Świąteczne wydatki w rachunku podatkowym

Grudzień to tradycyjnie czas podsumowań związanych z mijającym rokiem oraz przygotowań do świąt. W wielu firmach to okres - poza intensywną pracą - świątecznych wydatków i świadczeń. Zbliżające się święta zwiastują okolicznościowe aranżacje, ich atmosferę czuć na spotkaniach o charakterze integracyjnym, przypominają o nich również właściwe temu czasowi gratyfikacje dla pracowników oraz upominki dla kontrahentów. Nie wszystkie jednak wydatki ponoszone na te cele na gruncie podatku dochodowego pozostają podatkowo obojętne.

Świąteczna troska o kontrahentów

Powszechnie obowiązującą, tzw. dobrą praktyką, jest składanie kontrahentom w grudniu świąteczno-noworocznych życzeń. Wielokrotnie takim życzeniom towarzyszą upominki. Wpływ na możliwość ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na nabycie tych upominków ma ich charakter, wartość oraz krąg podmiotów, do których one trafiają.

Podarunki, które są przekazywane w celach reklamowych, z reguły mają niską cenę zakupu lub wartość rynkową. Znajduje się na nich zazwyczaj logo firmy je przekazującej, a same prezenty docelowo przeznaczone są dla wszystkich kontrahentów i klientów - i nie tylko obecnych, ale także potencjalnych. Wydatki poniesione na ich nabycie lub wytworzenie ujmowane są w firmowych kosztach podatkowych. Są one bowiem wręczane w celu rozpowszechniania i przywiązania klientów do marki. Nie można im zatem przypisać cech reprezentacyjnych, co dyskwalifikowałoby je jako takie koszty.

Cech reklamowych nie mają jednak wydatki ponoszone na eleganckie, wartościowe czy też ekskluzywne upominki, których odbiorcy należą do wyselekcjonowanej grupy kontrahentów. Dotyczy to m.in. zyskujących z roku na rok na popularności tzw. koszy prezentowych zawierających markowe słodycze oraz alkohole. Tego typu prezenty stanowią wyłączone z kosztów wydatki reprezentacyjne - ze względu na charakter samego wydatku oraz ograniczony krąg obdarowanych.

Wystrój firmowy

Można zaryzykować twierdzenie, że nie ma firmy bez świątecznych dekoracji. Z reguły okolicznościowe aranżacje pojawiają się w miejscach, w których prezentują się najlepiej i w których organizowane są spotkania kontrahenckie albo przebywa najwięcej klientów - gdyż często świąteczny wystrój ma za zadanie skłaniać klientów do zawierania umów lub do dokonywania zakupów.

Zapewnianie świątecznego wystroju należy klasyfikować jako działania o charakterze marketingowym. Wydatki ponoszone na jego stworzenie mają bowiem na celu wykreowanie wizerunku firmy, co z kolei prowadzi do określonego sposobu jej postrzegania przez osoby i podmioty z zewnątrz. Gdy nakłady ponoszone na ten cel nie odbiegają od obowiązujących w tej kwestii standardów, to nie noszą znamion wydatków reprezentacyjnych, czyli takich, których efektem jest wyróżnianie się danej firmy na tle branży czy też w otoczeniu gospodarczym, w którym funkcjonuje. Ponieważ należy je uznać za racjonalne i celowe z uwagi na atmosferę, jaką tworzą, nawiązując do tradycji i kultury obyczajowej, mogą one obciążać firmowe koszty podatkowe. Należy je zaliczyć do tej kategorii w pełnej poniesionej wysokości jako wydatki związane z ogólnym funkcjonowaniem firmy.

W wielu firmach świąteczne dekoracje to nie tylko przejaw dbałości o klientów. Ponieważ zbliżające się święta określane są jako najbardziej rodzinne, to świąteczne kompozycje w celu stworzenia rodzinnej atmosfery dekorują również stanowiska pracy. To natomiast niewątpliwie może wpłynąć pozytywnie na nastroje pracowników oraz ich integrację oraz wpływać na identyfikację całego zespołu z pracodawcą. Wydatki pracodawcy ponoszone w związku z tym także można rozliczać w kosztach podatkowych - stanowią one bowiem tzw. koszty pracownicze.

Bonusy pracownicze

W funkcjonujących w firmach systemach gratyfikacji pracowniczych zazwyczaj przewidziane są bonusy w postaci tzw. pomocy świątecznej dla obecnych pracowników oraz emerytów. Pomoc ta przyjmuje różną postać. Może polegać na przekazywaniu osobom uprawnionym m.in. premii pieniężnych, kart przedpłaconych, ale również bonów towarowych oraz paczek. Gdy takie świadczenia sfinansowane zostaną ze środków obrotowych firmy, to cała ich wartość podlega opodatkowaniu.

Jeżeli jednak świąteczne gratyfikacje pracowników w postaci zróżnicowanych kwotowo świadczeń pieniężnych, kart przedpłaconych czy paczek są w całości sfinansowane ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, a ich wartość łącznie z otrzymanymi wcześniej świadczeniami przyznanymi w związku z działalnością socjalną pracodawcy nie przekracza w 2023 r. kwoty 2.000 zł, to wartość świątecznego świadczenia będzie w całości korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Gdy jednak w bieżącym roku podatkowym suma tych świadczeń przekroczy ustawowy limit, to nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu.

Wskazanego zwolnienia od pdof nie stosuje się do sfinansowanych z wymienionych funduszy i przekazywanych pracownikom bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. Wartość takich świadczeń pracodawca powinien w miesiącu przekazania opodatkować wraz z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu.

Dla emerytów i rencistów wartość uzyskanej od byłego pracodawcy pomocy świątecznej stanowi przychód z innych źródeł, który w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o pdof może korzystać ze zwolnienia od pdof. Na jego podstawie wolne od pdof są świadczenia (rzeczowe i pieniężne) otrzymywane przez te osoby w związku z łączącym je uprzednio z zakładem pracy m.in. stosunkiem pracy do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 4.500 zł. Nadwyżka ponad kwotę tego limitu opodatkowana jest 10% zryczałtowanym podatkiem dochodowym (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof). Emeryt lub rencista uzyskujący świąteczne świadczenie niepieniężne zobowiązany jest przed jego udostępnieniem wpłacić świadczeniodawcy kwotę należnego podatku (art. 41 ust. 7 pkt 2 ustawy o pdof).