Nie od dziś wiadomo, że jednym z fundamentów każdej organizacji, w tym podmiotu gospodarczego, są zasoby ludzkie, nazywane zamiennie kapitałem ludzkim. Pracownicy, którzy swoją wiedzą, umiejętnościami i zaangażowaniem przyczyniają się do osiągnięcia celów firmy, mają swój udział w wypracowywaniu przez nią zysków. Dlatego coraz więcej pracodawców przykłada wagę do dbałości o ich integrację, gdyż ma to przełożenie na osiągane przez firmę wyniki. Jednym z narzędzi, które służą temu celowi, są pracownicze wyjazdy integracyjne. Organizację takiej imprezy należy rozliczyć w podatku dochodowym zarówno po stronie organizatora, jak i uczestnika.
W zakresie przychodów ze stosunku pracy ustawodawca umieścił m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Jednak w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, Trybunał Konstytucyjny orzekł, że powstaniem pracowniczego przychodu podatkowego w podatku dochodowym mogą skutkować jedynie takie nieodpłatne świadczenia, które:
1) zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2) zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
3) korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
TK w swoim rozstrzygnięciu wskazał również, że obiektywne kryterium wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) nie jest spełnione, gdy pracodawca proponuje swoim pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych czy szkoleniowych, również wówczas, gdy są one organizowane poza miejscem pracy (imprezy wyjazdowe). Wówczas bowiem, również gdy pracownik bierze udział w takim spotkaniu dobrowolnie, nie uzyskuje on żadnej korzyści, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku (odnosi się to również do udziału w imprezie integracyjnej osób bliskich pracownika).
Wydatki ponoszone na pracowniczą integrację zasadniczo są finansowane ze środków obrotowych pracodawcy. Jako organizator takiego eventu nie różnicuje on świadczeń uzyskiwanych przez pracowników z tytułu uczestnictwa w imprezie. Nie kieruje sie on bowiem w tej kwestii - tak jak ma to miejsce w przypadku świadczeń związanych z pracowniczym wypoczynkiem - kryterium socjalnym. Fiskus odnosząc się do wydatków na organizację pracowniczego spotkania integracyjnego podkreśla, że obciążenie firmowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami na organizację tego typu wydarzeń jest możliwe wówczas, gdy m.in. pracowniczy wyjazd (np. wycieczka) służyć ma zintegrowaniu pracowników z firmą oraz ich konsolidacji jako zespołu. Ich rozliczenie w kosztach podatkowych wyklucza sytuacja, gdy spotkanie jest wyłącznie okazją do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej zabawy oraz konsumpcji. Wyłącznie wówczas, gdy działania pracodawcy w tym zakresie mają na celu poprawę atmosfery i efektywności pracy, co ma potencjał przełożyć się na zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę oraz jej ekonomiczne wyniki, wydatki na imprezę integracyjną spełniają definicję firmowego kosztu podatkowego.
Wobec takiego podejścia fiskusa do omawianego zagadnienia warto, aby pracodawca zadbał o zgromadzenie dowodów dokumentujących integrujący i motywacyjny charakter imprezy pracowniczej (np. ramowy program imprezy integracyjnej z zaznaczoną częścią podsumowującą pracę firmy w pewnym okresie lub też w pewnym obszarze), zakres zrealizowanej usługi oraz potwierdzenie, do kogo została ona skierowana (np. lista obecności).
Przykładowo przy zachowaniu kryterium integracyjnego fiskus pozwala na ujmowanie w firmowych kosztach podatkowych wydatków związanych z organizacją wyjazdu integracyjnego ponoszonych m.in. na opłacenie przejazdów, pobytu w hotelu, opłaty parkingowej, zakupu biletów wstępu związanych z dodatkowymi atrakcjami, w tym np. biletów wstępu do parku rozrywki czy na baseny termalne (por. interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 stycznia 2024 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.782.2023.2.MM, oraz z dnia 18 kwietnia 2024 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK).
Integracji w opinii fiskusa nie sprzyja jednak alkohol. W drugiej z przywołanych powyżej interpretacji stwierdził wprost, że wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów. W jego opinii takie wydatki, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, to nie można uznać, że wypełniają one definicję kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem fiskusa nie można bowiem jednoznacznie powiązać wydatku na alkohol dla pracowników z zakładanym celem integracji mającej za zadanie związanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy i wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Spotkania integracyjne mają służyć budowaniu motywacji do pracy u pracowników i w ten sposób wpływać na jej efektywność, lecz uzyskiwanie tego efektu poprzez fundowanie bezpłatnego alkoholu według Dyrektora KIS uznać należy za pozostające poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada definicja kosztu podatkowego. Jako argument potwierdzający swoje stanowisko Dyrektor KIS przywołał także art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości (Dz. U. z 2023 r. poz. 165). Z przepisu tego wynika, że zadania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu.
Zdarza się jednak, że fiskus nie dostrzega celu integracyjnego w pracowniczym wyjeździe i odmawia ujęcia w kosztach firmowych wydatków z nim związanych. Tak było w przypadku właściciela biura projektowego, który w celu umożliwienia pracownikom wymiany wiedzy, doświadczeń z pracy nad projektami oraz zacieśnienia relacji między nimi i relacji z pracodawcą zorganizował zagraniczny wyjazd integracyjno-szkoleniowy. W związku z tym wyjazdem poniósł wydatki na przejazd oraz usługę turystyczną, która obejmowała: przelot, ubezpieczenia, noclegi, wyżywienie i wycieczki. W jego opinii wyjazd ten pozwolił wszystkim uczestnikom zregenerować siły, wymienić się umiejętnościami, zdobyć nową wiedzę oraz poprawić relacje. To z kolei powinno przełożyć się na efektywniejszą i szybszą pracę i w rezultacie spowodować zwiększenie jego przychodów. Co prawda wydający interpretację Dyrektor KIS podważył cel szkoleniowy zorganizowanego przez podatnika wyjazdu, jednak, pomimo że stwierdził, iż miał on - co do zasady, charakter integracyjno-rozrywkowy - nie pozwolił na obciążenie firmowych kosztów podatkowych związanymi z nim wydatkami (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 22 lutego 2024 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.1022.2023.8.AC).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
