Kontrola pracownika przez pracodawcę a regulacje RODO

Pracodawca z racji przysługujących mu uprawnień może w pewnych okolicznościach i po spełnieniu określonych warunków monitorować niektóre zachowania swoich pracowników. Przykładowo możliwe jest monitorowanie służbowej poczty elektronicznej pracownika czy też korzystanie z urządzeń monitorujących przejazd samochodem służbowym. Najwięcej wątpliwości budzi jednak możliwość badania trzeźwości pracowników. Prezes UODO od dawna ma ugruntowane stanowisko w tej kwestii, które obecnie popiera też Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Kamery i kontrola e-maili

Możliwość stosowania monitoringu wizyjnego, monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu dopuszczają art. 22² i 22³ § 4 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.).

Wprowadzenie monitoringu wizyjnego nad terenem zakładu pracy lub wokół niego jest możliwe, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca, który planuje wprowadzić monitoring, musi przede wszystkim sprawdzić, czy ma ku temu podstawę prawną, tzn. czy właściwe przepisy upoważniają go do przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu. Przesłanką do zainstalowania kamer monitoringu może być wypełnianie obowiązku prawnego, jaki spoczywa na administratorze, wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym albo uzasadniony interes administratora. Drugim krokiem, jaki musi podjąć pracodawca, jest poinformowanie pracowników o prowadzeniu monitoringu na terenie zakładu pracy (instytucji). W związku z tym musi spełnić obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 ust. 1 i 2 RODO.

Kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej) można stosować w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Taki monitoring nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przed wprowadzeniem monitoringu poczty pracodawca musi określić cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Informacje te muszą znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. O wprowadzeniu monitoringu należy poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Również przed dopuszczeniem każdego nowego pracownika do pracy trzeba przekazać mu na piśmie informacje dotyczące zasad monitorowania poczty elektronicznej pracowników.

GPS w służbowym aucie

Wprowadzenie urządzeń monitorujących samochód (GPS) możliwe jest po spełnieniu analogicznych warunków, jak w przypadku wprowadzenia w firmie monitoringu poczty elektronicznej. Należy więc poinformować pracowników o stosowaniu takiego monitoringu przed przystąpieniem pracownika do pracy bądź na 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Poza tym w monitorowanych pojazdach trzeba umieścić oznakowanie informujące o tym, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego. Informacje o tym, jakie dane przy pomocy takiego urządzenia będą zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich wgląd, muszą być dostępne dla pracowników.

Problemy pojawiają się w sytuacji, gdy pojazd jest wykorzystywany przez pracownika również w celach prywatnych. Najlepszym rozwiązaniem jest precyzyjne określenie, że samochód służbowy używany jest tylko do celów służbowych. Jeżeli jednak nie jest to możliwe, należy dostosować lub zmienić regulamin wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych i uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie jego danych w omawianym zakresie oraz wypełnić wobec niego obowiązek informacyjny określony w art. 13 ust. 1 i 2 RODO.

Problemy z alkomatami w zakładach pracy

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, iż nie można traktować badania stanu trzeźwości pracowników jako formy monitorowania pracy pracowników, o której mowa w art. 22³ § 4 Kodeksu pracy, ani jako działania niezbędnego dla zapewnienia ogółowi pracowników bezpiecznych lub higienicznych warunków pracy, czy też jako usprawiedliwionego ze względu na uzasadniony interes pracodawcy. Stan nietrzeźwości pracownika zalicza się do danych dotyczących zdrowia, określonych w art. 9 ust. 1 RODO. Zasady, na jakich można przeprowadzić badanie trzeźwości pracownika, określa art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2277 ze zm.). Stanowi on, że stan trzeźwości pracowników można sprawdzać, ale tylko wtedy, gdy łącznie są spełnione dwa warunki:

• badanie odbywa się na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej lub pracownika, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu,
   
• badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policja), zaś zabiegu pobrania krwi dokonuje osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe, co ma zapewnić wiarygodność wyniku badania.

Zgodnie z ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi dopiero, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie wykonywania obowiązków służbowych, to kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia takiej osoby do pracy. W takiej sytuacji pracodawca w ogóle nie musi np. wzywać policji, by zbadała alkomatem pracownika. Samo uzasadnione podejrzenie, że dana osoba jest pod wpływem alkoholu jest wystarczające, by nie dopuścić jej do pracy. Brzmienie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wyklucza więc wyrywkowe czy prewencyjne badania pracowników alkomatem.

W związku z takim stanowiskiem PUODO z wnioskiem o wydanie objaśnień prawnych w tej materii wystąpił do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców. W swojej odpowiedzi Ministerstwo potwierdziło stanowisko Prezesa UODO w sprawie przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników. Wskazało również, że objaśnienia prawne ustawy - Prawo przedsiębiorców służą jedynie zapewnieniu jednolitego stosowania przepisów prawa z zakresu działalności gospodarczej. Nie powinny one zatem być stosowane do przepisów RODO, czyli aktu prawnego o zakresie szerszym niż działalność gospodarcza. Ministerstwo wskazało, że organem sprawującym nadzór nad właściwym przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych jest zaś Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.