Zagraniczna podróż pracownika w ujęciu podatkowym

Coraz więcej firm szuka kontrahentów nie tylko na rynkach krajowych, ale również za granicą. W celu nawiązania współpracy z podmiotami zagranicznymi, jak również jej utrzymania, ich pracownicy odbywają zagraniczne podróże służbowe. Wydatki z nimi związane należy prawidłowo ująć w rachunku podatkowym.

Przejazdy w limicie kilometrówki

Jedną z kategorii kosztów związanych z wyjazdami służbowymi są koszty używania prywatnych samochodów pracowników. Koszty te podlegają limitowaniu. Przepisy art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop wskazują, że wydatki z tym związane podlegają wyłączeniu z kosztów w części, która przekracza kwotę tzw. kilometrówki, czyli iloczynu przejechanych w podróży służbowej kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu. Dodatkowo, aby podlegały one ujęciu w kosztach podatkowych w firmie pracodawcy, pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W ramach kilometrówki pracodawca rozlicza w kosztach podatkowych nie tylko wydatki na zakup paliwa, ale również materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń komunikacyjnych (m.in. OC i AC pojazdu), drobnych napraw i części zamiennych oraz przeglądów technicznych. Ponadto obejmuje ona swoim zakresem opłaty za autostrady i parkingi ponoszone w takiej podróży.

Przeliczanie kosztów w walucie

Z uregulowań obu ustaw o podatku dochodowym wynika, że koszty poniesione w walutach obcych zasadniczo podlegają przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia. W praktyce jest nim zazwyczaj średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu.

Jednak kurs waluty, według którego należy przeliczyć koszty pracownika w podróży służbowej, zależy od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy też dokonuje zwrotu poniesionych przez niego w tej podróży wydatków. W sytuacji gdy pracodawca zapewnia pracownikowi wszystkie świadczenia w zagranicznej podróży służbowej, a wydatki na ich nabycie udokumentowane są fakturami wystawionymi na pracodawcę, to wydatki obciążają firmowe koszty podatkowe zgodnie z dokumentującymi je fakturami przeliczonymi na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast gdy pracodawca dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w oparciu o dokumenty wystawione na dane pracownika, to koszty nimi udokumentowane przelicza według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Ten sam kurs powinien być także zastosowany do wydatków nieudokumentowanych (diet, ryczałtów) oraz udokumentowanych dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami, biletami).

Z kolei w przypadku, gdy pracodawca upoważnił pracownika do nabywania usług w jego imieniu i faktury dokumentujące wydatki są wystawione na pracodawcę, pracownik nie powinien ich dołączać do dokumentu rozliczenia delegacji. Tu kursem właściwym do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest, jak już wspomniano, kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (przykład).

Zaliczka na poczet wyjazdu

Zaprezentowane zasady przeliczania na złote walutowych wydatków dotyczących zagranicznych podróży służbowych pracowników mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do ustalania kosztów pracodawcy. Natomiast przy przeliczeniach na potrzeby rozliczenia zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet wydatków w zagranicznej podróży zastosowanie mają inne reguły.

Zasadniczo pracodawca wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową, na związane z takim wyjazdem niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, powinien mu wypłacić zaliczkę w walucie obcej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów, na co wskazuje § 20 ust. 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie (...) podróży służbowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Niemniej po uzyskaniu zgody pracownika może ją wypłacić w walucie polskiej, w wysokości będącej równowartością przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 ww. rozporządzenia). Wskazany w rozporządzeniu kurs służy jednak wyłącznie do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokonuje się bowiem w walucie otrzymanej zaliczki, wymienialnej albo polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Moment powstania kosztu

Należności z tytułu pracowniczych delegacji są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy. To powoduje, że pracodawca związane z nimi wydatki rozlicza w firmowych kosztach podatkowych na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń pracowniczych. Terminowo wypłaconymi wynagrodzeniami pracodawcy obciążają koszty podatkowe w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji dokonują w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Przyjmuje się, że w odniesieniu do należności wypłacanych przez pracodawcę z tytułu podróży służbowej miesiącem, za który świadczenia z tego tytułu są należne, jest miesiąc, w którym pracownik dokonał rozliczenia związanych z nią kosztów (przepisowo ma na to 14 dni od dnia zakończenia podróży). Pracodawca obciąża zatem nimi koszty podatkowe w miesiącu, w którym pracownik dokonał ich rozliczenia, pod warunkiem że zostaną wypłacone w ustawowym terminie. Jeśli jednak wypłata nastąpi z opóźnieniem, wówczas należy je ująć w kosztach podatkowych miesiąca, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.)