Planowane zmiany w KSeF po konsultacjach

Od 1 lipca 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie sporządzać faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. W wyniku nowelizacji ustawy o VAT, od 1 lipca 2024 r. podatnicy VAT czynni, a od 1 stycznia 2025 r. pozostali podatnicy zwolnieni z VAT, mieli mieć obowiązek sporządzania tych faktur. Jednak Ministerstwo Finansów poinformowało, że obowiązkowy KSeF nie zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024 r. i uruchomiło konsultacje z podatnikami, po których zapowiedziało wprowadzenie zmian do przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF.

Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF

Z informacji Ministerstwa Finansów zamieszczonej na stronie internetowej www.podatki.gov.pl wynika, że w pierwszym etapie konsultacji dotyczących rozwiązań prawnych i funkcjonalności obligatoryjnego KSeF zorganizowano 9 spotkań, w których wzięło udział łącznie około 10.000 uczestników. Jak zapowiedziało Ministerstwo Finansów, obowiązkowy KSeF na pewno nie zacznie obowiązywać w 2024 r. Dokładna data jego wprowadzenia na razie nie jest znana. Jednak MF zapewniło, że dołoży wszelkich starań, żeby jak najszybciej ogłosić nową datę obowiązkowego korzystania z tego systemu. MF poinformowało też, że podjęto decyzję, iż obowiązek e-fakturowania będzie wprowadzony w jednym momencie dla podatników czynnych i zwolnionych z VAT. Nie będzie różnicowania terminów stosowania KSeF w zależności od statusu podatnika. Zdaniem MF ujednolicenie terminu dla wszystkich podatników uprości wdrożenie KSeF.

Dodatkowo Ministerstwo Finansów wskazało, że zaprezentowane rozwiązania dotyczące KSeF mają być przedstawione do dalszych konsultacji już w formie propozycji zmian do ustawy. Ministerstwo Finansów udostępniło je na stronie www.gov.pl. Natomiast data odroczenia obowiązkowego KSeF ma być podana na przełomie kwietnia i maja (na dzień oddania GP do druku nie jest ona jeszcze znana). Z kolei na początku maja 2024 r. projekt ustawy ma być skierowany do kolejnych etapów prac legislacyjnych.

Proponowane zmiany do KSeF

Podczas omawiania zmian, które mogą być wprowadzone do przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF, Ministerstwo Finansów wskazało, że zakłada odroczenie obowiązku podania numeru KSeF w płatnościach, w tym dla mechanizmu podzielonej płatności. Ma to dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie systemów IT do KSeF.

Ponadto zakłada się wprowadzenie, w okresie przejściowym, dla wszystkich podatników opcję wystawiania elektronicznych faktur off-line poza KSeF z kodem QR i wprowadzania ich do KSeF następnego dnia roboczego. Tym samym obowiązki w KSeF w początkowym okresie funkcjonowania systemu obligatoryjnego mają być zliberalizowane.

Odpowiadając na wątpliwości i postulaty dotyczące sposobu postępowania z tzw. fakturą konsumencką, planuje się dopuszczenie możliwości wystawiania takich faktur w KSeF. Konsumentowi ma być zapewniony dostęp do faktury w KSeF przez jej wydanie z kodem QR (tzw. dostęp anonimowy do faktury w KSeF).

Z uwagi na zgłaszane przez przedsiębiorców problemy z identyfikacją statusu nabywcy w fakturze, zostanie zaproponowane zrównoważenie odpowiedzialności wystawcy i nabywcy w zakresie obowiązków w KSeF. Zostanie też usunięty, sygnalizowany przez przedsiębiorców, problem wystawcy w ustaleniu, czy ma obowiązek wystawić w KSeF fakturę dla podatnika zwolnionego z VAT. Ma być wprowadzona "samoidentyfikacja" nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę faktury w KSeF. Podatnicy dokonujący zakupów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej będą zobowiązani podawać NIP.

Oprócz tego, w odpowiedzi na zgłoszenia dotyczące braku możliwości przesyłania załączników przez KSeF, ma być umożliwione dodawanie załączników do faktury za media, usługi telekomunikacyjne i inne "zbiorcze". MF wskazało, że w okresie niezbędnym do dostosowania rozwiązań, zapewni dodatkowe odroczenie obowiązku stosowania KSeF dla faktur za takie czynności.

Ma być także umożliwione wcześniejsze generowanie oraz pobór certyfikatów nabywcy do faktur wystawianych w okresie awarii i off-line.

Ministerstwo Finansów poinformowało też, że w początkowym okresie wdrożenia KSeF będzie przewidziane uproszczenie dla podatników "wykluczonych cyfrowo". W okresie przejściowym ma być umożliwione stosowanie faktur papierowych przez podatników, u których wdrożenie KSeF może być problematyczne, a skala i wartość wystawianych faktur są niewielkie. Proponowane rozwiązanie ma dotyczyć sytuacji, gdy żadna z wystawianych u takich podatników faktur nie przekracza kwoty 450 zł, do sumy wartości 10.000 zł miesięcznie.

Planuje się również odroczyć nakładanie kar za niestosowanie KSeF. Ma to złagodzić skutki błędów przedsiębiorców w początkowym okresie działania systemu w wersji obligatoryjnej.

Szkolenia i wsparcie podatników

Ministerstwo Finansów zdaje sobie sprawę jak dużą zmianą dla podatników jest wprowadzenie obowiązkowego KSeF. Dlatego też w maju 2024 r. mają rozpocząć się szkolenia dla przedsiębiorców w urzędach skarbowych. Osoby zainteresowane będą mogły uczestniczyć w nich stacjonarnie w siedzibie urzędu oraz on-line. Pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej w trakcie szkoleń mają przedstawić m.in. główne założenia i funkcjonalności KSeF, zakres obowiązkowego e-fakturowania, zasady generowania kodów QR oraz metody uzyskania dostępu do e-faktur. Omówią również funkcjonalności darmowych narzędzi do e-fakturowania, tj. Aplikacji Podatnika KSeF, e-mikrofirmy oraz aplikacji mobilnej KSeF.

Ministerstwo Finansów zapewniło, że podatnicy będą mogli umówić się także na indywidualne spotkania, podczas których otrzymają niezbędne informacje związane z obowiązkowym KSeF i korzystaniem z bezpłatnych narzędzi przygotowanych dla nich przez MF.

Ponadto podatnicy, księgowi oraz przedstawiciele firm, które tworzą własne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, będą mogli korzystać z pomocy Krajowej Informacji Skarbowej. Infolinia KIS będzie udzielała nie tylko wsparcia merytorycznego, związanego z obowiązującymi przepisami, lecz także szeroko rozumianej pomocy technicznej. Ministerstwo wskazało, że planuje uruchomienie infolinii technicznej w lipcu br.