Podatkowe aspekty odwołania pracownika z urlopu

Pracodawca ma prawo do odwołania pracownika z urlopu na warunkach określonych w Kodeksie pracy. Gdy wystąpią przewidziane w nim okoliczności i pracownik zmuszony jest do przerwania urlopu, pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty poniesione w bezpośrednim związku z odwołaniem. Zdarza się też, że pracodawca z własnej inicjatywy "dorzuca" jakieś świadczenia w ramach rekompensaty za przerwany wypoczynek. Zarówno te obowiązkowe, jak i dobrowolne podlegają określonym rozliczeniom w podatku dochodowym.

Wydatki obowiązkowe

Odwołanie pracownika z urlopu jest możliwe w okolicznościach wskazanych w art. 167 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), czyli tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Powodem odwołania z urlopu może być m.in. konieczność zastąpienia innego pracownika, który zachorował, nagłe zamówienie od kontrahenta, czy pilna naprawa specjalistycznego sprzętu.

Dając prawo do odwołania pracownika z urlopu Kodeks pracy nakłada jednocześnie na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 K.p.). Niestety nie definiuje on pojęcia tych kosztów. W praktyce, za koszty bezpośrednio związane z odwołaniem pracownika z urlopu uznaje się przede wszystkim udokumentowane (m.in. fakturami, rachunkami, biletami, itp.) wydatki poniesione na:

• wykupiony wcześniej przez pracownika pobyt w hotelu, ośrodku wypoczynkowym, na kwaterze prywatnej, itp. wraz z opłaconym z góry wyżywieniem - w części, w jakiej pracownik nie mógł skorzystać z tych świadczeń z powodu odwołania go z urlopu (o ile nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora wypoczynku),
   
• wykupione wcześniej i zaplanowane do odbycia podczas urlopu: wycieczki, imprezy kulturalne, rozrywkowe i rekreacyjne (np. bilety na koncert, najem żaglówki, itp.), w których pracownik nie wziął udziału wskutek odwołania go z urlopu (jeżeli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora tego rodzaju atrakcji),
   
• podróż powrotną z miejsca, w którym pracownik spędzał urlop (koszty biletów lotniczych, przejazdu pociągiem, autobusem, samochodem),
   
• zakup biletów z zaplanowaną uprzednio datą powrotu z wczasów, mieszczącą się w uzgodnionym z pracodawcą pierwotnym terminem zakończenia urlopu (jeżeli nie ma możliwości ich zwrotu),
   
• noclegi w drodze powrotnej z urlopu.

Odwołanie w kosztach pracodawcy

Gdy pracodawca odwołuje pracownika z urlopu z przyczyn przewidzianych w przepisach prawa pracy, to wydatki towarzyszące temu odwołaniu, oprócz tego że są obowiązkowe, należy uznać za celowe i gospodarczo uzasadnione, a w konsekwencji związane z uzyskiwaniem przychodów przez pracodawcę. Niewątpliwie bowiem pracodawca przerywa w takich okolicznościach pracowniczy urlop oczekując od niego wykonywania określonych prac, które przyczyniać się mogą do powstania lub zwiększenia przychodów z działalności gospodarczej. Tę kategorię obowiązkowych dla pracodawcy wydatków należy traktować jako pracownicze koszty uzyskania przychodów.

Zdarza się również, że pracodawca przesuwa pracownikowi zaplanowany wcześniej urlop z powodu szczególnie ważnych dla niego potrzeb uznając, iż nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Taką możliwość daje mu art. 164 § 2 K.p. Co prawda wówczas przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów zaplanowanego urlopu, jednak fiskus nie widzi przeciwwskazań, aby wydatki te uznać za znajdujące racjonalne uzasadnienie z podatkowego punktu widzenia i w konsekwencji zezwala na obciążanie nimi kosztów (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 3.02.2014 r., nr ITPB1/415-1148/13/MR).

Trzeba jednak podkreślić, że nie dotyczy to sytuacji, w których pracownik otrzymuje od pracodawcy zwrot kwot niepozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (będący efektem dobrowolnej decyzji pracodawcy) takich jak np. wydatków związanych z zakupem odzieży oraz sprzętu sportowego, literatury lub multimediów instruktażowych. Wówczas nie ma podstaw do ich rozliczenia w kosztach podatkowych.

Akty prawne związane z prawem pracy dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Przychody pracownicze

Zwrot pracownikowi na podstawie art. 167 K.p. kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem go z urlopu jest dla pracodawcy obligatoryjny tak samo jak np. sfinansowanie badań wstępnych czy okresowych, których otrzymanie nie generuje u pracownika przychodu podatkowego. W konsekwencji, jeżeli zwrotem objęte są wyłącznie koszty bezpośrednio związane z odwołaniem z urlopu, to otrzymane z tego tytułu pieniądze nie są przychodem pracownika. Po stronie pracownika nie powstaje bowiem przysporzenie majątkowe, a jedynie otrzymuje on zwrot wcześniej poniesionych wydatków.

Podobnie należy traktować zwrot pracownikowi kosztów bezpośrednio związanych z przesunięciem pracownikowi urlopu w trybie art. 164 § 2 K.p. Wówczas również należy uznać, że otrzymany, udokumentowany zwrot tych kosztów nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (por. wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z dnia 28.04.2010 r., sygn. akt I SA/Go 56/10).

Inaczej jednak wygląda kwestia zwrotu wydatków, gdy pracodawca zdecyduje się, z własnej woli (nie ma bowiem obowiązku), na zrefundowanie pracownikowi kwot niepozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (np. wskazanego już wcześniej kosztu zakupionej odzieży lub sprzętu sportowego) czy wypłatę dodatkowej kwoty będącej rekompensatą za zakłócenie urlopu. Wówczas dla pracownika otrzymane z tego tytułu kwoty będą stanowiły przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu na zasadach przewidzianych dla pracowniczych wynagrodzeń.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.)