Jak długo przechowywać dokumenty związane z PIT za 2024 r.?

Księgi podatkowe, dowody księgowe czy dokumenty potwierdzające prawo do zastosowanych ulg, które dotyczą rozliczenia podatku dochodowego za 2024 r., należy przechowywać przynajmniej do końca 2030 r. Taki termin obowiązuje w przypadku wykazania zarówno podatku do zapłaty, nadpłaty podatku, jak i straty. Archiwizacja dokumentacji jest konieczna przede wszystkim dla celów dowodowych na wypadek weryfikacji przez administrację skarbową rozliczenia dokonanego przez podatnika.

Obowiązek podatnika

Dokumentację dotyczącą rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych należy przechowywać - w firmowym lub domowym archiwum - do czasu upływu terminu przedawnienia tego podatku (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej).

Archiwizacja jest konieczna przede wszystkim dla celów dowodowych na wypadek przystąpienia przez urzędników skarbowych do weryfikacji zeznania podatkowego złożonego przez podatnika. Organy podatkowe mogą ją przeprowadzić do czasu upływu terminu przedawnienia podatku dochodowego. Rozliczenie może być przedmiotem czynności sprawdzających, postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. Jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi nieprawidłowości, wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego lub straty.

Obowiązek zachowania dokumentów, na podstawie których zostało sporządzone zeznanie podatkowe, mają zarówno przedsiębiorcy (zobligowani do przechowywania ksiąg podatkowych, ewidencji, dowodów księgowych oraz innych dokumentów), jak i osoby nieprowadzące działalności gospodarczej (m.in. gdy są zobowiązani do posiadania faktur, rachunków i innych dokumentów potwierdzających zasadność korzystania z ulg podatkowych, np. rehabilitacyjnej). Warto również posiadać dowody zapłaty zaliczek na podatek dochodowy i podatku dochodowego oraz zachować złożone zeznania podatkowe (PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39) - jeżeli podatnik nie korzysta z e-Urzędu Skarbowego i nie ma dostępu do znajdującego się tam archiwum złożonych deklaracji i usługi Rozliczenia.

Termin przedawnienia

Zobowiązanie z tytułu PIT przedawnia się zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika tak z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

Termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za 2024 r. upłynie 30 kwietnia 2025 r. Podatek ten przedawni się z dniem 31 grudnia 2030 r. Data ta wyznacza minimalny okres przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku PIT za 2024 r. Powiązanie okresu przechowywania dokumentacji podatkowej z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego oznacza, że na okres archiwizacji mają wpływ okoliczności powodujące wydłużenie biegu terminu przedawnienia. Czas przechowywania dokumentacji podatkowej wydłuża się, jeżeli bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem zapłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu skargi do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku zajęcia mienia podatnika w postępowaniu egzekucyjnym. Przewidują to art. 70 § 2-7, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej.

Opisane ogólne zasady przedawniania zobowiązań podatkowych znajdą zastosowanie także w przypadku zabezpieczenia spłaty podatku dochodowego poprzez ustanowienie na majątku podatnika hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego. Formalnie takie zobowiązanie podatkowe nie ulega przedawnieniu, z tym że po upływie terminu przedawnienia może być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego. Stanowi tak art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej. Sądy administracyjne konsekwentnie jednak orzekają, że przepisu stanowiącego o nieprzedawnianiu się zobowiązania podatkowego zabezpieczonego hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym nie stosuje się, ponieważ jest w sposób oczywisty niezgodny z Konstytucją RP (por. wyrok NSA z dnia 23 kwietnia 2024 r., sygn. akt III FSK 291/22). Ministerstwo Finansów respektuje tę prokonstytucyjną wykładnię art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej (por. odpowiedź na interpelację poselską nr 2312/2024).

Rok ze stratą

Opisane zasady dotyczą także przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów w przypadku wykazania przez przedsiębiorcę w danym roku podatkowym straty.

Strata nie jest zobowiązaniem podatkowym. Zobowiązanie podatkowe to wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego. Nie ma szczególnych uregulowań odnoszących się do przedawnienia straty. Organ podatkowy może jednak wydać decyzję określającą wysokość straty tylko do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została poniesiona.

Termin "przedawnienia" straty - a tym samym okres przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą - ustala się więc, przyjmując okres przedawnienia hipotetycznego zobowiązania podatkowego za rok, w którym strata wystąpiła. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego za rok zakończony stratą. Nie ma znaczenia, czy strata wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) w następnych okresach rozliczeniowych wskutek odliczenia jej od dochodu. Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem dotyczące rozliczenia podatku PIT za 2024 r. i wykazanej straty podatkowej trzeba więc przechowywać zasadniczo do końca 2030 r. - z zastrzeżeniem, że na okres archiwizacji ma wpływ nierozpoczęcie, zawieszenie lub przerwanie biegu terminu przedawnienia na podstawie art. 70-70e Ordynacji podatkowej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111)