Spółka z o.o. z okazji jubileuszu powstania firmy zorganizowała wycieczkę integracyjną, którą opłaciła ze środków obrotowych. Uczestnikami wycieczki byli pracownicy firmy, tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę i osoby zatrudnione na umowę zlecenia (niebędące przedsiębiorcami). Spółka sfinansowała koszty autokaru, biletów wstępu do muzeum, noclegów i wyżywienia. Czy wymienione koszty organizacji wycieczki stanowią koszty uzyskania przychodów?
Koszty w części przypadającej na uczestników wycieczki zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Natomiast w części przypadającej na pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile celem zorganizowania wycieczki była integracja załogi.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, o ile ustawowo nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów.
Wśród kosztów podatkowych znajdują się m.in. tzw. koszty pracownicze, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów. Mogą one obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników między sobą i z pracodawcą, co w konsekwencji może wpłynąć na zwiększenie efektywności ich pracy.
Jeśli więc charakter spotkania (tu: polegającego na uczestnictwie w wycieczce) uwzględnia budowanie pozytywnych relacji między pracownikami lub między pracodawcą a pracownikami w sposób mogący faktycznie przyczynić się do zwiększenia przychodów podatnika, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów, to wydatki związane z jego organizacją można uznać za koszty uzyskania przychodów. Ważne jest przy tym rzetelne udokumentowanie takiego zdarzenia, aby wykazać, że są to wydatki celowe i uzasadnione z punktu widzenia interesów firmy.
Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop ustawodawca wymienił koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja". Tymczasem zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.
Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie powołanego art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.
W zakresie dotyczącym wydatków poniesionych na rzecz osób (uczestników wycieczki) zatrudnionych na umowę zlecenia wskazać więc należy, że wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Trzeba je uznać za koszty reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 lutego 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.17.2025.1.PK).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
