbowa trwa nieprzerwanie od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, co wynika wprost z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia. Podobnie w przypadku podróży zagranicznych, czas ich trwania liczy się nieprzerwanie. Różni się tylko moment rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej uzależniony od środka transportu, którym pracownik ją odbywa. Jeśli jest to droga lądowa (samochód, pociąg, autobus), podróż zagraniczna liczy się od momentu fizycznego przekroczenia granicy Polski w drodze do państwa docelowego, do momentu ponownego przekroczenia granicy naszego kraju w drodze powrotnej. W przypadku podróży odbywanych statkiem, promem lub samolotem, chwilą rozpoczęcia podróży zagranicznej jest wyjście z ostatniego portu lub start z ostatniego lotniska w kraju w drodze za granicę. Końcem takiej podróży będzie odpowiednio wejście do pierwszego polskiego portu lub lądowanie na pierwszym rodzimym lotnisku w drodze powrotnej (§ 12 rozporządzenia).

Taką wykładnię zaprezentował NSA w Lublinie w wyroku z dnia 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98) uznając, że czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny, zmiany daty itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna. Doba podróży służbowej jest oderwana od dób astronomicznych, a tym bardziej od doby pracowniczej i liczy się ją odrębnie tylko na potrzeby rozliczania świadczeń z tytułu podróży służbowej.

Zwracamy uwagę! Odniesienie dób podróży służbowej do dób astronomicznych mogłoby spowodować, że w każdym dłuższym wyjeździe służbowym wystąpią dwie niepełne doby, w pierwszym i w ostatnim dniu podróży. Metoda ta prowadzi do innych wyników niż te, jakie daje uznanie za dobę kolejnych 24 godzin podróży. W konsekwencji może spowodować wystąpienie skutków niekorzystnych dla pracownika, przez zmniejszenie liczby pełnych dób podróży, za które pracownik nabywa prawo do całej diety. W takim przypadku w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca ryzykuje mandatem w związku z zaniżeniem świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Zapewnienie pracownikowi częściowego wyżywienia, również w cenie usługi hotelowej, uzasadnia odpowiednie zmniejszenie kwoty diety. W zależności od tego, czy sytuacja dotyczy podróży krajowej, czy zagranicznej, ustawodawca różnicuje wartość poszczególnych posiłków. W przypadku podróży krajowych śniadanie i kolacja stanowią po 25% tego świadczenia, obiad zaś wyceniono na połowę wartości diety (§ 7 ust. 4 rozporządzenia). Odmiennie określono wartość posiłków w podróży zagranicznej, gdzie zapewnienie śniadania uzasadnia obniżenie diety o 15%, a w przypadku obiadu lub kolacji odpowiednio o 30% (§ 14 ust. 2 rozporządzenia).

Pracodawca wyliczył pracownikowi doby podróży służbowej od momentu rozpoczęcia takiej podróży o danej godzinie do 24⁰⁰, a później kolejno rozbijając na poszczególne dni kalendarzowe, licząc od 0⁰⁰ do 24⁰⁰. W ten sposób proporcjonalnie pomniejszana jest wysokość diety w danym dniu odpowiednio o śniadanie, obiad czy kolację.

Przyjęty w firmie sposób rozliczania dób podróży jest nieprawidłowy. Zgodnie z powszechnie akceptowanym poglądem NSA doba delegacji to kolejne 24 godziny liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Przyjmując, że pracownik rozpoczyna podróż w poniedziałek o 17⁰⁰, pierwsza doba zakończy się o 17⁰⁰ we wtorek. Jeżeli w tym czasie miał zapewnioną kolację w poniedziałek oraz śniadanie i obiad we wtorek, pracodawca ma prawo proporcjonalnie obniżyć dietę zagraniczną, wypłacając pracownikowi jedynie 25% świadczenia, przeznaczone na pokrycie innych wydatków. Z kolei w przypadku podróży krajowej zapewnienie 3 posiłków w ramach doby podróży zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty diety za te 24 godziny jej trwania.