Zmiana danych nabywcy na fakturze

Jednymi z podstawowych danych, które muszą się znaleźć na fakturze, są dane sprzedawcy oraz nabywcy, tj. ich imiona i nazwiska lub nazwy wraz z adresami, a także ich NIP. W praktyce zdarza się, że sprzedawca na fakturze zamieści błędne dane dotyczące nabywcy. Jak należy je poprawić?

Zasady poprawiania błędów na fakturze

Fakturą, jak wynika z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Gdy faktura pierwotna zawiera błędne dane nabywcy, musi być ona poprawiona poprzez podanie właściwych danych nabywcy. Zmiana ta może być dokonana poprzez wystawienie:

• przez nabywcę noty korygującej, która wymaga akceptacji wystawcy faktury, lub
• przez sprzedawcę faktury korygującej, na której będą wskazane prawidłowe dane nabywcy.

Notą korygującą można bowiem poprawić pomyłki na fakturze, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, czyli m.in. miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto, stawki podatku, kwoty należności ogółem.

Natomiast fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę mogą być poprawione wszystkie elementy faktury pierwotnej.

Wyzerowanie błędnej faktury

Sporządzenie faktury korygującej przez sprzedawcę w sytuacji, kiedy na fakturze pierwotnej zamieszczono błędne dane nabywcy, nie powinno polegać na wyzerowaniu faktury pierwotnej, ale na zastąpieniu błędnych danych danymi poprawnymi. Jak wyjaśnił Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 15 marca 2018 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO, korygowanie błędnych danych nabywcy na fakturze poprzez korektę faktury "do zera" i wystawianie nowej faktury z prawidłowymi danymi nabywcy jest nieprawidłowe. W takim przypadku błąd musi zostać skorygowany przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej z prawidłową nazwą kontrahenta lub przez wystawienie przez nabywcę noty korygującej błędną nazwę.

Zmiana danych nabywcy notą korygującą

Na podstawie art. 106k ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, może wystawić notę korygującą. Nabywca ma prawo wystawić notę korygującą w celu poprawienia jego błędnych danych wskazanych na fakturze. Jednak, jak zaznacza większość organów podatkowych, możliwość taka dotyczy wyłącznie pomyłek w zakresie np. błędu w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub NIP. Zdaniem organów poprzez wystawienie noty korygującej nie można całkowicie zmienić podmiotu będącego stroną danej transakcji. Jedynym sposobem naprawienia takiego błędu jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Takie stanowisko zaprezentował przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 13 kwietnia 2022 r., nr 0113-KDIPT1-1.4012.136.2022.1.JK. W interpretacji tej Dyrektor KIS stwierdził, że pierwotnie wystawione faktury zawierające dane nabywcy, który w rzeczywistości nie nabył towaru/usługi, nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu dokonanych transakcji gospodarczych. Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać prawidłowe dane rzeczywistego nabywcy. W takich okolicznościach skorygowanie błędu polegającego na nieprawidłowym wskazaniu nabywcy powinno nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej w szczególności wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie danych nabywcy oraz prawidłową treść korygowanych pozycji, czyli prawidłowe dane nabywcy.

Także sądy administracyjne wskazują, że notą korygującą nie można poprawić faktury, gdy faktura wystawiona została na niewłaściwy podmiot. W takim przypadku zastosowanie znajdzie faktura korygująca. Stanowisko takie zajął m.in. WSA w Olsztynie w wyroku z dnia 20 października 2022 r., sygn. akt I SA/Ol 347/22 (orzeczenie nieprawomocne). W wyroku tym WSA podzielił stanowisko organu, że możliwość korygowania faktur poprzez wystawienie przez nabywcę not korygujących dotyczy jedynie pomyłek w elementach danych nabywcy, czyli np. błąd w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub NIP czy też oznaczeniu towaru lub usługi. Zdaniem Sądu wystawienie noty korygującej nie może prowadzić do zmiany podmiotu będącego stroną danej transakcji, a zatem w takim przypadku nie może mieć zastosowania. Jedynym sposobem naprawienia błędu polegającego na niewłaściwym wskazaniu na fakturze nabywcy jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Faktura z błędnymi danymi nabywcy w JPK_VAT

Faktura, w której występują błędy jedynie w nazwie nabywcy, ale NIP oraz adres są prawidłowe, daje prawo jej nabywcy do odliczenia VAT przy spełnieniu przesłanek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niespełnieniu przesłanek wyłączających odliczenie, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Nabywca wykaże ją w pliku JPK_VAT. Błąd w nazwie nabywcy jest błędem formalnym i nie ma wpływu na ważność faktury, pod warunkiem, że inne elementy zawarte na fakturze jednoznacznie pozwalają określić strony transakcji (o ile oczywiście nabywca jest stroną transakcji i nabył towar czy usługę).

Przy czym nabywca, w takiej sytuacji powinien wystawić notę korygującą nieprawidłową nazwę i przekazać ją do akceptacji sprzedawcy, chyba że wcześniej otrzyma fakturę korygującą. Nabywca ma wówczas prawo do odliczenia podatku naliczonego z wadliwie wystawionej faktury w terminach przewidzianych w ustawie o VAT, nawet gdy w tych terminach nabywca nie otrzyma podpisanej przez wystawcę faktury noty korygującej, ponieważ tego rodzaju wady techniczne nie mają wpływu na możliwość odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę.

Natomiast sprzedawca powinien wykazać w pliku JPK_VAT fakturę z błędną nazwą nabywcy. Błąd w nazwie nabywcy nie ma bowiem wpływu na obowiązek rozliczenia podatku z tytułu zrealizowanej transakcji. Następnie jest zobowiązany do sporządzenia faktury korygującej, chyba że wcześniej otrzymał notę korygującą od nabywcy. W sytuacji gdy faktura korygująca została wystawiona już po złożeniu pliku JPK_VAT, a w przesłanym pliku JPK_VAT sprzedawca wykazał błędne dane nabywcy wynikające z wystawionej faktury pierwotnej, musi złożyć korektę pliku JPK_VAT. W poprawnie sporządzonym pliku JPK_VAT, poza błędnie wykazaną fakturą, musi wykazać storno tej błędnej faktury z kwotami na "-" podając numery faktury pierwotnej (błędnej) oraz wprowadzić kolejny zapis z prawidłowymi danymi nabywcy z numerem faktury pierwotnej.

Zapisy te można zastąpić jednym poprawnym zapisem, ale wyłącznie w sytuacji, gdy wystawienie faktury pierwotnej i korygującej miałoby miejsce, jeszcze przed przesłaniem pliku JPK_VAT za dany okres.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361)